يتم إدارة السجلات الطبية في المستشفيات ومراكز الصحة بواسطة فريق مؤلف من أطباء، ممرضين، موظفين إداريين وفنيين في المعلومات الصحية الطبية. وتستخدم تقنيات الحاسوب والبرمجيات الخاصة لتخزين وتحديث المعلومات الطبية لكل مريض.
يتم تسجيل كل تفاصيل العلاج الذي يتلقاه المريض، بما في ذلك الأدوية المستخدمة، والتشخيصات، والعمليات الجراحية، والتقارير المعملية. وتتم مراجعة وتحديث السجلات الطبية بانتظام لضمان دقة المعلومات وتحديثها والتأكد من عدم الاختلاط بين المعلومات المتعلقة بالمرضى.
قد تستخدم بعض المستشفيات أنظمة إلكترونية لإدارة السجلات الطبية، حيث يتم تخزين المعلومات على الانترنت وتكوين قواعد بيانات مركزية يمكن الوصول إليها من قبل الموظفين المسؤولين عن السجلات الطبية. يجب على مستخدمي الأنظمة الإلكترونية الالتزام بالحفاظ على آمن، وتأكيد الهوية قبل الوصول إلى السجلات الطبية.