يتم تعقب الطلبات باستخدام برنامج الإدارة التنفيذية عن طريق اتباع الخطوات التالية:
1- تسجيل الطلب في النظام: يتم تسجيل الطلب في النظام من قِبل المستخدم المخول بذلك.
2- منح الطلب أولوية: يتم تحديد أولوية الطلب حسب طبيعته وأهميته.
3- إحالة الطلب إلى المسؤول المختص: يتم إحالة الطلب إلى المسؤول المختص بالمهمة المطلوبة.
4- اعتماد المسؤول على الطلب: يقوم المسؤول بمراجعة الطلب وتقييمه، ثم يعتمد عليه ويتخذ الخطوات اللازمة.
5- تحديث حالة الطلب: يتم تغيير حالة الطلب في النظام من “قيد المعالجة” إلى “انتهى” عند اكتمال المهمة المطلوبة.
6- الرصد والتقارير: يتم رصد الأداء وعمل تقارير دورية، لمعرفة مدى استجابة النظام للطلبات ومدى الوفاء بالجدول الزمني المحدد.