1. التحضير والتخطيط: قبل الدخول في أي مفاوضات، يجب على المسافر التجاري التحضير والتخطيط للقاء الشريك التجاري. يجب دراسة ما يتعلق بالقطاع الذي ينتمي له الشريك، وأسعار الفنادق والطيران، والعادات والتقاليد في البلد المعني، ومعرفة الأماكن السياحية المميزة التي يمكن زيارتها.
2. الاستماع الفعال: يجب على المسافر التجاري الاستماع بعناية لمتطلبات الشريك التجاري ومعرفة احتياجاته. هذا يساعد على تحديد العوائق التي يمكن أن تواجه الشركة في البلد الأجنبي وتساعد في إزالتها.
3. الاهتمام بالتفاصيل: يجب تركيز الاهتمام على التفاصيل الدقيقة، مثل خطط السفر، وحجوزات الفنادق، والأنشطة المختلفة. إذا تم التركيز على هذه النقاط، يمكن تنظيم كل شيء وتجنب المشاكل المحتملة خلال الرحلة.
4. الخيارات المدروسة: يجب اختيار الخيارات المناسبة والمدروسة بعناية، مثل الفنادق ذات الأسعار المعقولة والقريبة من مواقع الاجتماعات التي سيتم الحضور إليها. كما يجب اختيار خيارات للترفيه الراقية لإظهار جانب الضيافة والاهتمام بالضيوف.
5. التسوية الرشيدة: يجب العمل على التسوية الرشيدة في حالة الخلافات أثناء الرحلة، وتجنب الازدواجية في الرأي وعدم إثارة المشاكل. يجب العمل مع الشريك التجاري لإيجاد حلول للمشاكل الموجودة بحيث تكون منتجة وفعالة.