يتم احتساب الفائض أو العجز في المحاسبة عن طريق مقارنة ما تم صرفه من الأموال مع ما كان مقرراً صرفه وفقاً للميزانية المعدة.
– في حالة وجود فائض، يكون ذلك عندما يتم صرف مبلغ أقل من الميزانية وبالتالي يتبقى جزء من الميزانية لاستخدامه في مشاريع أخرى أو تخفيف الديون.
– في حالة وجود عجز، يكون ذلك عندما يتم صرف مبلغ أكبر من الميزانية المخصصة مما يؤدي إلى تراكم الديون أو تعطيل المشاريع المخططة.
ومن أجل تقدير الفائض أو العجز بشكل دقيق، يجب على المحاسبين تسجيل جميع المعاملات المالية التي تتضمن الإيرادات والنفقات والديون والتدفقات النقدية. كما يجب المقارنة بين الميزانية المعدة والميزانية الفعلية في نهاية الفترة المحاسبية لتحديد الفائض أو العجز.