تحتاج إدارة التغيير إلى التخطيط والتنظيم والتواصل الفعّال ، حيث تضمن الاستمرار في إتمام الأهداف المحددة لتحسين الأداء الإداري والتأكد من عدم تأثير عمليات التغيير على العمليات الأساسية للمؤسسة. إليك بعض الخطوات الهامة في إدارة عمليات التغيير بشكل فعّال:
1. التحليل الدقيق للمشكلات: يجب أن يتم التحليل الدقيق للمشكلات الموجودة في المؤسسة والتي يجب تغييرها.
2. تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف والنتائج المتوقعة قبل بدء تنفيذ التغيير.
3. اختيار فريق عمل متعدد التخصصات: يجب تشكيل فريق عمل متعدد التخصصات يشمل ممثلين من جميع الإدارات المعنية بالتغيير و الخبراء في مشكلة تحت الدراسة.
4. تحديد المخاطر: يجب كشف المخاطر المحتملة لتحديد الأساليب التي يمكن استخدامها لتخفيضها والعمل على تجنبها.
5. وضع خطة العمل: يجب وصف الخطة في شكل واضح وتحديد المهام المطلوبة والمسؤوليات والمواعيد النهائية.
6. التواصل المفتوح: يجب الاستمرار في التواصل المفتوح مع جميع أعضاء الفريق ومجموعات العمل الأخرى لضمان تطور منصهم مع كل خطوة من خطوات التغيير.
7. التدريب والتعليم: يجب توفير التدريب والتعليم المناسب لجميع أفراد المؤسسة بشأن التغيير و رفع كفاءتهم في التعامل معه.
8. تقييم النتائج: يجب تقييم النتائج بعد انتهاء التغيير وتقييم انجازها المخطط له وقياس مدى تأثيرها على الأداء في المؤسسة.
تحتاج إدارة عمليات التغيير إلى المزيد من الوقت والجهد والموارد لكن مع الالتزام وتنفيذ الاجراءات السابقة يمكن خفض المخاطر وتحقيق نتائج تؤثر بشكل إيجابي على عمل المؤسسة.