فن المناقشات الفعّالة في العمل

طرق التحدُّث مع زملاء العمل وإجراء مناقشات هادفة (الجزء الأول)

التواصل الفعّال في بيئة العمل يعد من أهم العوامل التي تساهم في تحقيق النجاح على المستوى الشخصي والمستوى الجماعي. فالموظفون الذين يمتلكون مهارات تواصل جيدة يمكنهم التفاعل بشكل أفضل مع زملائهم، ويستطيعون التفاهم بسهولة حول القضايا اليومية والمشروعات المشتركة. في هذا المقال، سنتناول طرقًا متعددة تساهم في تحسين أسلوب التحدُّث مع زملاء العمل وإجراء مناقشات هادفة تساهم في رفع الكفاءة الإنتاجية وتعزيز بيئة العمل.

1. الاستماع النشط: أساس التواصل الفعّال

إنّ أول خطوة نحو إجراء مناقشة هادفة في بيئة العمل هي الاستماع الفعّال. الاستماع النشط لا يعني فقط أن تستمع للكلمات التي يتحدث بها الشخص الآخر، بل يعني أيضًا التركيز على نبرة الصوت ولغة الجسد، بالإضافة إلى فهم المشاعر والنية الكامنة وراء الكلمات. عندما يشعر الشخص الآخر أنك تمنحه كامل اهتمامك، فإن ذلك يساهم في بناء الثقة بينكما ويجعل الحديث أكثر إنتاجية.

لتطوير مهارات الاستماع النشط، يجب أن تكون مستعدًا لإيقاف حديثك الخاص والتركيز على ما يقوله الآخرون. قم بإظهار اهتمامك من خلال الإيماء برأسك، ومتابعة عيونهم، والرد بشكل مباشر على ما قالوه. من خلال هذه الطريقة، تظهر للآخرين أنك تقدّر مساهماتهم، وهو أمر يعزز الحوار البناء والمثمر.

2. تجنب المقاطعة

المقاطعة أثناء حديث الآخرين يمكن أن تخلق جوًا من التوتر في المناقشات. على الرغم من أن المقاطعة قد تكون في بعض الأحيان غير مقصودة أو ناتجة عن الحماس، إلا أن ذلك قد يُشعر الشخص الآخر بعدم الاحترام أو أن ما يقوله ليس مهمًا. لهذا السبب، من المهم أن تتجنب المقاطعة وأن تترك الفرصة للطرف الآخر لإتمام فكرته.

أثناء المناقشة، يُفضل أن تترك فترة قصيرة بعد انتهاء الشخص الآخر من حديثه قبل أن تبدأ بالحديث. هذا ليس فقط احترامًا له، ولكن أيضًا يُمكّن كل طرف من التفكير بشكل أعمق في ما يُقال، مما يؤدي إلى مناقشة أكثر دقة وثراء.

3. استخدام لغة جسد إيجابية

لا تقتصر المناقشات الهادفة على الكلمات فحسب، بل تشمل أيضًا لغة الجسد التي يمكن أن تعكس مشاعر الشخص تجاه الموضوع أو الشخص الآخر. أثناء المناقشة، يجب أن تتأكد من أن لغة جسدك تظهر اهتمامك واهتمامك بما يقوله الآخر. تجنب التراخي أو الوضعيات المغلقة التي قد توحي بعدم الاهتمام أو التحفظ. بدلاً من ذلك، احرص على أن تكون وضعيتك مستقيمة وأن تكون يدك مفتوحة، مما يعكس استعدادك للتفاعل والمشاركة.

عند الاستماع، حاول أن تتجنب إظهار التوتر أو الانشغال الزائد، مثل اللعب بالقلم أو النظر بعيدًا. اجعل تواصلك البصري منتظمًا، مع الحرص على الابتسام عند الحاجة، لأن ذلك يعزز الأجواء الإيجابية ويوفر بيئة مناسبة لإجراء مناقشات بنّاءة.

4. تحديد الهدف بوضوح

عند بداية أي مناقشة في العمل، من الضروري أن تكون الأهداف واضحة للجميع. غالبًا ما تنحرف المناقشات عن مسارها عندما لا يعرف كل طرف الغرض المحدد من الحوار. لذلك، من المهم أن تبدأ كل محادثة بتوضيح النقاط الرئيسية التي تريد مناقشتها، وما هي النتيجة المرجوة من المناقشة.

يمكن أن يشمل ذلك وضع الأهداف بشكل ملموس مثل “نريد الوصول إلى قرار بشأن المشروع القادم” أو “نحتاج إلى فهم أفضل لهذه المشكلة لكي نتمكن من إيجاد حل فعّال”. هذه الطريقة تساعد في الحفاظ على التركيز خلال المحادثة وتضمن أن كل الأطراف تعمل نحو نفس الهدف.

5. استخدام أسلوب “التأكيد” و”الاستفهام” في التفاعل

أثناء المناقشات، قد تكون لديك بعض النقاط التي تحتاج إلى التحقق من صحتها أو تعميق الفهم حولها. من أفضل الطرق لإجراء مناقشة هادفة هو استخدام أسلوب “التأكيد” و”الاستفهام”. عبر استخدام التأكيد، يمكنك إظهار أنك فهمت ما قاله الآخر بشكل صحيح، وهو ما يعزز شعور الشخص الآخر بالثقة في الحوار. مثال على ذلك: “إذا كنت قد فهمتك بشكل صحيح، أنت تقترح أن نعيد ترتيب الأولويات في المشروع؟”

أما أسلوب الاستفهام فيسمح لك بتوضيح النقاط الغامضة. بدلاً من أن تكون هجوميًا أو متعاليًا، يمكن أن تستخدم أسئلة بنّاءة مثل: “هل يمكن أن توضح أكثر؟” أو “كيف يمكننا تطبيق هذا الحل بشكل أفضل؟” الأسئلة المفتوحة تساهم في إعطاء الطرف الآخر الفرصة للتفكير بعمق، وتفتح المجال لإضافة أفكار جديدة.

6. تجنب الحديث بنغمة هجومية

في بعض الأحيان، قد تطرأ خلافات أو آراء متباينة أثناء المناقشة. من الضروري في هذه الحالات أن تبتعد عن النغمة الهجومية أو الانتقادات الحادة، لأنها قد تؤدي إلى تدهور العلاقة بينك وبين زميلك في العمل. بدلاً من أن تبدأ في نقد الأفكار أو المواقف بشكل مباشر، حاول تقديم ملاحظات بنّاءة تركز على كيفية تحسين الأمور. يمكن استخدام أسلوب “أود أن أقترح أن…” أو “ماذا عن تجربة هذا الحل؟” للتعبير عن رأيك بشكل مرن ومهذب.

مناقشات العمل ليست حلبة صراع، بل هي فرصة للعمل الجماعي وتحقيق الأهداف المشتركة. عندما تظل هادئًا ومتحفظًا في ردودك، فإنك تعزز من فرص الوصول إلى حلول مبتكرة ومقبولة من الجميع.

7. احترام الفروقات الثقافية والشخصية

في بيئات العمل المتنوعة، قد تكون هناك فروقات ثقافية أو شخصية تؤثر على كيفية التفاعل مع الآخرين. من المهم أن تكون واعيًا لهذه الفروقات وأن تحترمها. قد يفضل البعض من زملائك العمل في صمت وتركيز، بينما يفضل البعض الآخر المناقشات المفتوحة والمباشرة. التكيف مع هذه الفروقات يمكن أن يجعل المناقشات أكثر سلاسة ويسهم في تعزيز التعاون بين أفراد الفريق.

قد يكون من المفيد أن تضع في اعتبارك طبيعة ثقافة العمل التي تتواجد فيها، وأن تبذل جهدًا لفهم ما يفضله كل فرد من الزملاء فيما يتعلق بأسلوب المناقشة والتواصل.

8. التزام الصمت عند الحاجة

في بعض الأحيان، يكون التزام الصمت هو الخيار الأفضل. إذا كان النقاش يصبح عاطفيًا أو متوترًا للغاية، فمن الأفضل أن تأخذ خطوة للوراء وتمنح نفسك الوقت الكافي للتفكير قبل الرد. الصمت لا يعني عدم الاهتمام، بل هو استراتيجية للتأكد من أنك لن تندم على شيء تقوله في لحظة انفعال. كما أنه يتيح للطرف الآخر الفرصة للتعبير عن نفسه بشكل كامل دون شعور بالضغط.

التزام الصمت يمكن أن يكون مفيدًا بشكل خاص في حال كانت المناقشة تتعلق بمسألة حساسة أو عندما يكون هناك حاجة للتفكير العميق قبل اتخاذ القرار.

9. تقبل النقد البناء

أحد الجوانب المهمة للمناقشات الهادفة هو تقبل النقد البناء. في بيئة العمل، قد تكون هناك آراء متباينة حول الحلول المقترحة أو طرق تنفيذ الأعمال. يجب أن تكون منفتحًا على تلقي ملاحظات نقدية وتوجيهها بشكل إيجابي نحو تحسين أدائك أو عمل الفريق بشكل عام. إذا تلقيت نقدًا من زميل، فإن ردك الأمثل هو أن تظل هادئًا وتفكر في كيفية الاستفادة من هذه الملاحظات لتطوير أفكارك.

إدارة المناقشات بشكل جيد يتطلب احترام الرأي الآخر والاعتراف بأن النقد جزء من عملية التعلم والنمو في مكان العمل.

من خلال تطبيق هذه الاستراتيجيات في التفاعل مع زملاء العمل، يمكنك المساهمة في تعزيز بيئة العمل الفعّالة والمهنية.