يحتفظ المحاسبون بسجلات محاسبية عند إجراء أي عملية مالية، وذلك لتوثيق هذه العمليات والحفاظ على تاريخ المؤسسة المالي. وتحتوي هذه السجلات على العديد من المعلومات المهمة مثل:
1- الاسم الكامل للمؤسسة.
2- التاريخ الكامل لتاريخ العملية المالية، مع تحديد اليوم والشهر و السنة.
3- عدد الوثائق والفواتير المرتبطة بالعملية المالية.
4- وصف كامل للحسابات المرتبطة بالعملية المالية.
5- مقدار العملة المتعلقة بالعملية المالية.
وبشكل عام، تتم عملية تسجيل هذه السجلات في برامج المحاسبة الإلكترونية التي تستخدمها المؤسسات والشركات. ويتم التأكد من دقة هذه السجلات من قبل مدقق الحسابات والمنظمات المالية.