أهمية برنامج إعداد الموظفين: 3 إجراءات لتعزيز المشاركة في العمل

في عالم الأعمال الحديث الذي يتسم بالتغير السريع والمنافسة الشرسة، لم يعد كافياً أن تمتلك المؤسسات موظفين ذوي كفاءة فحسب، بل أصبح من الضروري أن تبدأ رحلتهم المهنية داخل المؤسسة بشكل مدروس وممنهج. يُعد برنامج إعداد الموظفين الجدد (Onboarding) من أبرز العمليات الإدارية التي يمكن أن تسهم في تحسين أداء المؤسسة وتعزيز مستويات الرضا والانتماء والاندماج المهني بين الموظفين الجدد. يتعدى هذا البرنامج المفهوم التقليدي المقتصر على تعريف الموظف بطبيعة عمله ليصبح عنصراً استراتيجياً يرسخ الثقافة المؤسسية ويضع الأساس لتجربة وظيفية مثمرة وطويلة الأمد.

لقد أثبتت الدراسات أن أول 90 يوماً من انضمام الموظف الجديد إلى المؤسسة تُعد الفترة الأكثر حساسية في تحديد استمراريته من عدمها. كما أن هذه المرحلة تشكل عاملاً مؤثراً في مستويات الحماس والولاء والإنتاجية على المدى الطويل. وعلى الرغم من إدراك الكثير من الشركات لأهمية هذه المرحلة، إلا أن عدداً كبيراً منها لا يزال يفشل في تنفيذ برنامج إعداد ممنهج وفعّال، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات الاستقالة وتدني مستويات الرضا الوظيفي.

أولاً: أهمية برنامج إعداد الموظفين في البيئة المؤسسية الحديثة

يُعد إعداد الموظفين الجدد خطوة استراتيجية جوهرية في إدارة الموارد البشرية، ولها تأثير مباشر على عناصر عدّة داخل المؤسسة:

1. تحسين تجربة الموظف منذ اليوم الأول

تبدأ تجربة الموظف في اللحظة التي يقبل فيها عرض العمل، وليس في يوم مباشرته للعمل فقط. ويُسهم البرنامج الإعدادي الفعّال في جعل هذا الانتقال أكثر سلاسة، من خلال تقديم بيئة داعمة، وتوفير المعلومات الضرورية، وإزالة الغموض عن المهام والتوقعات.

2. خفض معدلات الدوران الوظيفي

تُشير الإحصائيات إلى أن المؤسسات التي تطبق برامج إعداد منظمة قادرة على خفض نسبة ترك الموظفين للعمل خلال السنة الأولى بما يصل إلى 50%. حيث يشعر الموظف الجديد بالدعم والانتماء ويكتسب فهماً أعمق لقيم المؤسسة ورسالتها.

3. تعزيز الانتماء المؤسسي

من خلال تقديم محتوى يعكس الثقافة المؤسسية وتاريخ الشركة وقيمها، يُمكن للموظف أن يربط بين أهدافه المهنية وأهداف المؤسسة، مما يُعزز التزامه ويُقلل من احتمالات فقدان الدافع.

4. رفع مستويات الأداء والإنتاجية

كلما تم تجهيز الموظف بالمعلومات والموارد بشكل أفضل، كلما كان أسرع في التكيّف مع دوره الجديد والبدء في تقديم مساهمة فعلية وفعّالة في العمل.

5. دعم الاستقرار التنظيمي

توفير برنامج إعداد ممنهج يُساهم في تقليل الفوضى الإدارية، حيث تُوزّع المهام وتتضح الأدوار منذ البداية، مما يُقلّل من الأخطاء ويُسرّع عملية الاندماج في فريق العمل.

ثانياً: السمات الأساسية لبرنامج إعداد موظفين ناجح

برنامج الإعداد الناجح لا يعتمد على مجرد تقديم كتيب معلوماتي أو جلسة تعريفية واحدة. بل يشمل سلسلة من الأنشطة والممارسات المتكاملة التي تغطي الجوانب المهنية والثقافية والاجتماعية.

– الاستمرارية والتدرج

برنامج الإعداد يجب أن يمتد على مدار عدة أسابيع أو أشهر، وليس يوماً أو يومين فقط. يجب أن يتضمن مراحل مختلفة تُبنى على بعضها البعض بشكل تدريجي، تبدأ من الإجراءات الإدارية وتنتهي بالاندماج الكامل في بيئة العمل.

– التخصيص وفقاً لطبيعة الدور

لكل موظف احتياجات خاصة ترتبط بطبيعة الوظيفة التي يشغلها. لذلك ينبغي أن يكون البرنامج مرناً بما يكفي ليُراعي هذه الخصوصية ويُقدم محتوى متناسباً مع كل دور وظيفي.

– الدمج الثقافي والاجتماعي

إضافة إلى الجوانب التقنية، من المهم جداً تعريف الموظف الجديد بثقافة المؤسسة، وسلوكيات العمل المقبولة، وآليات التواصل، والمسؤوليات الاجتماعية، وذلك من خلال جلسات تفاعلية ولقاءات غير رسمية مع الزملاء والمديرين.

ثالثاً: ثلاثة إجراءات فعّالة لتعزيز المشاركة في العمل عبر برامج الإعداد

الإجراء الأول: بناء تجربة إعداد متمركزة حول الموظف

غالباً ما تفشل برامج الإعداد التقليدية لأنها تضع المؤسسة في المركز، وليس الموظف. بينما تشير الدراسات الحديثة إلى أن بناء برنامج يتمحور حول تجربة الموظف هو مفتاح النجاح. ويمكن تحقيق ذلك عبر:

• تقديم محتوى تفاعلي يُعزز الفهم العميق للمهام والهيكل المؤسسي.

• إشراك الموظف في وضع خطة تطويره الشخصي منذ البداية.

• إتاحة منصات تغذية راجعة تُظهر اهتمام المؤسسة بآرائه وملاحظاته.

عندما يشعر الموظف بأن البرنامج صُمّم خصيصاً له، يتولد لديه شعور بالاهتمام، مما يدفعه نحو التفاعل الإيجابي والاندماج السريع.

الإجراء الثاني: توفير مرشد وظيفي (Mentor)

تلعب برامج الإرشاد دوراً محورياً في تسريع اندماج الموظف الجديد من خلال تقديم الدعم الشخصي والمِهني. وجود مرشد يساعد على:

• تبسيط المفاهيم التنظيمية المعقدة.

• دعم الموظف في التغلب على الصعوبات الأولية.

• تسهيل بناء العلاقات الاجتماعية داخل المؤسسة.

تشير الدراسات إلى أن الموظفين الذين يحصلون على مرشد وظيفي خلال أول 90 يوماً يُظهرون مستويات أعلى من الولاء والانخراط بنسبة تفوق 60% مقارنة بغيرهم.

الإجراء الثالث: قياس فعالية البرنامج باستمرار

لا يمكن تحسين ما لا يُقاس. لذا فإن وضع أدوات لقياس نجاح برنامج الإعداد أمرٌ ضروري. تشمل أدوات القياس:

• الاستبيانات الدورية لقياس رضا الموظف الجديد.

• مؤشرات الأداء المبكر (مثل مدة التعلّم، جودة المهام الأولى، اندماج الفريق).

• مقابلات فردية مع المسؤولين المباشرين.

يُتيح قياس الفعالية مراجعة المحتوى وتعديله بما يتناسب مع احتياجات الموظفين المستقبليين، مما يؤدي إلى تحسين مستمر وفعّال في البرنامج.

جدول: مقارنة بين برامج إعداد فعّالة وغير فعّالة

رابعاً: أثر برنامج الإعداد على الثقافة المؤسسية والمشاركة الوظيفية

الثقافة المؤسسية لا تُبنى عبر الكلمات والشعارات، بل من خلال التجربة اليومية التي يعيشها الموظف. ومن هنا تبرز أهمية برنامج الإعداد كأداة تربط القيم المؤسسية بالممارسات اليومية. يُسهم البرنامج الجيد في ترسيخ مفاهيم التعاون، والاحترام المتبادل، والمساءلة، ويُحفّز الموظفين الجدد على تبني هذه القيم منذ اللحظة الأولى.

وعندما يشعر الموظف أنه جزء من كيان مؤسسي يهتم بنموه المهني والشخصي، فإنه يُظهر التزاماً أكبر، ويشارك بفاعلية في صنع قرارات العمل، ويتبنى مواقف إيجابية تجاه التغيير، ويعمل بروح الفريق، مما يُقلل من النزاعات ويزيد من إنتاجية المؤسسة ككل.

خامساً: بناء ثقافة الإعداد داخل المؤسسة

لكي يكون برنامج الإعداد مستداماً وفعالاً، لا بد من تحويله من مجرد “نشاط موارد بشرية” إلى “ثقافة مؤسسية” يُشارك فيها جميع العاملين. ويتحقق ذلك من خلال:

• تدريب المديرين على مهارات الإعداد والإرشاد.

• إشراك الزملاء في الترحيب بالموظفين الجدد ومساعدتهم.

• بناء نظام رقمي داخلي يسهل الوصول للمعلومات المتعلقة بالإعداد.

• ربط نجاح البرنامج بمؤشرات الأداء المؤسسي على مستوى الأقسام.

خاتمة

يُعد برنامج إعداد الموظفين الجدد حجر الأساس في بناء بيئة عمل صحية ومستدامة. فهو لا يقتصر على تعريف الموظف بمسؤولياته، بل يتعدى ذلك ليؤسس لعلاقة طويلة الأمد بين الموظف والمؤسسة، مبنية على الثقة والاحترام والتعاون. ومع تزايد تحديات سوق العمل وارتفاع تطلعات الكفاءات المهنية، لم يعد بالإمكان تجاهل أهمية هذه المرحلة، بل يجب الاستثمار فيها بكل السبل الممكنة. إن المؤسسات التي تُدرك هذا الواقع وتُفعّل برامج إعداد شاملة وذكية، هي التي ستنجح في استقطاب أفضل المواهب والاحتفاظ بها، وتحقيق التفوق التنافسي المستدام.

المراجع:

1. SHRM (Society for Human Resource Management) – Onboarding Best Practices Report, 2023

2. Gallup – “Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees”, 2022