طرق التحدُّث مع زملاء العمل وإجراء مناقشات هادفة (الجزء الثاني)
يعد التفاعل مع زملاء العمل جزءاً أساسياً من بيئة العمل اليومية. إن القدرة على إجراء مناقشات هادفة ومثمرة ليست فقط مهارة أساسية في تعزيز العلاقات المهنية، بل أيضاً أحد العوامل الرئيسية التي تساهم في تحسين الأداء الجماعي وزيادة الإنتاجية في بيئة العمل. في الجزء الأول من هذا الموضوع، تم التركيز على كيفية بناء الثقة والاحترام بين الزملاء وأهمية الاستماع الجيد، أما في هذا الجزء، سنتناول عدة طرق وتقنيات مبتكرة تساعد على إجراء مناقشات فعّالة ومنتجة بين الزملاء.
1. الإعداد الجيد قبل المناقشة
قبل بدء أي محادثة مع زملاء العمل، يجب أن يتم الإعداد بشكل جيد. هذا لا يعني فقط جمع المعلومات اللازمة، بل يشمل أيضاً تحديد الهدف من المناقشة. سواء كانت المناقشة تدور حول مشكلة معقدة تحتاج إلى حل جماعي، أو موضوع يتعلق بتحسين العمل، يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن النقاط الرئيسية التي ترغب في التركيز عليها. إذا كانت المناقشة تتعلق بمشروع معين، تأكد من أنك على دراية بجميع التفاصيل المتعلقة بالمشروع.
إعداد الأجندة أو النقاط الرئيسية قبل بدء المناقشة يمكن أن يساهم بشكل كبير في تنظيم المحادثة وجعلها أكثر تركيزاً. كما أن تحديد الوقت المناسب للمناقشة، بحيث لا تكون في وقت ضغط أو إجهاد، يمكن أن يساهم في تحسين جودة الحوار.
2. توجيه الحوار بلطف ولباقة
إن الأسلوب الذي يتبعه الفرد أثناء التحدث مع زملاء العمل له تأثير كبير في جودة المناقشة. من المهم توجيه الحوار بطريقة لبقة ولائقة، دون الإساءة أو الظهور بمظهر متعجرف أو قاسي. إذا كانت النقاط التي تناقشها تحتاج إلى نقد أو اقتراحات لتحسين، فمن الأفضل أن يتم تقديمها بلغة محترمة وغير هجومية.
على سبيل المثال، بدلاً من قول “أنت مخطئ في هذا”، يمكن القول “أعتقد أنه ربما يمكننا التفكير في هذا الأمر من زاوية أخرى”. مثل هذه العبارات تبني جسور التواصل بدلاً من إغلاقها، مما يجعل الزملاء أكثر انفتاحاً للمناقشة وتبادل الأفكار.
3. استخدام لغة الجسد بشكل إيجابي
اللغة الجسدية تلعب دوراً مهماً في تواصلنا اليومي، وخاصة في بيئة العمل. إن استخدام إشارات غير لفظية مثل النظر إلى الشخص أثناء الحديث، واستخدام الإيماءات المناسبة، والابتسامة، يساعد على خلق بيئة تواصل مريحة ومفتوحة. من خلال استخدام هذه اللغة الجسدية، يمكن تعزيز المعاني التي نحاول إيصالها بالكلمات.
أيضاً، يجب أن نكون حذرين من الإشارات السلبية مثل التحديق المفرط أو الإيماءات التي قد تبدو غير مهتمة، فهي قد تؤثر سلباً على سير المناقشة وتقلل من فاعليتها. اللغة الجسدية هي وسيلة قوية يمكن أن تعزز الفهم المتبادل وتحسن التفاعل بين الأفراد.
4. التركيز على الأفكار وليس الأفراد
عند النقاش في العمل، من المهم التركيز على الأفكار والمشاكل التي يتم مناقشتها بدلاً من التركيز على الأشخاص. النقد الموجه إلى فكرة أو خطة عمل يجب أن يكون موضوعياً وغير شخصي. إذا تم توجيه النقد بشكل يتضمن الشخص ذاته، فإن ذلك قد يؤدي إلى حدوث التوتر والاحتكاك بين الزملاء.
على سبيل المثال، بدلاً من قول “أنت لم تفكر في هذا بشكل صحيح”، يمكن أن نقول “ربما لم نأخذ هذا الجانب في الحسبان بشكل كافٍ، كيف يمكننا معالجة ذلك؟”. بذلك، نساعد على إبقاء المناقشة في إطار الأفكار وليس في إطار الهجوم على الأشخاص.
5. التعامل مع الصراعات بشكل بنّاء
من الطبيعي أن تظهر بعض الخلافات أثناء المناقشات، خصوصاً في بيئات العمل التي تضم أفراداً ذوي خلفيات ثقافية واحترافية متنوعة. المهم في مثل هذه الحالات هو التعامل مع الصراعات بشكل بنّاء. إذا تم التعامل مع الخلافات بطرق سلمية، يمكن أن تساهم في تحسين النتائج النهائية للمناقشات.
من خلال التركيز على الحلول بدلاً من التركيز على المشاعر أو الاتهامات، يمكن تحويل النزاعات إلى فرص لتقديم أفكار جديدة أو لإيجاد حلول لمشاكل قد تبدو معقدة في البداية. تتطلب هذه العمليات مهارات في التفاوض والقدرة على البقاء هادئاً وتجنب التصعيد.
6. إشراك الجميع في المناقشة
تجنب إقصاء أي شخص من المحادثة هو أمر مهم لتحقيق مناقشات فعّالة. يجب أن يشعر كل عضو في الفريق أن رأيه مهم، مما يعزز التفاعل ويشجع على طرح المزيد من الأفكار. إعطاء الفرصة لجميع الزملاء للتعبير عن آرائهم يسهم في إثراء الحوار ويجعل النتائج أكثر شمولية.
على سبيل المثال، يمكن استخدام الأسئلة المفتوحة مثل “ما هو رأيك في هذا؟” أو “هل لديك فكرة مختلفة حول هذا الموضوع؟” لكي يشعر الجميع بأنهم مشاركون في اتخاذ القرارات. مثل هذه الأسئلة تساهم في خلق جو من الشفافية والمشاركة، مما يعزز العلاقات بين الزملاء ويزيد من إنتاجية الفريق.
7. إدارة الوقت أثناء المناقشات
إدارة الوقت بشكل فعّال خلال المناقشات أمر حاسم لتحقيق الفائدة المرجوة. يجب التأكد من أن المناقشة لا تخرج عن نطاق الموضوع الرئيسي وأن الوقت يُستثمر بشكل مثمر. عندما تبدأ المناقشة بالانحراف عن الموضوع، يمكن أن يكون من المفيد التذكير بلطف بالنقاط الرئيسية التي كانت مقررة للنقاش.
تحديد وقت محدد لكل نقطة من النقاط المطروحة يساعد في ضمان تغطية جميع المواضيع بشكل متوازن، دون أن يشعر أي شخص بالاستعجال أو التشتت. كما يمكن تخصيص وقت في نهاية المناقشة لمراجعة الأفكار والاتفاق على الخطوات التالية.
8. التلخيص وتوضيح النقاط الرئيسية
في نهاية أي مناقشة، من المهم تلخيص النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها، وتوضيح الاتفاقات أو الإجراءات المستقبلية التي سيتم اتخاذها. هذا التلخيص يساعد على التأكد من أن الجميع قد فهم النقاط الأساسية ويفهمون الدور الذي سيقومون به بعد المناقشة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن التلخيص يساعد في تجنب أي لبس قد يحدث بعد انتهاء المناقشة. كلما كانت النقاط واضحة ومحددة، كلما زادت فرصة نجاح تنفيذ القرارات المتخذة.
9. التحلي بالتقدير والاحترام المتبادل
أحد العناصر الأساسية للمناقشات الهادفة هو التقدير المتبادل والاحترام. بغض النظر عن وجهات النظر المختلفة التي قد تظهر أثناء المناقشة، من المهم الحفاظ على جو من الاحترام المتبادل. تقدير وجهات نظر الآخرين حتى لو كانت مختلفة عن آرائنا يعزز من روح التعاون ويساعد على بناء بيئة عمل صحية ومثمرة.
إظهار التقدير للأفكار أو المقترحات الجيدة أمر بالغ الأهمية، كما أن الاعتراف بجهود الآخرين يعزز من معنوياتهم ويحفزهم على المشاركة بشكل أكبر في المناقشات المستقبلية. هذا يساعد على بناء بيئة عمل تساهم في الإبداع والابتكار.
10. مراجعة الأداء بعد المناقشة
من المفيد دائماً إجراء تقييم ذاتي أو جماعي بعد أي مناقشة. هذا يمكن أن يشمل مراجعة ما تم إنجازه، وما الذي كان يمكن تحسينه. تساعد هذه المراجعة على تحسين مهارات المناقشة في المستقبل وتزيد من فعالية الحوار بين الزملاء.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون من المفيد تبادل الملاحظات البناءة حول كيفية تحسين الأداء في المستقبل، سواء كان ذلك في الأسلوب أو في إدارة الوقت أو في تنوع الأفكار المطروحة.
