كيفية إنشاء التواقيع واستخدامها على Microsoft Outlook

يُعد Microsoft Outlook أحد أبرز برامج إدارة البريد الإلكتروني وأكثرها استخدامًا في بيئات العمل والمراسلات الرسمية. من بين الميزات المهمة التي يوفرها هذا البرنامج هي إمكانية إنشاء “التواقيع الإلكترونية” التي تُرفق تلقائيًا بنهاية كل رسالة بريد إلكتروني يرسلها المستخدم. تمثل التواقيع جزءًا أساسيًا من الهوية الرقمية للمستخدم أو المؤسسة، إذ تساهم في تعزيز المصداقية والمهنية، وتتيح تمرير معلومات الاتصال الهامة بسهولة وسلاسة.

تتناول هذه المقالة الموسعة كيفية إنشاء التواقيع على Microsoft Outlook، واستخدامها بكفاءة في الرسائل المختلفة، مع شرح للوظائف المرتبطة بها وطرق تحسين تصميمها لتحقيق أفضل ممارسات التواصل الرقمي الاحترافي.

أولًا: ما هي التواقيع الإلكترونية في Outlook؟

التوقيع الإلكتروني في Microsoft Outlook هو نص يتم إضافته تلقائيًا إلى أسفل كل رسالة بريد إلكتروني صادرة. يمكن أن يتضمن التوقيع اسم المرسل، مسماه الوظيفي، اسم المؤسسة، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، رابط موقع إلكتروني، حسابات التواصل الاجتماعي، وحتى شعار الشركة أو صورة شخصية.

يمكن للمستخدم إنشاء عدة تواقيع واختيار التوقيع الذي يناسب كل نوع من الرسائل، سواءً كانت رسائل جديدة أو ردودًا على رسائل مستلمة. تُعتبر هذه الميزة أساسية للأفراد المحترفين والمؤسسات، حيث تساهم في تقديم صورة موحدة ومنظمة للمراسلات الرسمية.

ثانيًا: خطوات إنشاء توقيع في Outlook على سطح المكتب

1. الوصول إلى إعدادات التوقيع

لإنشاء توقيع جديد في Outlook على نظام Windows أو macOS، يجب اتباع الخطوات التالية:

• فتح برنامج Microsoft Outlook.

• الانتقال إلى تبويب “ملف” (File).

• اختيار “خيارات” (Options).

• من نافذة الخيارات، الانتقال إلى “البريد” (Mail).

• الضغط على زر “تواقيع” (Signatures…) الموجود ضمن قسم “إنشاء الرسائل”.

2. إنشاء توقيع جديد

• عند فتح نافذة التواقيع، يتم الضغط على “جديد” (New).

• يُطلب منك إدخال اسم للتوقيع (على سبيل المثال: توقيع العمل، توقيع شخصي).

• بعد إدخال الاسم، ستظهر نافذة لتحرير التوقيع.

3. تصميم محتوى التوقيع

• في مربع التحرير، يمكن كتابة نص التوقيع باستخدام الأدوات المتاحة، مثل:

  • تنسيق الخط (الحجم، اللون، النوع).

  • إدراج صورة (مثل شعار الشركة).

  • إدراج روابط تشعبية (موقع إلكتروني، صفحات تواصل اجتماعي).

  • استخدام القوائم النقطية أو المرقمة.

مثال لتوقيع عمل احترافي:

makefile
CopyEdit
محمد أحمد
مدير التسويق الرقمي
شركة الريادة التقنية
📞: +966 55 123 4567
📧: [email protected]
🌐: www.elriyadah.com
LinkedIn: linkedin.com/in/mohamedahmed

4. اختيار توقيع افتراضي

في أسفل نافذة التواقيع، يمكن تعيين التوقيع الافتراضي لكل نوع من الرسائل:

• رسائل جديدة: اختيار التوقيع الذي سيُدرج تلقائيًا عند إنشاء رسالة جديدة.

• الردود وإعادة التوجيه: يمكن اختيار توقيع مختلف أو تركه فارغًا حسب الرغبة.

5. حفظ التوقيع

بعد الانتهاء من التصميم، يُضغط على زر “موافق” (OK) لحفظ التوقيع.

ثالثًا: إنشاء التواقيع في Outlook عبر الويب (Outlook Web App)

بالنسبة للمستخدمين الذين يفضلون استخدام Outlook عبر المتصفح، يمكن إنشاء التواقيع باتباع الخطوات التالية:

• فتح Outlook.com أو تسجيل الدخول عبر بوابة Office 365.

• الضغط على “الإعدادات” في أعلى الصفحة (رمز الترس).

• النقر على “عرض جميع إعدادات Outlook” في الأسفل.

• اختيار “البريد” ثم “إنشاء والرد” (Compose and reply).

• ضمن قسم “توقيع البريد الإلكتروني”، يمكن إدخال التوقيع المطلوب باستخدام محرر النصوص.

• يتم تفعيل الخيار “إضافة توقيع تلقائيًا إلى الرسائل الجديدة” و/أو “عند الرد أو إعادة التوجيه” حسب الحاجة.

• يتم حفظ التعديلات عبر الضغط على زر “حفظ”.

رابعًا: استخدام التواقيع في رسائل Outlook

1. إدراج التوقيع يدويًا

حتى في حال عدم تحديد توقيع افتراضي، يمكن إدراج توقيع معين يدويًا في أي رسالة بريد إلكتروني من خلال:

• أثناء كتابة الرسالة، النقر على “الرسالة” > “توقيع” (Message > Signature).

• اختيار التوقيع المطلوب من القائمة.

2. التبديل بين التواقيع المختلفة

في حال كان لدى المستخدم أكثر من توقيع (مثلاً توقيع للعمل وآخر شخصي)، يمكن التبديل بينها من نفس القائمة داخل نافذة تحرير البريد الإلكتروني.

خامسًا: أفضل ممارسات تصميم توقيع إلكتروني

عند تصميم توقيع بريد إلكتروني، يجب الانتباه إلى عدة اعتبارات تضمن المظهر الاحترافي، والوضوح، والفعالية:

1. البساطة والوضوح

ينبغي تجنب الحشو الزائد. يجب أن يحتوي التوقيع فقط على المعلومات الأساسية المهمة، مثل الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، معلومات الاتصال، ورابط للموقع أو الشبكات الاجتماعية إن لزم.

2. التوازن البصري

يفضل استخدام خطوط موحدة وذات ألوان واضحة وسهلة القراءة. كما يُفضل تجنب استخدام صور كبيرة أو ألوان صارخة قد تُشتت القارئ.

3. دعم الأجهزة المتعددة

بعض التواقيع المصممة بصيغة HTML قد لا تظهر بشكل جيد على الهواتف المحمولة أو بعض برامج البريد الإلكتروني. لذا، يُفضل اختبار التوقيع على أكثر من جهاز قبل اعتماده.

4. استخدام روابط قابلة للنقر

عند إدراج البريد الإلكتروني، روابط المواقع أو حسابات التواصل، يجب التأكد من أنها قابلة للنقر المباشر لتسهيل الوصول عليها من قبل المستقبل.

5. الامتناع عن استخدام جمل ترويجية أو شعارات تسويقية مفرطة

خصوصًا في المراسلات الرسمية، ينبغي أن يكون التوقيع مهنيًا وخاليًا من العبارات الإعلانية الصريحة التي قد تُضعف من رسائل العمل أو تُصنف كسبام.

سادسًا: إدراج صور وروابط في التوقيع

إدراج صورة

• يمكن إدراج صورة (مثل شعار المؤسسة) عبر النقر على رمز الصورة في محرر التوقيع.

• يُفضل أن تكون الصورة بحجم صغير (من 100 إلى 300 بكسل عرضًا) وبصيغة PNG أو JPEG.

• يجب رفع الصورة إلى مصدر خارجي موثوق في حال كان Outlook لا يدعم تخزين الصور المضمّنة.

إدراج روابط تشعبية

• يتم تحديد النص المراد ربطه، مثل اسم الموقع أو LinkedIn.

• الضغط على رمز “رابط” وإدخال الرابط الكامل (مثال: https://www.linkedin.com/in/yourname).

سابعًا: تصدير واستيراد التواقيع

في حال تغيير الجهاز أو الانتقال إلى نسخة أخرى من Outlook، قد يرغب المستخدم في تصدير التوقيع القديم واستيراده إلى الجهاز الجديد. يتم ذلك عبر:

في Outlook لسطح المكتب (Windows):

• الانتقال إلى المجلد التالي:

  makefile
  CopyEdit
  C:\Users\[اسم المستخدم]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
  

• نسخ مجلد التواقيع بالكامل.

• على الجهاز الجديد، يتم لصق نفس المجلد في نفس المسار بعد تثبيت Outlook.

ثامنًا: جدول توضيحي لمقارنة إعداد التواقيع عبر المنصات

تاسعًا: تحديث التواقيع وتعديلها

يُنصح بمراجعة التواقيع بانتظام للتأكد من دقة المعلومات وتحديث بيانات الاتصال أو العنوان الوظيفي أو الروابط الاجتماعية عند حدوث أي تغييرات. يتم تعديل التوقيع بسهولة من خلال الرجوع إلى إعدادات التواقيع وإجراء التعديلات اللازمة وحفظها.

عاشرًا: استخدام التواقيع ضمن المؤسسات (Outlook مع Microsoft Exchange)

عند استخدام Outlook ضمن بيئة Microsoft Exchange أو Microsoft 365، قد يتم تعيين التواقيع تلقائيًا على مستوى المؤسسة من قبل قسم تقنية المعلومات. في هذه الحالة:

• تُضاف التواقيع من الخادم (Server-side) وليس من إعدادات المستخدم.

• يمكن للإدارة استخدام أدوات مثل Microsoft Exchange Transport Rules أو Microsoft 365 Compliance Center لإضافة تواقيع تلقائية إلى جميع الرسائل.

• تُستخدم هذه الطريقة لضمان الاتساق الكامل في الهوية المؤسسية عبر جميع المراسلات.

المراجع

1. Microsoft Official Support – Create and add an email signature in Outlook

2. Microsoft Learn Documentation – Outlook email signature policies