كيف تنهي حوار عمل غير مرغوب؟
قد تجد نفسك في مواقف عملية حيث يتعين عليك إنهاء حوار عمل غير مرغوب. سواء كان اللقاء مع عميل غير مهتم، أو مع زميل يطيل الحديث بلا فائدة، أو حتى في حالة اجتماع غير مجدٍ، فإن كيفية إنهاء المحادثة بطريقة مهذبة وفعّالة تعد مهارة حاسمة في الحياة المهنية. في هذا المقال، سنستعرض كيفية التعامل مع هذه المواقف بذكاء وحرفية، مما يساهم في الحفاظ على سمعتك المهنية وعلاقاتك الشخصية في بيئة العمل.
1. اعرف متى تبدأ في إنهاء الحوار
أولى خطوات إنهاء حوار غير مرغوب هي معرفة التوقيت المناسب للقيام بذلك. إذا بدأت تلاحظ أن الحديث أصبح مملًا أو غير منتج، وأن الطرف الآخر ليس مستعدًا للاستماع إلى نقاطك أو أنه يكرر نفس الموضوعات بلا فائدة، فإن هذه علامة على أنه حان وقت التوقف. تحديد اللحظة المناسبة يتطلب الوعي الكامل بتطور المحادثة ومهارات الاستماع الجيد.
2. استخدم لغة الجسد
تعد لغة الجسد وسيلة فعالة وغير لفظية لإنهاء الحوار دون أن تكون فظة أو قاسية. من خلال وضع جسدك في وضعية أكثر انغلاقًا أو تقليل التواصل البصري تدريجيًا، يمكن للطرف الآخر أن يشعر أنك بدأت في الانتهاء من الحديث دون الحاجة إلى قول ذلك صراحة. ولكن يجب أن تكون حذرًا في استخدام هذه الإشارات حتى لا يشعر الطرف الآخر بالإهانة.
3. الانتقال إلى نقطة حاسمة
إحدى الطرق الفعّالة لإنهاء محادثة غير مرغوب فيها هي إغلاق الموضوع بطريقة مهذبة وبناءة. يمكن أن تستخدم إحدى العبارات التالية:
- “شكرًا لك على وقتك، ولكن أعتقد أننا غطينا معظم النقاط التي كانت على جدول الأعمال.”
- “من الواضح أننا نحتاج إلى وقت إضافي للنظر في هذه النقاط، دعونا نحدد موعدًا آخر لمواصلة المناقشة.”
- “أعتقد أنني حصلت على فكرة واضحة، وسأقوم بمراجعة التفاصيل لاحقًا.”
بهذه الطريقة، أنت تؤكد للطرف الآخر أنك تقدّر الوقت الذي قضيته معه، ولكنك في الوقت نفسه تغلق الموضوع بشكل مناسب.
4. تقديم مبرر مناسب
إذا شعرت بأن إغلاق الحوار بشكل مفاجئ قد يكون محرجًا للطرف الآخر، فمن الأفضل تقديم مبرر مهذب. قد تكون الأسباب متنوعة، مثل:
- “أنا مضطر للاجتماع مع شخص آخر في الوقت المحدد.”
- “أحتاج إلى العودة للعمل على بعض المهام العاجلة.”
- “لديّ موعد آخر ولا أريد التأخر عليه.”
لكن يجب أن تتأكد من أن المبرر لا يبدو مفتعلًا أو غير صادق، لأنه قد يسبب في تدهور علاقتك المهنية مع الطرف الآخر.
5. وضع خاتمة محترمة
بعد اتخاذ القرار بإنهاء المحادثة، احرص على إنهاء الحوار بطريقة محترمة وودية. كلمة شكر بسيطة أو تعبير عن التقدير يمكن أن يكون له تأثير إيجابي. على سبيل المثال:
- “شكرًا على المحادثة، كان من الجيد التحدث معك.”
- “أنا ممتن لفرصة التواصل معك، وآمل أن نلتقي مجددًا قريبًا.”
بهذا، أنت تترك انطباعًا جيدًا بالرغم من أن المحادثة لم تكن مثمرة.
6. استعداد للمتابعة
في بعض الحالات، قد يطلب الطرف الآخر أن تكون لديك فرصة للمتابعة أو تجديد المحادثة لاحقًا. في هذه الحالة، كن صريحًا بما فيه الكفاية لتوضيح ما إذا كان ذلك مناسبًا أم لا. يمكنك القول:
- “يمكننا التحدث مرة أخرى في وقت لاحق بعد أن أتمكن من مراجعة بعض الأمور.”
- “دعني أراجع ما تم مناقشته وسأوافيك بتحديث في الأسبوع المقبل.”
7. إدارة مشاعرك الشخصية أثناء المحادثة
من المهم أن تتحكم في مشاعرك أثناء الحوار. في بعض الأحيان قد يكون من السهل أن تشعر بالإحباط أو الانزعاج من المحادثة، خاصة إذا كانت غير مثمرة أو محورية. ولكن عليك أن تبقى هادئًا ومحترفًا. لا تسمح لهذه المشاعر أن تظهر في كلامك أو في تصرفاتك، بل حافظ على طابع مهذب ومهني طوال المحادثة.
8. تقديم اقتراح بديل إذا لزم الأمر
إذا كانت المحادثة قد عكست رغبة في التعاون أو المساعدة، ولكنها لم تثمر عن نتائج ملموسة، قد يكون من المفيد تقديم اقتراح بديل. على سبيل المثال، إذا كنت قد اجتمعت مع زميل ولكن لم تحرز أي تقدم في الموضوع الذي تناقشه، يمكنك أن تقول:
- “ربما سيكون من الأفضل لو نحدد جلسة عمل للمضي قدمًا في هذا الموضوع.”
- “أعتقد أن هذه المحادثة ستكون أكثر فاعلية إذا قمنا بتحديد وقت إضافي الأسبوع المقبل.”
9. استخدم التلخيص لتوضيح النهاية
إذا كنت تشعر بأن المحادثة لا تسير إلى أي مكان، يمكنك استخدام أسلوب التلخيص لإظهار أن الوقت قد حان للانتهاء. على سبيل المثال:
- “لنلخص ما تم مناقشته: لقد تناولنا النقاط الرئيسية، ونحن بحاجة إلى النظر في الحلول في وقت لاحق.”
- “نحن الآن في مرحلة يمكننا فيها تحديد الإجراءات التالية بوضوح، دعنا نواصل من هنا في وقت لاحق.”
10. تعلم من المواقف السابقة
من المهم أن تستفيد من كل محادثة غير مرغوب فيها. بعد إنهاء الحوار، قم بتقييم كيف سار الموقف وما إذا كان بإمكانك تحسين طريقة إنهاء المحادثات في المستقبل. كما يمكن أن تركز على تقنيات أفضل لإدارة الوقت أثناء الاجتماعات لضمان أنك لا تجد نفسك في محادثات غير مثمرة.
خلاصة
إنهاء حوار عمل غير مرغوب فيه يتطلب منك توازنًا بين الحسم واللباقة. من خلال استخدام بعض الاستراتيجيات المدروسة، مثل الانتباه للتوقيت الصحيح، توظيف لغة الجسد المناسبة، وتقديم مبررات مقبولة، يمكنك إنهاء المحادثات بسلاسة وبدون إحداث أي توتر. الأهم من ذلك هو الحفاظ على احترام الطرف الآخر، مما يسهم في استمرار العلاقة المهنية بشكل إيجابي.