6 أدوات لبريد جيميل من أجل صندوق وارد أنظف ورسائل أكثر إنتاجية
يعد “جيميل” واحدًا من أكثر خدمات البريد الإلكتروني استخدامًا في العالم، إذ يقدم لمستخدميه ميزات متعددة تساعد في إدارة الرسائل اليومية. ومع ذلك، قد يواجه الكثير من المستخدمين تحديات في الحفاظ على صندوق الوارد منظمًا وفعالًا. مع تراكم الرسائل المهمة وغير المهمة، يمكن أن يصبح البريد الإلكتروني عبئًا ثقيلًا يؤثر على الإنتاجية. في هذا المقال، سنتناول 6 أدوات تساعد مستخدمي جيميل في الحفاظ على صندوق وارد أنظف، وتقليل الفوضى، وزيادة الإنتاجية في إدارة رسائل البريد الإلكتروني.
1. Clean Email
ماذا يفعل؟
أداة Clean Email هي أداة قوية لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك من الرسائل غير المهمة والبريد العشوائي. يمكن للأداة تصنيف الرسائل في مجموعات، مما يسمح لك بمعالجة الرسائل بشكل أسرع. يتم تصنيف الرسائل بناءً على الأهمية أو الموضوع أو حتى حسب المرسل، مما يسهل اتخاذ الإجراءات المناسبة مثل الأرشفة أو الحذف.
كيف يساعد؟
- تنظيم صندوق الوارد: تساعد Clean Email في تصنيف الرسائل إلى فئات مثل الرسائل الإخبارية، الإعلانات، والمراسلات الشخصية.
- توفير الوقت: من خلال حذف الرسائل المتشابهة أو غير المهمة دفعة واحدة، يمكنك توفير الوقت الذي كان سيُستهلك في التنقل بين الرسائل.
- إلغاء الاشتراكات: الأداة تمكنك من إلغاء الاشتراك في القوائم البريدية المزعجة بشكل جماعي.
مميزات إضافية:
- يمكن استخدام الأداة لمراقبة الرسائل غير المقروءة أو غير المهمة.
- دعم إعداد الفلاتر الخاصة لتصفية الرسائل المتكررة.
2. Boomerang
ماذا يفعل؟
Boomerang هو إضافة لجيميل تقدم لك العديد من الميزات التي تعزز من إنتاجيتك. بفضل هذه الأداة، يمكنك جدولة الرسائل ليتم إرسالها لاحقًا، مما يسمح لك بالتركيز على المهام الأخرى دون الحاجة للقلق بشأن إرسال الرسائل في الوقت المحدد.
كيف يساعد؟
- جدولة الرسائل: تمكنك من إرسال الرسائل في أوقات محددة، مما يسهل تنظيم البريد الإلكتروني بشكل أفضل.
- تذكيرات ذكية: من خلال ميزة “Remind Me”, يمكنك تفعيل تذكيرات لقراءة رسائل لم تقم بالرد عليها.
- المساعدة في التخصيص: يمكنك أيضًا إضافة رسائل متابعة تلقائية إذا لم تتلق ردًا بعد فترة معينة.
مميزات إضافية:
- الرد الآلي: يمكنك إعداد ردود تلقائية على الرسائل التي تتطلب ردًا طويلًا.
- خيار “Inbox Pause”: يمكنك إيقاف وصول الرسائل إلى صندوق الوارد في أوقات معينة، ما يساعد في تقليل التشويش.
3. Unroll.Me
ماذا يفعل؟
Unroll.Me هي أداة تساعدك على تنظيف صندوق الوارد من الرسائل الإخبارية والتحديثات غير المرغوب فيها. تقوم الأداة بجمع جميع الرسائل الإخبارية التي تم اشتراكك فيها في ملف واحد يمكنك الوصول إليه بسهولة.
كيف يساعد؟
- إلغاء الاشتراكات: يمكنك إلغاء الاشتراك في الرسائل غير المرغوب فيها بضغطة واحدة.
- جمع الرسائل الإخبارية: يتم تجميع الرسائل الإخبارية في “Rollup” (ملف مخصص) مما يتيح لك متابعة الأخبار والمستجدات دون أن تملأ صندوق الوارد.
مميزات إضافية:
- الواجهة البسيطة تساعد على التعامل مع الرسائل بشكل أسرع.
- إمكانية تخصيص الواجهة وعرض الرسائل وفقًا للفئة أو الموضوع.
4. SaneBox
ماذا يفعل؟
SaneBox هو أحد أكثر الأدوات تطورًا لإدارة صندوق الوارد في جيميل. يعتمد SaneBox على الذكاء الاصطناعي لتصنيف الرسائل وترتيبها حسب الأولوية. يتم نقل الرسائل غير المهمة إلى مجلدات مخصصة، بحيث لا تزدحم صندوق الوارد.
كيف يساعد؟
- الذكاء الاصطناعي: يقوم SaneBox بتحليل سلوكك في استخدام البريد الإلكتروني، ويصنف الرسائل التي تميل إلى تجاهلها تلقائيًا.
- التنظيف التلقائي: يمكن إعداد الأداة لتنظيف البريد العشوائي تلقائيًا بناءً على أنماط استخدامك.
- ميزة SaneLater: تنقل الرسائل الأقل أهمية إلى مجلد “Later”، مما يسمح لك بالتركيز على الرسائل ذات الأولوية العالية أولًا.
مميزات إضافية:
- إمكانية “التذكيرات الذكية” التي تتيح لك وضع تذكيرات بشأن الرسائل التي لم ترد عليها بعد.
- إدارة متعددة الحسابات: يمكنك ربط أكثر من حساب بريد إلكتروني.
5. Gmail Filters and Labels
ماذا يفعل؟
تعد فلاتر جيميل والأوسمة (Labels) من أكثر الأدوات فاعلية لتنظيم البريد الإلكتروني يدويًا. من خلال فلاتر جيميل، يمكنك تحديد قواعد لترتيب الرسائل بناءً على المرسل، الموضوع، الكلمات الرئيسية، وغيرها من العوامل.
كيف يساعد؟
- إعداد الفلاتر: يمكن للمستخدمين إعداد فلاتر لتوجيه الرسائل إلى المجلدات المحددة أو حذف الرسائل تلقائيًا إذا كانت تتوافق مع معايير معينة.
- العلامات (Labels): يمكنك تخصيص علامات لتصنيف الرسائل بحسب النوع أو الأولوية.
مميزات إضافية:
- تخصيص الإشعارات لتظهر عند وصول رسائل معينة.
- تسريع عملية البحث داخل صندوق الوارد باستخدام الكلمات الرئيسية والعلامات.
6. FollowUpThen
ماذا يفعل؟
FollowUpThen هي أداة ممتازة لتذكيرك بالرسائل المهمة في المستقبل. يمكنك ببساطة إضافة عنوان بريد إلكتروني مخصص في خانة “CC” أو “BCC” عند إرسال رسالتك، وسيقوم النظام بإرسال تذكير في الوقت المحدد.
كيف يساعد؟
- التذكيرات الذكية: تتيح لك هذه الأداة إعداد تذكيرات للمتابعة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمامك لاحقًا.
- إدارة الأعمال: يمكن استخدام الأداة لمتابعة المهام التي يجب عليك إتمامها في المستقبل.
مميزات إضافية:
- تخصيص المواعيد والتوقيتات لتذكيرات دقيقة.
- العمل مع جميع الحسابات البريدية من جيميل.
الختام
إدارة البريد الإلكتروني هي مهارة أساسية لكل شخص في عصر المعلومات الحديث، وخاصة عندما يتعلق الأمر بجيميل. باستخدام الأدوات الست المذكورة أعلاه، يمكنك جعل صندوق الوارد أكثر تنظيمًا وأقل فوضى، مما يتيح لك التركيز على ما هو أكثر أهمية. من خلال تحسين إنتاجيتك وتبسيط عملية إدارة البريد الإلكتروني، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك والتفاعل بشكل أكثر كفاءة مع زملائك وعملائك.