5 نصائح للتعامل مع الرسائل المزعجة والمديرين المزعجين في العمل عن بُعد
في ظل التوسع الكبير الذي شهدته بيئة العمل عن بُعد خلال السنوات الأخيرة، أصبحت الرسائل الإلكترونية والمحادثات الرقمية جزءًا أساسيًا من روتين العمل اليومي. ومع ذلك، يعاني العديد من الموظفين من مشكلة الرسائل المزعجة، سواء كانت من الزملاء أو المديرين، التي قد تشتت تركيزهم وتؤثر على إنتاجيتهم. أكثر من ذلك، قد يصبح التعامل مع المديرين المزعجين تحديًا إضافيًا، خصوصًا عندما يتعلق الأمر بالضغط الزائد أو التواصل المتكرر الذي يمكن أن يكون مرهقًا. في هذا المقال، نقدم خمس نصائح فعّالة للتعامل مع هذه المشاكل بشكل احترافي وذكي.
1. تحديد أوقات محددة للتواصل
أحد التحديات الرئيسية في العمل عن بُعد هو التدفق المستمر للرسائل، سواء كانت رسائل بريد إلكتروني أو رسائل فورية عبر تطبيقات مثل Slack أو Teams. قد يشعر الموظف أنه مضطر للرد على كل رسالة فور وصولها، مما يؤدي إلى تشتيت تركيزه وإعاقة إتمام مهامه بشكل فعال.
النصيحة الأولى تكمن في تحديد أوقات معينة للرد على الرسائل. يمكن للموظف أن يخصص فترات زمنية محددة خلال يومه للقيام بهذا الأمر، مثل الرد على الرسائل في الصباح بعد تنظيم المهام، ثم مرة أخرى في منتصف اليوم أو في المساء. هذا لا يعني إهمال الرسائل المهمة، بل ترتيب الأولويات والتأكد من أن الردود تكون منظمة وليس عشوائية.
إذا كان المدير أو الزملاء بحاجة ماسة إلى الاستجابة الفورية، يمكن للموظف إبلاغهم بشكل مسبق أنه يفضل الرد في أوقات محددة وأنه سيكون متاحًا فور الحاجة إلى الأمور العاجلة.
2. استخدام الرسائل التلقائية والمساعدة التقنية
تقنيات اليوم توفر أدوات متعددة لتسهيل الحياة الرقمية في بيئة العمل عن بُعد. من بين هذه الأدوات يمكن استخدام الردود التلقائية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية. إذا كان الموظف يعمل على مشروع يتطلب تركيزًا طويلًا، يمكنه إعداد رسالة تلقائية أو خارج المكتب (Out of Office) تشير إلى أنه غير متاح للرد فورًا ولكن سيرد في أقرب وقت.
أدوات المساعدة التقنية مثل تصفية الرسائل أو إلغاء تنشيط الإشعارات يمكن أن تكون فعّالة أيضًا في تقليل المشتتات. هذه الأدوات لا تمنع التواصل تمامًا، بل تساعد في إدارة الوقت بشكل أفضل وتوفير بيئة عمل خالية من الإزعاجات غير الضرورية.
3. وضع حدود واضحة مع المديرين
المديرون في بيئة العمل عن بُعد قد يعتقدون أن العمل عن بُعد يعني أن الموظف متاح طوال اليوم وفي أي وقت. هذا قد يؤدي إلى إرسال رسائل مستمرة أو طلبات غير مبررة خلال ساعات غير مهنية. لكن من المهم للموظف وضع حدود واضحة مع المديرين فيما يتعلق بأوقات التواصل.
يمكن للموظف تحديد أوقات معينة يتوفر فيها للرد على الرسائل أو المشاركة في الاجتماعات، مثل تحديد ساعات معينة فقط للتواصل خلال اليوم. في حال كان المدير يرسل رسائل في أوقات غير مناسبة، يمكن الرد بلطف ولكن بحزم، موضحًا ساعات العمل المتفق عليها وأهمية التزام الجميع بها للحفاظ على التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية.
4. تعزيز التنظيم الذاتي لتجنب الفوضى الرقمية
يواجه الكثير من الموظفين تحديًا كبيرًا في تنظيم تدفق المعلومات والرسائل التي يتلقونها يوميًا. عندما يكون هناك الكثير من الرسائل والطلبات المتنوعة، يمكن أن تصبح الأمور فوضوية وتؤثر على القدرة على إنجاز المهام بفعالية.
تعزيز التنظيم الذاتي من خلال استخدام أدوات إدارة الوقت وتنظيم المهام مثل تطبيقات Trello أو Asana يمكن أن يسهم بشكل كبير في حل هذه المشكلة. تحديد الأولويات وتخصيص المهام حسب الأهمية يمكن أن يقلل من الحاجة إلى العودة للرسائل غير الضرورية.
علاوة على ذلك، يمكن للموظف استخدام التصنيفات والتوسيمات في تطبيقات البريد الإلكتروني للتمييز بين الرسائل العاجلة وتلك التي يمكن تأجيلها. بهذه الطريقة، يمكن تفادي الضغط الناتج عن الرد الفوري على كل رسالة دون النظر إلى أولويات العمل.
5. التواصل الفعّال مع المديرين حول أسلوب العمل المثالي
قد يكون لدى بعض المديرين أسلوب معين في إدارة الفريق عن بُعد قد يكون محملاً بالكثير من التوقعات أو الأسئلة المتكررة. في مثل هذه الحالات، يعد التواصل الفعّال مع المدير أمرًا حيويًا. يمكن للموظف شرح كيف يمكن للمدير أن يكون أكثر فاعلية في التعامل مع الفريق عن بُعد.
على سبيل المثال، إذا كان المدير يرسل العديد من الرسائل المتكررة حول نفس الموضوع، يمكن للموظف أن يوضح كيفية استخدام نظام مركزي لإدارة المهام أو القضايا الجارية، مثل تقارير أسبوعية أو مستندات مرجعية يمكن تحديثها بشكل دوري. هذا يساهم في تقليل الحاجة إلى الاستفسارات المتكررة ويحسن فاعلية التواصل.
أيضًا، يمكن للموظف أن يطرح اقتراحات لتحسين فعالية الاجتماعات الافتراضية، مثل تحديد جدول أعمال مسبقًا ووقت محدد لكل اجتماع لضمان عدم تضييعه في مواضيع جانبية.
الخلاصة
تحديات العمل عن بُعد قد تكون متعددة، لكن من خلال اتباع هذه النصائح العملية، يمكن للموظف أن يتعامل بشكل أكثر فاعلية مع الرسائل المزعجة والمديرين المزعجين. تحديد أوقات مناسبة للتواصل، استخدام أدوات وتقنيات حديثة، وضع حدود واضحة مع المديرين، وتعزيز التنظيم الذاتي يمكن أن تساهم جميعها في تقليل التشتت وزيادة الإنتاجية في بيئة العمل الرقمية.
