هناك عدة حالات تستدعي استبدال آلات التصوير والطباعة بأخرى جديدة، بما في ذلك:
1- عندما يصبح أداء الآلة سيئًا ولا يمكن إصلاحه بتكلفة معقولة.
2- عندما تصبح قطع غيار الآلة غير متوفرة أو مكلفة جدًا.
3- عندما تتوقف الآلة عن العمل بشكل مستمر وتؤثر على إنتاجية العمل.
4- عندما تحتاج الشركة إلى ميزات جديدة أو تقنيات أحدث غير متاحة في الآلة الحالية.
5- عندما تكون تكلفة الصيانة المستمرة أو تكاليف الحبر والورق مرتفعة بشكل لا يمكن تبريره.
6- عندما يكون هناك تغير في احتياجات الشركة وتتطلب آلة أكثر قدرة أو سرعة أو دقة.
بشكل عام ، يجب أن يتم تقييم الحالة الحالية لآلة التصوير والطباعة وتكلفة الاستبدال والتحسينات المحتملة قبل اتخاذ قرار بشأن استبدالها.