1- تحديد احتياجات الشركة: يجب فهم طبيعة العمل لدى الشركة واحتياجاتها في مجال التصوير والطباعة، مثل عدد الصفحات التي تحتاج إلى طباعتها، والحاجة للطباعة الملونة أو الأبيض والأسود.
2- مقارنة الأسعار: يجب على الشركة مقارنة أسعار المعدات من مختلف الشركات، ومعرفة الميزات المختلفة ومدى حاجتها إليها.
3- مراجعة الخيارات: يجب على الشركة النظر في الخيارات الأخرى، مثل الإيجار والتأجير بدلاً من الشراء.
4- الاستفادة من العروض والتخفيضات: يتوفر عادة عروض وتخفيضات على آلات التصوير والطباعة، يمكن للشركة الاستفادة منها للحصول على أفضل قيمة مقابل المال المستثمر.
5- التدريب: يجب أن تخصص الشركة ميزانية لتدريب الموظفين على استخدام الآلات والجهاز وصيانتها بشكل سليم.
6- الصيانة والدعم الفني: يجب على الشركة الاهتمام بالصيانة الدورية للآلات والحصول على دعم فني لحل أي مشكلات تنشأ. يمكن تخصيص ميزانية لذلك للحفاظ على الآلة في حالة جيدة لأطول فترة ممكنة.