6 أدوات لبريد جيميل من أجل صندوق وارد أنظف ورسائل أكثر إنتاجية
يعتبر بريد جيميل واحدًا من أكثر خدمات البريد الإلكتروني شيوعًا في العالم، حيث يقدر عدد مستخدميه بمليارات حول العالم. ومع تزايد الاعتماد عليه في الحياة اليومية، سواء للعمل أو الدراسة أو الأمور الشخصية، أصبح من المهم للغاية أن يكون لدى المستخدمين الأدوات التي تساعدهم في تنظيم صندوق الوارد وتحسين إنتاجيتهم في التعامل مع رسائلهم.
تُعد الأدوات المساعدة في إدارة البريد الإلكتروني ضرورية لجعل تجربة استخدام جيميل أكثر سلاسة وفعالية. ولحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات والإضافات التي يمكن أن تُحسن من كفاءة صندوق الوارد في جيميل وتساعد على ترتيب الرسائل بشكل أكثر تنظيماً. في هذا المقال، سنتناول ستة من أفضل هذه الأدوات التي تساهم في زيادة الإنتاجية وتحقيق إدارة أفضل لبريد جيميل.
1. Boomerang for Gmail: إدارة البريد بذكاء وفعالية
تعد إضافة Boomerang واحدة من الأدوات الأكثر شهرة في جيميل التي تساعد على تحسين إدارة البريد الإلكتروني. تتمثل الميزة الرئيسية لهذه الأداة في قدرتها على تأجيل الرسائل الإلكترونية إلى وقت لاحق أو تحديد مواعيد لإرسال الرسائل. مما يتيح للمستخدمين تحديد الوقت المثالي لمتابعة رسائلهم أو إرسال رسائلهم بناءً على توقيت معين.
إلى جانب هذه الميزة، يحتوي Boomerang على أداة مدمجة تسمى “Respondable”، التي تساعد المستخدم على تحسين النصوص المكتوبة عبر تقديم نصائح حول تحسين صياغة الرسالة، مما يجعلها أكثر وضوحًا وجاذبية. كما تمكن الأداة المستخدمين من تنظيم رسائلهم ومتابعتها بسهولة أكبر، مما يساهم في تقليل الفوضى في صندوق الوارد.
2. Clean Email: تنظيف صندوق الوارد من الرسائل غير المهمة
واحدة من أبرز التحديات التي يواجهها مستخدمو بريد جيميل هي الفوضى الناتجة عن تراكم الرسائل غير المهمة أو الرسائل الترويجية. تساعد أداة Clean Email في تنظيف صندوق الوارد بشكل فعال، حيث تقوم هذه الأداة بتحليل البريد الوارد وتصنيف الرسائل إلى مجموعات مختلفة. على سبيل المثال، يمكن تصنيف الرسائل الإخبارية، التنبيهات الاجتماعية، أو الرسائل المكررة لتسهيل معالجتها وحذفها بسهولة.
تتميز Clean Email أيضًا بميزة “الإلغاء التلقائي للاشتراكات”، التي تسمح للمستخدمين بإلغاء الاشتراكات في الرسائل الإخبارية أو التنبيهات الترويجية التي لم يعودوا مهتمين بها. هذا يساهم في تقليل عدد الرسائل غير المرغوب فيها والحفاظ على صندوق وارد نظيف.
3. Gmail Filters and Labels: تنظيم الرسائل باستخدام الفلاتر والوسوم
تعد الفلاتر والوسوم (Labels) من الأدوات الأساسية التي تقدمها جيميل للمستخدمين لتنظيم الرسائل بشكل دقيق وفعال. باستخدام الفلاتر، يمكن للمستخدم تحديد شروط معينة مثل الكلمات المفتاحية، المرسل، أو حتى العنوان، ثم اتخاذ إجراء تلقائي مثل تصنيف الرسائل في مجلدات معينة أو تأشيرها كمقروءة.
عند استخدام الوسوم، يمكن تصنيف الرسائل وفقًا لمواضيع مختلفة أو أنواعها، مما يساعد في فصل الرسائل المهمة عن الرسائل الثانوية. على سبيل المثال، يمكن وضع رسائل العمل تحت وسم “العمل”، بينما يمكن تصنيف رسائل العائلة أو الأصدقاء تحت “الشخصية”. هذه الأدوات تعتبر ضرورية في الحفاظ على تنظيم البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى البحث في الرسائل بشكل يدوي.
4. Unroll.Me: إدارة الاشتراكات بسهولة
أحد أكبر الأسباب التي تؤدي إلى تراكم الرسائل غير المرغوب فيها في جيميل هو الاشتراكات في النشرات الإخبارية أو التنبيهات الترويجية التي لا تنتهي. في هذه الحالة، يمكن لأداة Unroll.Me أن تكون حلاً فعالاً للغاية. تقوم هذه الأداة بتحليل البريد الوارد للعثور على جميع الاشتراكات في النشرات البريدية، ثم توفر للمستخدم إمكانية إلغاء الاشتراك في هذه النشرات بسهولة.
علاوة على ذلك، تقدم Unroll.Me ميزة “Rollup”، التي تسمح للمستخدم بتجميع كافة الرسائل من نفس النوع (مثل النشرات الإخبارية) في رسالة واحدة، مما يقلل من عدد الرسائل الواردة في صندوق الوارد ويسهم في تحسين الإنتاجية.
5. SaneBox: تنظيم البريد الإلكتروني الذكي
تعتبر SaneBox أداة ذكية تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتصنيف الرسائل الواردة في صندوق البريد الإلكتروني بناءً على أولويات المستخدم. بعد استخدام هذه الأداة لفترة قصيرة، تقوم SaneBox بتعلم تفضيلات المستخدم وتبدأ في تصنيف الرسائل بشكل تلقائي إلى مجلدات مخصصة مثل “البريد المهم”، “البريد الترويجي”، “البريد الاجتماعي”، وغيرها.
واحدة من المزايا الرئيسية لـ SaneBox هي ميزة “SaneLater”، التي تقوم تلقائيًا بنقل الرسائل الأقل أهمية إلى مجلد آخر، مما يساعد في تنظيف صندوق الوارد من الرسائل غير الهامة. كما يمكن للمستخدم تحديد مواعيد لتذكيراته حول الرسائل التي يجب متابعتها لاحقًا، مما يسهم في تحسين إدارة الوقت.
6. Gmail Snooze Feature: تأجيل الرسائل للمتابعة لاحقًا
تعتبر ميزة Snooze في جيميل أداة رائعة لمساعدة المستخدمين في تأجيل الرسائل التي لا تحتاج إلى معالجة فورية. عند استخدام هذه الميزة، يمكن للمستخدم تأجيل رسالة إلى وقت لاحق، مما يسمح له بالتركيز على الرسائل الأكثر أهمية في الوقت الراهن. يمكن ضبط هذه الميزة لتأجيل الرسائل لمدة ساعة، يوم، أسبوع، أو حتى تحديد تاريخ ووقت معين لاستلام الرسالة مرة أخرى.
تعتبر ميزة Snooze مثالية لأولئك الذين يرغبون في التخفيف من عبء البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى حذف الرسائل أو معالجتها فورًا. بمجرد أن يحين الوقت المحدد، ستظهر الرسالة في أعلى صندوق الوارد كرسالة جديدة لتذكير المستخدم بها.
في الختام
تعتبر إدارة البريد الإلكتروني في جيميل عملية تتطلب التنظيم والاهتمام بالتفاصيل لضمان أن تبقى الرسائل ذات الأولوية في مكان بارز، بينما يتم التخلص من الرسائل غير المرغوب فيها بشكل فعال. باستخدام الأدوات والإضافات التي تم ذكرها في هذا المقال، يمكن للمستخدمين تحسين تجربة استخدام بريد جيميل بشكل ملحوظ، مما يؤدي إلى صندوق وارد أنظف وأكثر إنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، ستساعد هذه الأدوات على زيادة الكفاءة وتنظيم الوقت، مما يسهل من إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتحقيق أهداف العمل اليومية.
