كيف تمنح الموظفين التقييم السلبي دون أن تثبط اندفاعهم
تعد عملية تقييم الموظفين من أهم الممارسات التي تساهم في تحسين الأداء داخل المؤسسات. لكن في بعض الأحيان، قد يتعين على المديرين تقديم تقييم سلبي للموظف. قد يكون هذا التقييم نتيجة لأداء ضعيف أو نقص في المهارات أو حتى بسبب غياب التزام بالمسؤوليات الموكلة إليهم. وعلى الرغم من أن التقييمات السلبية غالبًا ما تُعتبر صعبة من جميع الأطراف المعنية، فإن الطريقة التي يتم بها تقديم هذه التقييمات لها دور كبير في الحفاظ على الروح المعنوية للموظف وضمان استمراره في تقديم أفضل ما لديه.
من أجل تقديم تقييم سلبي بشكل فعال دون أن تؤثر سلبًا على حوافز الموظف واندفاعه للعمل، هناك عدد من الأساليب النفسية والإدارية التي ينبغي أن يتبعها المدير. ستتناول هذه المقالة طرقًا فعالة لتقديم التقييمات السلبية بأسلوب بناء ومشجع، مع الحفاظ على احترام الموظف وتحفيزه للتطور والنمو.
1. ابدأ بالتقدير والشكر
من المهم أن تبدأ أي محادثة نقدية بالاعتراف بالأشياء الجيدة التي قام بها الموظف. هذا لا يعني مدحًا زائدًا أو غير صادق، بل مجرد تسليط الضوء على الجهود التي بذلها في جوانب معينة. إن توجيه الشكر والتقدير لأداء الموظف في بعض المهام يخلق نوعًا من التوازن النفسي، مما يجعلهم أقل تحسسًا عندما يتبع ذلك التقييم السلبي.
يجب أن يدرك الموظف أنه لا يتم تقييمه بناءً على موقف واحد أو تصرف واحد، بل بناءً على مسار عمله بأكمله. فإذا بدأ التقييم بلمسات إيجابية، سيشعر الموظف بالاحترام ويكون أكثر قدرة على قبول النقد.
2. التحدث عن السلوك وليس الشخصية
من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها الكثير من المديرين هو الانتقاد الشخصي للموظف بدلاً من تقييم سلوكياته أو أدائه. يجب أن يكون النقد موجهًا إلى الأعمال أو الأفعال التي يجب تغييرها وليس إلى الشخصية.
بدلاً من قول “أنت غير ملتزم” أو “أنت لا تؤدي بشكل جيد”، يُفضل أن يتم القول “في الفترة الأخيرة، لاحظنا أن هناك تأخيرًا في تسليم المهام”، أو “قد تكون هناك مجالات لتحسين تنظيم الوقت”. بهذا الأسلوب، تكون الرسالة واضحة، ولا يشعر الموظف أن هويته أو قيمته الشخصية مستهدفة.
3. استخدام تقنية “ساندويتش النقد”
تقنية “ساندويتش النقد” هي من أساليب التواصل الفعالة التي تساعد على توجيه التقييم السلبي دون الإضرار بالثقة بالنفس للموظف. وتعتمد هذه التقنية على تقديم ملاحظات إيجابية أولاً، تليها الملاحظات السلبية، ثم اختتم بتعزيز التحفيز الإيجابي.
على سبيل المثال، يمكنك أن تبدأ بالقول: “لقد أظهرت مهارات جيدة في التواصل مع العملاء في الفترة الأخيرة”، ثم انتقل إلى تقديم النقد البناء: “لكنني لاحظت أنك تأخرت في تلبية بعض الطلبات في الآونة الأخيرة، وهو ما أثر على سير العمل”، وأخيرًا، اختتم برسالة تشجيعية: “أنا واثق أنك تستطيع تحسين هذه النقاط في المستقبل، وستكون قادرًا على تقديم أفضل أداء.”
4. كن محددًا في تقديم الملاحظات
من الأهمية بمكان أن تكون التقييمات السلبية واضحة ومحددة قدر الإمكان. يجب أن يعرف الموظف بالضبط ما الذي تم عمله بشكل خاطئ أو يحتاج إلى تحسين، بدلاً من ترك الأمور مفتوحة للتفسير. يجب أن تشرح السلوكيات أو الإجراءات التي تحتاج إلى تغيير وطرق تحسينها.
على سبيل المثال، بدلاً من القول “يجب عليك تحسين مهاراتك في الاتصال”، يمكنك القول “في الاجتماعات الأخيرة، كانت هناك بعض النقاط التي لم يتم توضيحها بشكل كامل. يمكنك تحسين ذلك عن طريق تحضير ملخصات واضحة قبل الاجتماعات القادمة.”
5. التركيز على الحلول والفرص للتطوير
التقييم السلبي ليس سوى خطوة أولى في عملية تحسين الأداء. من المهم أن يتم التركيز أيضًا على كيفية تحسين الوضع وتقديم حلول عملية. يجب أن يتلقى الموظف توجيهًا حول ما يجب أن يفعله لتحسين أدائه وكيفية الوصول إلى مستويات أفضل.
على سبيل المثال، يمكنك مناقشة الطرق التي يمكن للموظف من خلالها تحسين تنظيم وقته أو التواصل مع الزملاء بشكل أفضل. يُفضل أن تتفق مع الموظف على خطة محددة للتطوير تتضمن أهدافًا واضحة وقابلة للقياس، مما يساعده على التركيز على التحسين المستمر.
6. تقديم التقييم في بيئة مناسبة
مكان وزمان تقديم التقييم لهما دور كبير في كيفية استجابة الموظف. يُفضل أن تكون المحادثة في مكان خاص وآمن، بعيدًا عن أعين الزملاء، حتى لا يشعر الموظف بالإحراج أو النقد العلني. كما أن الوقت أيضًا له أهمية كبيرة؛ يجب اختيار اللحظة المناسبة التي تسمح بتواصل هادئ وفعّال.
تجنب تقديم الملاحظات السلبية عندما يكون الموظف في حالة توتر أو أثناء الأوقات العصيبة. التأثير السلبي للنقد قد يكون أكثر إذا لم يتم تقديمه في الوقت المناسب.
7. الاستماع إلى الموظف
عند تقديم تقييم سلبي، يجب أن يتم إعطاء الموظف فرصة للتعبير عن وجهة نظره. في بعض الأحيان، قد يكون هناك عوامل أو ظروف لم تكن واضحة للمدير، والاستماع إلى الموظف يساعد على فهم الصورة الكاملة. هذه الفرصة قد تتيح للموظف فرصة لتوضيح سبب أدائه السيء أو التعرف على الضغوط التي يواجهها، مما يساعد على تقديم حلول ملموسة.
علاوة على ذلك، يظهر هذا الاستماع الاحترام والاهتمام بتطوير الموظف، بدلاً من مجرد توجيه النقد له. فالاستماع بعناية يمكن أن يحول التقييم السلبي إلى فرصة للتعلم والنمو.
8. شجع على التطور الشخصي المهني
من المهم أن تبيّن للموظف أنك ترى في هذه الفرصة جزءًا من عملية التعلم والتطور. يجب أن يشعر الموظف بأنه مدعوم من قبل المؤسسة وأن هذه التقييمات جزء من رحلة تطوير مستمرة تهدف إلى تحسين الأداء بشكل عام.
التأكيد على أن الخطأ جزء من التجربة الإنسانية، وأنه يمكن لأي شخص أن يتحسن إذا تم التعامل مع المشكلات بطريقة بنّاءة، يساعد الموظف في الحفاظ على حماسه وتفاؤله. من الضروري أن يشعر الموظف بأن هناك فرصًا حقيقية للنمو في بيئة العمل، وأن التقييمات السلبية لا تعني بالضرورة عقابًا، بل خطوة نحو تحسين الأداء العام.
9. تجنب التعميم
التقييمات السلبية التي تحتوي على تعميمات واسعة قد تكون مدمرة. العبارات مثل “أنت دائمًا غير دقيق في عملك” أو “أنت لا تستمع أبدا لزملائك” قد تؤدي إلى تأثيرات نفسية سلبية على الموظف. يمكن أن يشعر الموظف بأن كل شيء يفعله خاطئ، وأنه لا يقدر على إرضاء الآخرين.
بدلاً من ذلك، يجب التركيز على حالات محددة: “لقد لاحظت أنه كان هناك بعض التسرع في إتمام المشروع الأخير، مما أثر على بعض التفاصيل الدقيقة.”
10. ابقَ متاحًا للدعم والتوجيه المستمر
بعد تقديم التقييم السلبي، من المهم أن تظل متاحًا لتقديم الدعم المستمر للموظف. ينبغي أن يشعر الموظف أنه ليس وحده في هذه العملية، بل إنه جزء من بيئة داعمة تشجعه على تحسين أدائه. يجب أن يكون المدير مستعدًا لتقديم الإرشاد والنصائح المستمرة في المستقبل، مع توافر فرصة لتقييم التقدم المحرز.
المتابعة المنتظمة تساعد الموظف على الإحساس بالتحسن المستمر وتشجيعه على المثابرة والتطوير.
11. التركيز على التأثير العام للعمل
عند مناقشة التقييمات السلبية، يجب أن يكون التركيز على كيف تؤثر سلوكيات الموظف في الفريق أو المؤسسة ككل. عندما يفهم الموظف التأثير المباشر لما يقدمه على الزملاء أو العملاء أو المشروع، فإنه يتفهم أكثر أهمية التحسين المستمر. يجب أن يشعر الموظف بأن تحسين أدائه سيكون له تأثير إيجابي على البيئة ككل، مما يعزز من شعوره بالمسؤولية.
12. التحفيز على التحسين المستمر
في النهاية، لابد من أن يشعر الموظف بأن هناك دائمًا مجالًا للتحسين. يجب أن يكون التقييم السلبي نقطة انطلاق، وليس نقطة نهاية. يجب أن يتحفز الموظف للعمل بشكل أفضل، وأن يشعر بأنه في بيئة تشجعه على النجاح.
من خلال استخدام هذه الأساليب والآليات، يمكن للمديرين أن يقدموا تقييمات سلبية بشكل يدعم الموظفين ويحفزهم على تحسين أدائهم بشكل مستمر، مع الحفاظ على بيئة عمل صحية ومثمرة.
