خطة تحسين الأداء والإنهاء

هل تعد خطة تحسين الأداء الخطوة الأولى للاستغناء عن خدمات الموظف؟

تعد إدارة الموارد البشرية من أهم التحديات التي تواجه المؤسسات في عالم الأعمال المعاصر، وخاصةً في ما يتعلق بالأداء الوظيفي للموظفين. واحدة من أبرز الأدوات التي تعتمد عليها الشركات لمواجهة تدني أداء بعض العاملين هو تنفيذ ما يُعرف بـ”خطة تحسين الأداء” Performance Improvement Plan (PIP). ولكن، هل يمكن اعتبار هذه الخطة فعليًا الخطوة الأولى للاستغناء عن خدمات الموظف؟ هذا السؤال يحمل أبعادًا إدارية وإنسانية وقانونية تتطلب تفصيلًا معمقًا، وهو ما سيتم تناوله في هذا المقال بشكل موسع.

مفهوم خطة تحسين الأداء (PIP)

خطة تحسين الأداء هي أداة إدارية تُستخدم عندما يكون أداء الموظف أقل من المتوقع أو لا يرقى لمستوى معايير الوظيفة المحددة. تهدف الخطة إلى تقديم توجيهات واضحة ومحددة للموظف بشأن نقاط الضعف في أدائه، مع وضع أهداف قابلة للقياس، ومتابعة مستمرة، وتحديد فترة زمنية محددة للتحسن. تكمن أهمية هذه الخطة في كونها جسرًا بين الإدارة والموظف لمحاولة تصحيح المسار الوظيفي بدلاً من اللجوء المباشر إلى إجراءات الفصل أو الاستغناء.

الهدف من خطة تحسين الأداء

تُبنى خطة تحسين الأداء في الأساس على مبدأ التنمية المهنية ودعم الموظف، بحيث تمنحه فرصة واضحة لتعديل سلوكياته وأداء مهامه بما يتناسب مع متطلبات الوظيفة. إن الهدف الرئيس من الخطة ليس التهديد أو الإقصاء، بل محاولة إنقاذ العلاقة الوظيفية واستثمار الإمكانيات المتبقية للموظف. لذلك، فإن نجاح الخطة يعتمد على الشفافية، والتواصل الفعّال، والتزام الإدارة بتوفير الموارد والدعم اللازمين.

أبعاد قانونية وإدارية لخطة تحسين الأداء

تخضع خطة تحسين الأداء إلى أطر قانونية واضحة في معظم الدول، حيث يجب أن تلتزم بعدة معايير تحمي حقوق الموظف وتضمن العدالة في التعامل معه. من هذه المعايير:

• توثيق الأداء بشكل واضح ومفصل: حتى لا تُستخدم الخطة كذريعة للفصل التعسفي.

• تحديد فترة زمنية مناسبة للتحسين: لا تكون قصيرة جدًا لتتيح فرصة فعلية، ولا طويلة جدًا تفقد الخطة معناها.

• تقديم الدعم والتدريب: لتعديل السلوكيات أو اكتساب المهارات المطلوبة.

• متابعة مستمرة وتقييم دوري: لضمان أن الموظف في طريقه الصحيح.

عدم الالتزام بهذه المعايير يمكن أن يؤدي إلى دعاوى قانونية ومشاكل قانونية للمؤسسة.

العلاقة بين خطة تحسين الأداء والاستغناء عن الموظف

رغم أن خطة تحسين الأداء تهدف إلى تصحيح الأداء وتحسينه، إلا أنها قد تُستخدم في بعض المؤسسات كخطوة أولى في عملية إنهاء خدمات الموظف. هذا الاستخدام يعود إلى عدة أسباب منها:

1. توثيق الأداء الضعيف: إذ تسجل الإدارة أسباب الاستغناء المحتملة بشكل رسمي ومكتوب.

2. إعطاء إنذار واضح: تُعلم الإدارة الموظف أنه في حال لم يطرأ تحسن، ستُتخذ إجراءات حاسمة.

3. توفير دليل في حالة الفصل: لتفادي أي اتهامات بالفصل التعسفي.

إذًا، في العديد من الحالات، يمكن اعتبار خطة تحسين الأداء خطوة أولى فعلية أو شكلية نحو الاستغناء عن الموظف، خاصةً إذا كانت الإدارة لديها قرار مسبق بذلك. ومع ذلك، لا يمكن تعميم هذا الأمر على كل المؤسسات أو الحالات.

الحالات التي لا تعتبر فيها خطة تحسين الأداء خطوة للاستغناء

في بعض المؤسسات التي تتبنى ثقافة عمل متطورة، تُعتبر خطة تحسين الأداء أداة تنموية بحتة ولا تُستخدم كتهديد أو وسيلة للفصل. بل تُعتبر فرصة لإعادة توجيه الموظف وتطوير مهاراته بحيث يعود أكثر فاعلية وقيمة للشركة. هذه المؤسسات تركز على:

• توفير تدريب مخصص بناءً على نتائج الخطة.

• تقديم دعم نفسي وإرشادي للموظف.

• إعادة تقييم الأهداف بشكل دوري لضمان تحقيقها.

في هذه الحالات، تُستخدم الخطة كمكون من مكونات التطوير المهني، وليس كأداة للضغط أو التهديد.

تأثير خطة تحسين الأداء على الموظف والمؤسسة

على الموظف:

• الضغط النفسي والقلق: حيث يشعر الموظف بخطر فقدان وظيفته، مما قد يؤثر سلبًا على أدائه إذا لم يتعامل معه بشكل جيد.

• فرصة للتعلم والنمو: إذا تم تقديم الدعم بشكل صحيح، قد تتحسن مهارات الموظف ويصبح أكثر كفاءة.

• تحسين التواصل مع الإدارة: تتيح الخطة فرصة للنقاش المباشر ووضع توقعات واضحة.

على المؤسسة:

• تحسين جودة الأداء العام: من خلال تنمية قدرات الموظفين.

• تقليل تكاليف الاستغناء والتوظيف: لأن تطوير الموظف أفضل من استبداله.

• تعزيز سمعة المؤسسة: كشركة تهتم بتطوير موظفيها وتمنحهم فرصًا حقيقية.

الخطوات الأساسية لوضع خطة تحسين أداء فعالة

1. تحديد نقاط الضعف بوضوح: توضيح المهارات أو السلوكيات غير المرغوب فيها.

2. تحديد الأهداف الذكية SMART: (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، مرتبطة بالوظيفة، ومحددة زمنياً).

3. وضع جدول زمني واضح: مثلاً 30 أو 60 يومًا لمراجعة الأداء.

4. تقديم الموارد اللازمة: تدريب، إرشاد، مواد تعليمية.

5. توفير التقييم والمتابعة المستمرة: جلسات متابعة أسبوعية أو نصف شهرية.

6. تحديد العواقب بوضوح: إذا لم يتحسن الأداء، ما هي الإجراءات المتخذة.

معايير تقييم نجاح خطة تحسين الأداء

• تحسن الأداء الوظيفي: قياس مؤشرات الأداء الرئيسية قبل وبعد الخطة.

• الالتزام بمهام العمل: نسبة إنجاز المهام ضمن الأطر الزمنية.

• التفاعل مع التدريب والدعم: مدى استفادة الموظف من الموارد المقدمة.

• الرضا الوظيفي: تقييم معنويات الموظف ومشاركته.

• تقرير الإدارة المباشر: ملاحظات المشرف المباشر بشأن التغيير في الأداء.

المخاطر والتحديات المصاحبة لخطة تحسين الأداء

• عدم وضوح الأهداف: يؤدي إلى إرباك الموظف وعدم التركيز.

• الانحياز أو التحيز الإداري: قد تُستخدم الخطة كأداة ضغط شخصية وليس مهنية.

• ضعف المتابعة: يؤدي إلى فقدان جدوى الخطة وعدم تحقيق الهدف.

• تأثير سلبي على معنويات الفريق: قد يشعر زملاء الموظف المقصود بالقلق أو التوتر.

• التداعيات القانونية: إذا لم تُنفذ بشكل عادل وموثق قد تترتب عليها دعاوى قانونية.

دور القيادة والإدارة في نجاح خطة تحسين الأداء

يعد التزام القيادة ودعمها أساسًا رئيسيًا لنجاح أي خطة لتحسين الأداء. فالقائد الفعّال لا يكتفي بوضع الخطة فقط، بل يشارك بشكل مباشر أو يوجه من يتولى المتابعة، ويوفر بيئة داعمة للتعلم. كما أن القيادة يجب أن تكون شفافة وصادقة مع الموظف، حيث توضح الهدف الحقيقي من الخطة، وتبدي استعدادها لتقديم المساعدة بدلاً من مجرد فرض تهديد.

مقارنة بين خطة تحسين الأداء وأدوات إدارة أخرى

خاتمة

خطة تحسين الأداء ليست بالضرورة خطوة أولى للاستغناء عن خدمات الموظف، لكنها قد تتحول إلى ذلك في حال عدم تحقيق التحسن المطلوب أو في وجود نية مسبقة لدى الإدارة. ومع ذلك، فهي أداة جوهرية في إدارة الأداء، تعكس مدى احترافية المؤسسة في التعامل مع موظفيها، وتوازن بين مصلحة الشركة وحقوق العاملين. تتطلب هذه الخطة تخطيطًا دقيقًا، تنفيذًا شفافًا، دعمًا مستمرًا، ومتابعة محكمة لضمان تحقيق أهدافها التنموية، بعيدًا عن أن تتحول إلى مجرد وسيلة لإنهاء علاقة العمل. في بيئة عمل صحية، تُعتبر خطة تحسين الأداء فرصة للتطوير والتحسين، وليست تهديدًا مستمرًا.

المصادر والمراجع

• Armstrong, M. (2020). Armstrong’s Handbook of Performance Management: An Evidence-Based Guide to Delivering High Performance. Kogan Page.

• Dessler, G. (2019). Human Resource Management. Pearson Education.