إتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية

إتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية: كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا

في عصرنا الحديث، أصبح البريد الإلكتروني واحدًا من أهم وسائل الاتصال في الحياة اليومية والمهنية. لذا فإن كتابة بريد إلكتروني بشكل صحيح يعد أمرًا بالغ الأهمية، حيث يعكس أسلوبك في التواصل ومدى احترامك للطرف الآخر. تتطلب الرسائل الإلكترونية المهنية إلمامًا ببعض القواعد الأساسية التي تضمن توصيل الرسالة بشكل واضح ومهذب، وكذلك تحقق الغرض المطلوب منها.

1. الموضوع (Subject): العنوان هو المفتاح

عند كتابة البريد الإلكتروني، يعد اختيار العنوان أو “الموضوع” من أولوياتك. يجب أن يكون العنوان مختصرًا، واضحًا، ويعكس محتوى الرسالة بدقة. يساعد العنوان المستقيم والموضح بشكل جيد في جذب انتباه المستلم ويجعله يعرف بسرعة ما إذا كان البريد مهمًا أم لا.

• الأمثلة الجيدة:

  • طلب مقابلة عمل: “مقابلة العمل لوظيفة [الوظيفة] يوم [التاريخ]”

  • طلب استفسار: “استفسار بشأن موعد تسليم التقرير”

• الأمثلة السيئة:

  • “مهم!” أو “أحتاج للمساعدة”

  • هذه العناوين غير واضحة وقد تؤدي إلى إغفال الرسالة.

2. التحية: بداية لائقة

التحية تمثل أول انطباع عن أسلوبك في التواصل، ويجب أن تكون محترمة ومناسبة للسياق.

• في الرسائل الرسمية:

  • إذا كنت تعرف اسم الشخص: “السيد [الاسم] المحترم” أو “السيدة [الاسم] المحترمة”.

  • إذا كنت لا تعرف اسم الشخص: “إلى من يهمه الأمر”.

  • استخدم كلمات التحية الرسمية مثل: “تحية طيبة وبعد”.

• في الرسائل غير الرسمية:

  • “مرحبًا [الاسم]” أو “أهلاً [الاسم]”.

3. مقدمة الرسالة: توضيح الغرض

من الأفضل أن تبدأ البريد الإلكتروني بمقدمة قصيرة توضح فيها الغرض من الرسالة بشكل مباشر. هذه المقدمة تكون بمثابة تمهيد لقراءة باقي التفاصيل.

• مثال:
  “أود أن أقدم طلبًا للحصول على معلومات إضافية بشأن [الموضوع]”.

4. جسم الرسالة: الوضوح والتنظيم

في هذه الفقرة يجب أن توضح المحتوى المطلوب بشكل منظم وواضح. لا تكتب فقرات طويلة جدًا، بل حاول تقسيم الرسالة إلى جمل وفقرات قصيرة، مما يسهل على القارئ متابعة المعلومات.

• استخدم النقاط عند الحاجة: إذا كان لديك معلومات متسلسلة أو خطوات يجب أن يتبعها المستلم، استخدم النقاط أو الأرقام لعرض هذه المعلومات.

• التأكيد على الموضوع: إذا كان لديك طلب أو استفسار معين، قم بتوضيحه بوضوح، مثل: “أود معرفة تاريخ تسليم التقرير” أو “هل يمكنني الحصول على تأكيد حول موعد الاجتماع؟”.

• البساطة في اللغة: اختر كلمات واضحة وبسيطة. تجنب العبارات المعقدة أو المتكلفة.

5. الخاتمة: إنهاء الرسالة بشكل مهذب

قبل إنهاء البريد الإلكتروني، يجب أن تعبر عن شكرك للطرف الآخر. استخدم كلمات مهذبة تشير إلى تقديرك للوقت الذي قضاه الشخص في قراءة الرسالة.

• الأمثلة الجيدة:

  • “أشكركم على وقتكم وتعاونكم.”

  • “أتطلع إلى سماع ردكم.”

• مثال على الخاتمة بشكل غير مناسب:

  • “أنا في انتظار رد سريع” أو “أريد الرد فورًا”.

هذه العبارات قد تعكس نوعًا من الإلحاح الذي قد يكون غير ملائم في بعض السياقات.

6. التوقيع: الخاتمة الرسمية

بعد كتابة النص، يأتي توقيع البريد الإلكتروني. في الرسائل الرسمية، يفضل أن تضع معلوماتك الشخصية الكاملة بشكل مناسب:

• الاسم الكامل.

• الوظيفة.

• اسم الشركة أو المؤسسة (إذا كانت الرسالة تتعلق بالعمل).

• رقم الهاتف (إن لزم الأمر).

• العنوان الإلكتروني.

• مثال على توقيع:

  css
  CopyEdit
  مع أطيب التحيات،
  [الاسم الكامل]
  [الوظيفة]
  [الشركة/المؤسسة]
  [رقم الهاتف]
  [البريد الإلكتروني]
  

7. الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

هناك العديد من الأخطاء التي قد يرتكبها الأفراد عند كتابة البريد الإلكتروني، وهنا نذكر بعضًا منها:

• استخدام لغة غير لائقة أو غير رسمية: يجب تجنب استخدام الكلمات العامية أو النكات غير المناسبة، خاصة في الرسائل المهنية.

• الإهمال في تدقيق الرسالة: يجب التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية. الأخطاء البسيطة قد تضعف انطباعك لدى المتلقي.

• عدم التوضيح الكافي: عدم توضيح النقاط أو السؤال بشكل دقيق قد يؤدي إلى تأخير الرد أو سوء الفهم.

• الرد المتأخر: من الأفضل الرد على الرسائل في أقرب وقت ممكن، خاصة إذا كانت تتعلق بعمل أو مهام مهمة.

8. استخدام الخطوط والتنسيقات بشكل مناسب

اختيار الخط المناسب للتواصل يعتبر أحد جوانب الأناقة في البريد الإلكتروني. يفضل استخدام خطوط واضحة مثل Arial أو Calibri بحجم 10 إلى 12 نقطة. تجنب استخدام خطوط مزخرفة أو غير تقليدية.

• لا تفرط في استخدام الألوان أو الخطوط العريضة، حيث أن ذلك قد يجعل الرسالة تبدو غير رسمية أو فوضوية.

9. أهمية التحقق من العنوان الإلكتروني للمستلم

قبل إرسال البريد الإلكتروني، تحقق جيدًا من العنوان الإلكتروني للمستلم. قد تتسبب الأخطاء في العنوان في إرسال الرسالة إلى الشخص الخطأ أو حتى عدم إرسالها على الإطلاق.

10. السرية والخصوصية

عند إرسال بريد إلكتروني يحتوي على معلومات حساسة أو خاصة، تأكد من تفعيل خاصية “السرية” إن كانت متاحة، أو أضف تحذيرًا في الرسالة بعدم نشر المعلومات الخاصة أو استخدامها في سياق آخر.

• مثال: “يرجى التعامل مع هذه الرسالة باعتبارها سرية”.

11. عدم إرسال رسائل غير مرغوب فيها (Spam)

تجنب إرسال الرسائل غير الضرورية أو التي قد تُعتبر إعلانات غير مرغوب فيها. تأكد من أن لديك سببًا قويًا لكتابة الرسالة وأنها تهم المستلم بالفعل.

خاتمة

تعد الرسائل الإلكترونية من الأدوات الأساسية للتواصل في الحياة اليومية والمهنية. عند كتابة بريد إلكتروني، يجب أن تتبع قواعد الإتيكيت الخاصة بالبريد الإلكتروني لضمان أن يتم قراءة الرسالة بشكل مناسب وفعال. من خلال استخدام الأسلوب الصحيح، واختيار الكلمات بعناية، وتنظيم الرسالة بشكل منطقي، يمكنك أن تترك انطباعًا إيجابيًا يعكس احترافك وتقديرك للطرف الآخر.