أسرار تقديم التغذية الراجعة الفعّالة

أربعة أشياء يجب أن يضعها قادة الأعمال في الحسبان قبل إعطاء التغذية الراجعة

يعد تقديم التغذية الراجعة من المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها قادة الأعمال لضمان تحسين الأداء وبناء بيئة عمل منتجة وصحية. لكن إعطاء التغذية الراجعة ليس بالأمر البسيط، حيث يتطلب فهماً عميقاً للطريقة التي يجب أن يتم بها تقديم الملاحظات، إضافة إلى الوعي بعوامل متعددة قد تؤثر في تلقي الأفراد لهذه الملاحظات. قبل أن يقدم أي قائد أعمال التغذية الراجعة، يجب أن يضع في اعتباره أربعة أمور رئيسية تؤثر في فعالية هذه العملية.

1. فهم السياق والوقت المناسب

أحد أهم العوامل التي يجب أن يضعها القائد في اعتباره قبل إعطاء التغذية الراجعة هو السياق الذي يتم فيه تقديم الملاحظات. لا يمكن للقائد أن يوزع ملاحظاته بشكل عشوائي دون النظر في الوضع العام للفريق أو الأفراد. تقديم التغذية الراجعة في الوقت المناسب يمكن أن يكون له تأثير كبير على كيفية استقبال الملاحظات وتطبيقها.

• المواقف العاطفية: يجب أن يكون القائد على دراية بمزاج الموظف أو الفريق في اللحظة التي يتحدث فيها. إذا كان الموظف في حالة من التوتر أو الضغط بسبب مشروع صعب، فقد يكون من الأفضل تأجيل تقديم الملاحظات لحين تهدئة الأمور. ذلك لأن الردود العاطفية غالباً ما تؤثر على استجابة الفرد للتغذية الراجعة، وقد يؤدي تقديم الملاحظات في وقت غير مناسب إلى دفع الموظف للشعور بالإحباط أو الانغلاق بدلاً من الفهم والتحسين.

• توقيت الملاحظات: من الأفضل أن تكون التغذية الراجعة فورية بعد الحدث أو الموقف الذي يتطلب الملاحظة. تقديم الملاحظات بعد فترة طويلة من وقوع الحدث قد يؤدي إلى فقدان سياق الموقف ويجعل من الصعب على الموظف الربط بين الملاحظات والنتائج المترتبة عليها. لذلك، يجب أن يكون القائد حريصاً على تقديم التغذية الراجعة قريباً من وقوع الحادثة، مع مراعاة الظروف المحيطة.

2. التركيز على الأهداف والتحسين المستمر

قبل إعطاء التغذية الراجعة، يجب على القائد أن يضع في اعتباره أهداف الموظف أو الفريق والسياق العام للعمل. التغذية الراجعة ليست مجرد عملية تقييم للأداء، بل يجب أن تهدف إلى تحفيز التحسين المستمر وتوجيه الأفراد نحو تحقيق أهدافهم الشخصية والمهنية. وهذا يتطلب من القائد أن يتبنى منظوراً إيجابياً يساعد على تطوير الأداء بدلاً من مجرد توجيه النقد.

• الربط بالأهداف: القائد الفعّال يدرك أهمية ربط التغذية الراجعة بالأهداف طويلة المدى للموظف أو الفريق. إذا كانت الملاحظات تتعلق بمشروع معين أو مهمة تم إنجازها، فيجب أن تتصل هذه الملاحظات بالأهداف الكبرى التي يسعى الفريق لتحقيقها، مثل تحسين الإنتاجية، رفع كفاءة العمل، أو تطوير المهارات الفردية.

• التوازن بين الإيجابية والنقد: التغذية الراجعة ليست مجرد إشارة إلى الأخطاء، بل يجب أن تشمل أيضاً الجوانب الإيجابية التي تم تحقيقها. على القائد أن يوازن بين تسليط الضوء على النجاحات والأخطاء على حد سواء. هذا التوازن يساعد على تحفيز الموظفين ويشجعهم على تحسين أدائهم بشكل مستمر. فالإشارة إلى النجاحات الصغيرة يمكن أن تعزز من ثقة الموظف بنفسه وتزيد من رغبة الموظف في التطوير.

3. التعرف على الأسلوب الشخصي واحتياجات الموظف

كل فرد في الفريق يختلف عن الآخر، ولذلك يجب أن يراعي القائد الاختلافات الشخصية بين الموظفين عند تقديم التغذية الراجعة. الأسلوب الشخصي، سواء كان موظفاً حساساً أو متمرداً، يمكن أن يؤثر بشكل كبير على كيفية تلقي الملاحظات. هذا يتطلب من القائد أن يكون على دراية بكيفية التواصل مع كل شخص بناءً على شخصيته واحتياجاته النفسية.

• الأسلوب المتنوع في التواصل: بعض الأشخاص يفضلون التغذية الراجعة التي تكون مباشرة وواضحة، في حين أن آخرين قد يحتاجون إلى معالجة أكثر حساسية واحتواء. على القائد أن يختار الأسلوب الذي يتناسب مع شخصية الموظف. فبينما قد يتقبل البعض الملاحظات النقدية دون مشكلة، قد يشعر آخرون بالإحباط أو الجرح إذا تم تقديم الملاحظات بشكل صارم.

• التوجه الشخصي في التغذية الراجعة: يجب على القائد أن يتعرف على احتياجات الموظفين الخاصة، مثل رغبتهم في التطوير المهني أو تحسين المهارات التقنية، وعليه تخصيص التغذية الراجعة لتلائم هذه الاحتياجات. كما يجب أن يكون القائد مستعداً للاستماع إلى الموظف وتقديم الدعم المطلوب للموظفين الذين يحتاجون إلى مساعدة إضافية في تجاوز التحديات.

4. التفاعل المتبادل والرغبة في بناء علاقة ثقة

التغذية الراجعة الفعّالة لا تتم في اتجاه واحد فقط، بل هي عملية تفاعلية حيث يتبادل القائد والموظف الأفكار والآراء. بناء علاقة ثقة بين القائد وموظفيه هو عنصر حاسم في تحسين فعالية التغذية الراجعة. إذا شعر الموظف بأن القائد يدعمه ويسعى لتحقيق مصلحته الشخصية والمهنية، سيكون أكثر تقبلاً للتغذية الراجعة وأكثر استعداداً لتغيير سلوكه أو تحسين أدائه بناءً على الملاحظات التي يتلقاها.

• الاستماع الفعّال: التغذية الراجعة يجب أن تكون عملية تفاعلية حيث يكون لكل طرف صوت. يجب أن يكون القائد مستمعاً جيداً، حيث يجب أن يتيح للموظف فرصة للتعبير عن رأيه وتقديم تفسيرات لأدائه. هذا التفاعل المتبادل يمكن أن يساعد على فهم أفضل للسياق، ومن ثم تقديم ملاحظات أكثر دقة وملاءمة.

• بناء الثقة على المدى الطويل: التغذية الراجعة ليست حدثاً منفرداً بل هي عملية مستمرة. بناء الثقة بين القائد والموظف يتطلب من القائد أن يكون صريحاً ومخلصاً في ملاحظاته، وأن يتجنب المبالغة أو التقليل من قيمة الأداء. يجب أن يشعر الموظف أن الملاحظات التي يتلقاها هي لمصلحته الشخصية والمهنية وليس لتوجيه النقد له فحسب.

خلاصة

يجب على قادة الأعمال أن يكونوا على دراية بأن تقديم التغذية الراجعة يتطلب أكثر من مجرد تقييم للأداء. إنه عملية معقدة تتطلب تفكيراً عميقاً في السياق الذي تُعطى فيه الملاحظات، والأسلوب المتبع في توصيل هذه الملاحظات، وأهداف الموظف وتوجهاته، إضافة إلى الحاجة المستمرة لبناء علاقة ثقة متبادلة. إذا تم مراعاة هذه العوامل الأربعة، فإن التغذية الراجعة يمكن أن تصبح أداة قوية لتحفيز التغيير والتحسين المستمر في بيئة العمل، مما يسهم في تعزيز الإنتاجية وتطوير الأداء بشكل فعال.