يعد التشتت في بيئة العمل من أكبر العوائق التي قد تؤثر على الإنتاجية والكفاءة، حيث يتسبب في تأخير إنجاز المهام وتراكم المسؤوليات بشكل يؤدي إلى شعور بالإرهاق والضغط النفسي. ولحسن الحظ، هناك مجموعة من النصائح الفعّالة التي يمكن أن تساعد في تجنب التشتت وزيادة التركيز أثناء العمل. سنستعرض في هذا المقال بعضًا من هذه النصائح التي تساهم في تحسين بيئة العمل وتعزيز الأداء الشخصي.
1. تنظيم البيئة المحيطة
أحد الأسباب الرئيسية للتشتت هو البيئة المحيطة التي يمكن أن تكون مليئة بالضوضاء والعديد من الملهيات. لذا فإن أول خطوة في تقليل التشتت تكمن في تنظيم بيئة العمل. يجب التأكد من أن المكان الذي تعمل فيه خالي من المشتتات مثل الهواتف المحمولة، التحديثات المستمرة على وسائل التواصل الاجتماعي، أو حتى المحادثات الجانبية مع الزملاء. حاول ترتيب مكتبك بحيث يحتوي فقط على الأشياء الضرورية التي تحتاج إليها في مهامك اليومية.
كما أن تحسين الإضاءة والتهوية في مكان العمل يعزز من التركيز ويساعد على تقليل التعب الذهني الناتج عن بيئة غير مريحة.
2. تحديد الأولويات واستخدام قوائم المهام
إحدى الطرق الفعالة لتجنب التشتت هي تحديد الأولويات اليومية. من خلال وضع قائمة مهام واضحة ومنظمة، يمكنك معرفة ما هو الأكثر أهمية ويحتاج إلى إنجاز أولًا. يمكن استخدام أسلوب تقسيم المهام إلى فئات متعددة (مثلاً: مهام عاجلة، مهام مهمة، مهام يمكن تأجيلها)، مما يسهل تنظيم وقتك ويقلل من الشعور بالضياع بين المهام.
3. تخصيص أوقات محددة للعمل والتركيز
من المهم تخصيص أوقات معينة للعمل بتركيز تام دون انقطاع. يمكنك تحديد فترات زمنية محددة للعمل على مهمة واحدة فقط، مثل تقنية “بومودورو” التي تعتمد على العمل لمدة 25 دقيقة مع أخذ استراحة قصيرة بعد كل فترة. هذا النوع من الجدولة يتيح لك الحفاظ على التركيز مع الحفاظ أيضًا على مستوى مرتفع من الطاقة طوال اليوم.
4. تجنب تعدد المهام
يعتقد البعض أن تعدد المهام هو طريقة فعالة لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل، لكن الدراسات أظهرت أن تعدد المهام يؤدي إلى تراجع الإنتاجية وزيادة التشتت. بدلاً من ذلك، يجب أن تركز على مهمة واحدة في كل مرة، مما يعزز من الكفاءة والدقة في الأداء. عندما تعمل على شيء واحد فقط، يمكنك إعطاء كامل انتباهك له وتجنب الأخطاء الناتجة عن تداخل المهام.
5. استخدام تقنيات التحكم في الوقت
يعتبر التحكم في الوقت أحد العوامل المهمة في تجنب التشتت. يمكن استخدام أدوات وتقنيات مثل التقويمات الرقمية أو تطبيقات إدارة الوقت لتنظيم يومك بشكل أكثر فعالية. عند تحديد أوقات معينة للمهام المختلفة خلال اليوم، يمكنك ضمان أن كل لحظة من وقتك موجهة نحو شيء منتج. أيضًا، يجب أن تكون مستعدًا لتعديل خطتك إذا حدث شيء غير متوقع، ولكن دون أن تخرج عن المسار.
6. إيقاف التنبيهات والإشعارات
الهواتف الذكية والكمبيوتر الشخصي مليئة بالتنبيهات والإشعارات التي تجذب انتباهك طوال الوقت. هذه الإشعارات قد تكون من تطبيقات المراسلة، البريد الإلكتروني، أو حتى وسائل التواصل الاجتماعي. من المهم إيقاف هذه التنبيهات أثناء العمل على مهام تتطلب التركيز. بإيقاف الإشعارات، تمنح نفسك فرصة للعمل بشكل مستمر ودون انقطاع.
7. تخصيص فترات استراحة
من المهم أخذ فترات استراحة قصيرة طوال اليوم لتجديد النشاط. في بيئة العمل الحديثة، قد يكون من السهل الانشغال دون أخذ فترات راحة، ولكن هذا قد يؤدي إلى الإرهاق العقلي والبدني. حاول القيام ببعض الأنشطة البسيطة خلال فترات الاستراحة، مثل التمدد أو المشي القصير، لإعادة شحن طاقتك وبالتالي تعزيز قدرتك على التركيز عند العودة للعمل.
8. تقنيات التنفس والتركيز العقلي
القلق والضغط النفسي هما من المسببات الرئيسة للتشتت. يمكن للتقنيات النفسية مثل التنفس العميق أو التأمل أن تساعد في تهدئة العقل وزيادة التركيز. على سبيل المثال، حاول تخصيص دقائق قليلة في بداية اليوم أو أثناء فترات الراحة لممارسة التنفس العميق أو تمارين الاسترخاء، فهذا سيساعد على تقليل مستويات التوتر وتحسين التركيز.
9. تحديد وقت لانتهاء العمل
من المهم أيضًا أن تعرف متى يجب التوقف عن العمل. إذا كنت تعمل لفترات طويلة دون تحديد وقت نهائي للانتهاء من المهام، فقد يؤدي ذلك إلى شعور دائم بالتشتت والتراكم. تحديد موعد نهائي لكل مهمة والعمل ضمن إطار زمني محدد يساعد على زيادة الإنتاجية ويقلل من احتمالية التشتت بسبب التفكير في المهام غير المنتهية.
10. ممارسة الرياضة بانتظام
تؤثر الصحة الجسدية بشكل مباشر على مستوى التركيز العقلي. ممارسة الرياضة بانتظام تساعد على تنشيط الدورة الدموية وزيادة مستوى الأوكسجين في الدم، مما يساهم في تحسين القدرة على التفكير والتركيز. حتى إذا كانت الرياضة تتمثل في تمارين خفيفة مثل المشي أو اليوغا، فإن ذلك يسهم بشكل كبير في تقليل التشتت العقلي وزيادة الطاقة.
11. تحديد أهداف واقعية
إن وضع أهداف كبيرة قد يؤدي إلى شعور بالإحباط بسبب صعوبة تحقيقها في وقت محدود. لذلك، من المهم أن تضع أهدافًا واقعية وصغيرة يمكن تحقيقها بسهولة، مما يمنحك شعورًا بالإنجاز ويزيد من تحفيزك للعمل. تقسيم الأهداف الكبيرة إلى خطوات أصغر يساعد على تنظيم الجهد وتوجيه الانتباه نحو تحقيقها دون تشتت.
12. تقليل التفاعل الاجتماعي غير الضروري
في بيئة العمل الجماعي، قد يكون من الصعب تجنب المحادثات الجانبية والتفاعل مع الزملاء بشكل مستمر. إلا أن التفاعل الاجتماعي غير الضروري يمكن أن يكون أحد أكبر مصادر التشتت. لتجنب ذلك، حاول تحديد أوقات معينة للتفاعل مع الزملاء والتركيز خلال بقية الوقت على مهامك الخاصة.
13. تعلم فن “قول لا”
أحيانًا قد نكون عرضة للقبول بجميع الطلبات التي تأتي من الزملاء أو المديرين، حتى لو كانت تؤثر على مهامنا الأصلية. تعلم كيف تقول “لا” بشكل مهذب ولكن حازم يمكن أن يساعد في تقليل الضغط الناتج عن مهام إضافية قد تكون غير ضرورية في الوقت الحالي. من خلال تحديد أولوياتك والعمل على ما هو أهم، يمكنك تجنب التشتت الناتج عن التزامات غير ضرورية.
14. استخدام التكنولوجيا لتقليل التشتت
تعتبر التكنولوجيا أداة قوية في تحسين الإنتاجية، ولكن إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح، قد تصبح مصدرًا للتشتت. هناك العديد من التطبيقات التي تساعد على تقليل التشتت، مثل التطبيقات التي تمنع الوصول إلى مواقع التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل، أو تلك التي تساعد على تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة. استثمار الوقت في التعرف على هذه الأدوات واستخدامها يمكن أن يكون له تأثير كبير على تحسين التركيز وزيادة الإنتاجية.
15. الاستعانة بالزملاء عند الحاجة
إذا شعرت أن التشتت يزداد بسبب عبء العمل الزائد أو انعدام الإرشادات الواضحة، يمكن أن يساعدك التحدث مع زملائك أو مديرك في تحديد طرق لتوزيع المهام بشكل أكثر فاعلية. التعاون مع الآخرين في تحقيق أهداف مشتركة يمكن أن يعزز من التزامك بالمهام ويقلل من الشعور بالتشتت.
بتطبيق هذه النصائح، يمكنك تعزيز تركيزك وتقليل التشتت، مما يسهم في تحسين الأداء الشخصي وزيادة الإنتاجية.
