يمكن الحفاظ على الأمان عند استخدام آلات التصوير والطباعة في المكتب عن طريق اتباع بعض الإجراءات الأساسية، وهي كالتالي:
1. تحديث البرامج والأنظمة: يجب تحديث البرامج والأنظمة الخاصة بالآلات بشكل دوري لتفادي الثغرات الأمنية.
2. تغيير كلمات المرور: يجب تغيير كلمات المرور الخاصة بالآلات بشكل دوري، واستخدام كلمات مرور قوية ومعقدة.
3. حماية المستندات: يجب حماية المستندات الحساسة والمهمة بكلمات مرور وضعف الوصول إليها.
4. المراقبة: يجب مراقبة استخدام الآلات بشكل دوري والتأكد من عدم وجود أي أنشطة غير مرغوب فيها.
5. التخلص من المستندات: يجب التأكد من تخلص المستندات الحساسة بشكل صحيح وآمن.
6. التدريب: يجب تدريب الموظفين على الإجراءات الأمنية المطلوبة وضرورة الحفاظ على أمان البيانات والمستندات.