تعتمد الخصائص الأساسية لآلات التصوير والطباعة المستخدمة في العمل على احتياجات الشركة أو المؤسسة أو الفرد الذي يستخدمها. ومن بين الخصائص الأساسية التي يجب البحث عنها في آلات التصوير والطباعة المستخدمة في العمل:
1- الوظائف والتقنيات: يجب البحث عن الميزات التي تحتاجها الشركة أو المؤسسة في تتبع وإدارة المستندات ومن ضمنها عدد الصفحات التي يمكنها طباعتها في الدقيقة والقدرة على الطباعة على الجانبين وإمكانية الطباعة عن بعد.
2- جودة الطباعة: يجب البحث عن آلات التصوير والطباعة التي توفر جودة عالية في الطباعة والتصوير وتتمتع بدقة الصورة.
3- المساحة والسعر: يجب البحث عن الآلات التي تناسب مساحة العمل وتتمتع بسعر مناسب.
4- السرعة: يجب البحث عن آلات التصوير والطباعة التي تقدم سرعة عالية في العملية ولا تتسبب في تأخير العمل.
5- إدارة التكاليف: يجب البحث عن الآلات التي يمكن إدارة تكاليفها بشكل فعال، كما ينبغي البحث عن الآلات التي تستهلك كمية أقل من الحبر والورق.