تتألف الرسالة من عدة أجزاء، وهي:
1. المرسل والمستلم: هما الأشخاص اللذان يقومان بتبادل الرسالة.
2. الموضوع: يحدد الموضوع الذي يتناوله الرسالة ويعبر عن محتواها.
3. الفقرات: تتضمن الرسالة عددًا من الفقرات، وتقسم إلى فقرات متعلقة بنقط محددة.
4. البيانات: تشمل الأحكام والمعلومات التي تريد الرسالة توصيلها.
5. التوقيع: يحوي التوقيع الاسم والمنصب ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني قد يستخدمه المستلم للتواصل بشأن الرسالة.
6. المرفقات: تتضمن الرسالة أية ملفات أو وثائق أخرى تريد إرفاقها للمستلم.