تكون الملاحظات الذكية عندما تكون:
1- مفصلة ودقيقة: تشمل تفاصيل مهمة ومفيدة وتحتوي على قائمة بالمهام المطلوبة والتواريخ المهمة.
2- قابلة للتحرير: يمكن تعديلها وإضافة معلومات جديدة في أي وقت.
3- سهلة الوصول إليها: يجب أن تكون متاحة على الأجهزة المختلفة مثل الهاتف المحمول والحاسوب.
4- ذاتية الفهم: تستخدم التقنيات الذكية لتفهم الملاحظات وتصنيفها وترتيبها تلقائيًا.
5- متصلة: تسمح للمستخدمين بمشاركة الملاحظات والعمل معًا عليها والوصول إلى المعلومات المشتركة.