يتم استخراج التقارير عند استخدام برامج الأتمتة المكتبية عادةً من خلال الخطوات التالية:
1- تحديد المجال الذي ستتم تقريره.
2- تحديد البيانات التي ستستخدم في إنشاء التقرير.
3- استخدام الأدوات والوظائف الموجودة في البرنامج لجمع البيانات وفرزها وترتيبها على النحو المطلوب.
4- تحديد النموذج الذي سيتم استخدامه لعرض البيانات وتنظيم العرض وفقًا للاحتياجات المحددة.
5- حفظ التقرير الذي تم إنشاؤه على شكل ملف.
6- إدخال أي إجراءات إضافية أو تعديلات لتحسين وتعديل التقرير حسب الضرورة.
7- تصدير التقرير بالصيغة المطلوبة وإرساله إلى المستخدمين الذين يحتاجون إليه.