روتيني اليومي بصفتي مديرًا تنفيذيًا عن بُعد ولماذا يتعرض للتغير باستمرار
في عالم الأعمال المعاصر، أصبح العمل عن بُعد نمطًا متبعًا من قبل العديد من المديرين التنفيذيين، بما في ذلك أولئك الذين يشرفون على شركات كبيرة أو فرق متعددة المواقع. هذه الممارسة أصبحت سمة من سمات العصر الحديث، حيث توفر بيئة مرنة ومتطورة للعمل، وفي الوقت نفسه تضع أمام المدير تحديات يومية تتطلب التكيف والتغيير المستمر في الروتين اليومي.
من خلال هذه المقالة، سأتناول كيفية بناء روتين يومي كمدير تنفيذي عن بُعد، وأسباب تغيير هذا الروتين بصفة مستمرة، بالإضافة إلى كيفية التعامل مع هذه التغيرات بفعالية.
صباح اليوم: بداية يوم منظم
يبدأ يومي كمدير تنفيذي عن بُعد في وقت مبكر من الصباح، حيث أشعر أن بداية اليوم بشكل منظم هو الأساس لتحقيق الإنتاجية العالية على مدار اليوم. أبدأ يومي بمراجعة البريد الإلكتروني والتقارير العاجلة من فرق العمل المختلفة. ما بين الفرق الدولية والمحلية، يصبح التواصل عبر البريد الإلكتروني أداة حيوية في نقل المعلومات والقرارات الفورية. أخصص حوالي ساعة من الوقت في الصباح لمراجعة الرسائل الواردة، الرد على الرسائل الهامة، وتوزيع المهام.
من ثم، أتوجه إلى ترتيب أولوياتي بناءً على الجدول الزمني لهذا اليوم. هذه الأولوية تتمثل في التحقق من الاجتماعات المقررة عبر الفيديو، والتي أصبحت جزءًا لا يتجزأ من روتيني اليومي كمدير تنفيذي عن بُعد. هذه الاجتماعات تتراوح بين النقاشات الاستراتيجية، إلى المؤتمرات التي تجمع بين أعضاء الفريق في مواقع مختلفة من العالم.
إعداد استراتيجيات الفريق عن بُعد
العمل عن بُعد يفرض على المدير التنفيذي أن يكون دائمًا مستعدًا لتعديل استراتيجيات الفريق بناءً على الظروف المتغيرة. فكما هو الحال في أي بيئة عمل، يتعين أن يكون المدير قادرًا على تقديم حلول سريعة وفعّالة عندما يواجه الفريق تحديات مختلفة. وعادة ما أبدأ بتخصيص وقت يومي أو أسبوعي لمتابعة المشاريع المستمرة. أتفاعل مع كل فريق من الفرق، عبر الاجتماعات المرئية أو مكالمات الفيديو، حيث يمكنني أن أكون قريبًا من ملاحظاتهم ومتطلباتهم.
من بين التحديات التي أواجهها في إعداد هذه الاستراتيجيات هي الفجوات الزمنية بين الفرق في مختلف البلدان، مما يفرض عليَّ تنسيقًا دقيقًا جدًا في تحديد مواعيد الاجتماعات. في بعض الأحيان، قد يُطلب مني إجراء تغيير في وقت الاجتماع بسبب مواعيد الفريق الآخر أو ظروف غير متوقعة، مما يسبب تغييرات مستمرة في الجدول الزمني.
الظهيرة: التنقل بين المهام والمشاريع
في منتصف اليوم، أصبح عادةً بحاجة للانتقال بين عدة مهام ومشاريع في الوقت ذاته. على الرغم من كوني مديرًا تنفيذيًا، فإن العمل عن بُعد يعنى أيضًا التعامل مع مجموعة واسعة من المهام التي تتراوح بين العمل الإداري، متابعة تقدم المشاريع، والتواصل مع العملاء. هذه المهام تتطلب مني أن أكون شخصًا متعدد المهام، وأحيانًا أضطر لتغيير خطط اليوم بناءً على الضرورات العاجلة التي قد تطرأ.
تتطلب إدارة الشركات عن بُعد قدرة على التعامل مع بيئات مختلفة ومتنوعة. في بعض الأحيان، قد يتطلب الأمر إعادة ترتيب الأولويات بشكل سريع، أو قد تطرأ مستجدات غير متوقعة تجعل الجدول الزمني بأكمله خاضعًا لتعديلات. قد تشمل هذه المستجدات تقريرًا هامًا من قسم المالية، أو تحديثًا طارئًا من قسم التسويق يتطلب قرارات سريعة. هذه اللحظات هي التي تكشف قدرة المدير التنفيذي على التكيف والتفاعل السريع.
المساء: العمل مع الفرق المختلفة
في المساء، يعاود العمل عن بُعد نمطه من حيث التركيز على الفرق المختلفة وأداء المتابعة. أخصص وقتًا يوميًا للتواصل مع أعضاء الفريق عبر منصات الاتصال الرقمية مثل Slack، Zoom، وMicrosoft Teams. هذه التفاعلات اليومية تكون ضرورية لفتح قنوات تواصل مستمرة، خاصة أن المدير التنفيذي عن بُعد قد لا يكون دائمًا متواجدًا مع فريقه في نفس المكان. لذلك، من الضروري أن تبقى قنوات الاتصال مفتوحة ومستدامة لضمان سير العمل بسلاسة.
وفي هذا الوقت أيضًا، يمكن أن تتضمن المهام اليومية إقرار بعض القرارات الاستراتيجية بشأن المشاريع أو التعديلات التي يجب أن تطرأ على سير العمل بناءً على التغذية الراجعة من الفرق. على الرغم من التحديات التي تفرضها البيئة الرقمية، إلا أن التكنولوجيا توفر لنا أدوات قوية لإدارة وتوجيه الفرق عن بُعد، سواء كان ذلك في التخطيط الاستراتيجي أو مراقبة أداء الموظفين.
لماذا يتعرَّض روتيني للتغيير المستمر؟
على الرغم من وجود روتين يومي يعينني على تنظيم وقتي بشكل فعال، إلا أن العمل عن بُعد يفرض على المدير التنفيذي مرونة غير محدودة. لا يمكن توقع استقرار الروتين لفترة طويلة؛ فالتغيرات المستمرة هي جزء أساسي من الواقع الذي نعيشه.
1. الفروق الزمنية
أحد أبرز التحديات في العمل عن بُعد هو إدارة الفرق المنتشرة في مناطق زمنية مختلفة. هذه الفروق الزمنية قد تعني أنني في بعض الأحيان أضطر لتعديل مواعيد الاجتماعات أو مراجعة التقارير في ساعات غير معتادة. مع وجود فرق تمتد من الشرق إلى الغرب، تصبح إدارة الوقت عملية معقدة تتطلب التكيف مع الاختلافات الزمنية.
2. الطوارئ والمشاكل غير المتوقعة
في عالم الأعمال، لا يوجد شيء ثابت أو متوقع بشكل كامل. من الممكن أن تظهر مشاكل مفاجئة تستدعي اتخاذ قرارات فورية. قد يكون هناك تعطيل في عمليات الإنتاج، أو تأخر في أحد المشاريع، أو تغييرات في سوق العمل تتطلب تعديل استراتيجيات الفريق أو المنتج. في مثل هذه الظروف، يتعين على المدير التنفيذي اتخاذ قرارات سريعة تتطلب مرونة تامة في التكيف مع الموقف الجديد.
3. التغيرات في أوقات الاجتماعات
قد يضطر المدير التنفيذي عن بُعد في بعض الأحيان لتغيير مواعيد الاجتماعات بشكل مفاجئ بناءً على الظروف الطارئة أو توافر أفراد الفريق. قد يؤدي ذلك إلى تعديلات في الروتين اليومي بما يتناسب مع هذه التغييرات. إن الحفاظ على التواصل الفعّال مع الفرق حتى في الأوقات التي تكون فيها الاجتماعات غير متوقعة أمر بالغ الأهمية.
4. تغيرات في الأولويات الاستراتيجية
تتغير الأولويات الاستراتيجية بشكل متكرر في أي بيئة عمل، خاصة في بيئة الأعمال العالمية. قد يتطلب تطور السوق أو التحديات التقنية أو التحولات الاقتصادية أن يعيد المدير التنفيذي ترتيب أولوياته. في كثير من الأحيان، يجب على المدير التنفيذي التأكد من أن فرق العمل على دراية بهذه التغييرات وأن الاستراتيجيات معدلة لتواكب التطورات.
5. الابتكار والتحسين المستمر
الابتكار في مجال الأعمال أمر ضروري لضمان استمرارية النجاح. كمدير تنفيذي عن بُعد، يجب أن أكون دائمًا على استعداد لاستكشاف أساليب عمل جديدة تساهم في تحسين الأداء العام للفريق. هذا يتطلب مني تغيير الروتين اليومي باستمرار لتشجيع الابتكار، سواء من خلال استخدام أدوات وتقنيات جديدة، أو من خلال تقديم نماذج أعمال محدثة.
الخلاصة
في الختام، يظل روتيني اليومي كمدير تنفيذي عن بُعد أمرًا غير ثابت، فهو يتغير باستمرار استجابة للظروف المتغيرة، سواء كانت متعلقة بالفريق، المشروع، أو البيئة الاقتصادية بشكل عام. إن التكيف المستمر مع هذه التغييرات يعد أحد أهم المهارات التي يحتاجها المدير التنفيذي في العصر الحديث. على الرغم من تحديات العمل عن بُعد، إلا أن هذه البيئة توفر فرصًا هائلة للإبداع والابتكار، وتعد مفتاحًا لتحقيق النجاح المستدام في الأعمال.
