الاجتماعات التي يجب تخطيها عند العمل من المنزل: كيف تُحسن الإنتاجية وتبقى مركزًا على الأهداف
في عالم اليوم المتسارع، أصبح العمل عن بُعد نمطًا شائعًا للكثير من الموظفين حول العالم. مع تطور التكنولوجيا وظهور أدوات الاتصال المتقدمة، أصبح من السهل التواصل مع الفريق أو العملاء من خلال الاجتماعات الافتراضية. ومع ذلك، يعاني العديد من العاملين عن بُعد من الانغماس في الاجتماعات المتكررة وغير الفعّالة، والتي تستهلك وقتًا ثمينًا كان من الممكن استغلاله في إنجاز المهام. في هذا المقال، سنتناول أنواع الاجتماعات التي يجب تخطيها عند العمل من المنزل وكيفية تحسين الإنتاجية والتركيز على الأهداف الأساسية.
1. الاجتماعات غير الضرورية
أحد أكبر التحديات التي يواجهها العاملون عن بُعد هو الاجتماعات التي يتم تحديدها دون الحاجة الفعلية إليها. قد يحدث هذا بسبب ميل بعض الفرق إلى تحديد اجتماعات دورية غير ذات فائدة حقيقية. مثلًا، قد يتم تحديد اجتماعات أسبوعية لمناقشة تقدم المشروع في حين أن التحديثات يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو من خلال أدوات التعاون مثل “تريلو” أو “أسانا”.
إذا كان الاجتماع لا يضيف قيمة واضحة لعملك أو لا يقدم حلولًا فورية للمشاكل التي تواجهك، فربما يكون من الأفضل تخطيه. قبل تحديد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا أم لا، يجب أن تسأل نفسك:
-
هل هناك أجندة واضحة للاجتماع؟
-
هل يمكن التواصل بالبدائل مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل الداخلية؟
-
هل سيزيد هذا الاجتماع من إضاعة الوقت أم سيسهم في تحقيق تقدم ملموس في العمل؟
2. الاجتماعات الطويلة التي تفتقر إلى التوجيه الواضح
في بيئة العمل عن بُعد، تتفاقم مشكلة الاجتماعات الطويلة التي تفتقر إلى التوجيه الدقيق. قد ينتهي بك الأمر في اجتماع يمتد لساعات عدة لمناقشة قضايا غير متعلقة مباشرة بمسؤولياتك، أو قد تجد أن الأجندة تصبح مشوشة وغير واضحة مع مرور الوقت. يؤدي هذا إلى تشتت الانتباه وفقدان الفعالية.
لحل هذه المشكلة، يجب أن تكون الاجتماعات مختصرة قدر الإمكان. إذا كنت مديرًا أو مسؤولًا في فريق عن بُعد، من الضروري أن تحدد زمنًا معينًا للاجتماع وأن تلتزم به. إذا كانت الأجندة طويلة جدًا، يمكنك تقسيم الموضوعات على عدة اجتماعات أصغر. كما يمكن تبني “اجتماعات الوقوف” (Standing Meetings)، وهي اجتماعات قصيرة تهدف إلى تقديم التحديثات السريعة، بحيث لا يستغرق أي شخص أكثر من 15-20 دقيقة للحديث عن تقدم عمله.
3. الاجتماعات التي لا تساهم في اتخاذ قرارات فورية
إذا كانت الاجتماعات لا تؤدي إلى اتخاذ قرارات حاسمة أو لا تساهم في إنجاز المهام الحالية، فهي غالبًا ليست ضرورية. يعتبر التواصل الفعال عن بُعد جزءًا أساسيًا من النجاح، وإذا كنت تجد نفسك في اجتماعات تقتصر على المناقشات العامة دون الوصول إلى حلول عملية، يمكنك تخطيها.
على سبيل المثال، الاجتماعات التي تناقش المشاكل الحالية ولكن لا تقدم أية حلول فورية، أو الاجتماعات التي تعقد لمجرد النقاش حول أفكار لا تزال في مرحلة التفكير، لا تعود بأي فائدة عملية على تقدم العمل. إذا كان هناك حاجة ماسة لمناقشة مشكلة محددة، فيجب تخصيص الاجتماع للأفراد الذين هم في الواقع جزء من الحل.
4. الاجتماعات التي تقتصر على تقارير الحالة
من الأمور التي قد تستهلك الوقت في بيئة العمل عن بُعد، هي الاجتماعات التي تركز فقط على تقارير الحالة أو التحديثات الأسبوعية. في الوقت الذي يمكن أن تكون فيه هذه التحديثات مهمة، فإن من الأفضل أن يتم مشاركتها بشكل مكتوب أو عبر أنظمة الإدارة الرقمية مثل Slack أو Microsoft Teams. يمكن للموظفين ببساطة إرسال تحديثاتهم عبر هذه الأدوات بدلًا من الاجتماع طوال الوقت لمناقشتها.
بعض الفرق قد تظن أن هذه الاجتماعات تساعد في تعزيز التواصل والمشاركة، لكنها في الواقع تؤدي إلى تكرار المعلومات وتشتت الانتباه عن المهام الأساسية.
5. الاجتماعات غير المجدولة بشكل مناسب
هناك أوقات تجد فيها دعوات للاجتماعات تظهر فجأة في جداولك، أحيانًا في آخر لحظة أو بدون تنسيق معك. في بيئة العمل عن بُعد، من الضروري احترام مواعيد الآخرين وعدم تحديد اجتماعات دون تنسيق مسبق. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون هذه الاجتماعات مدفوعة بنوايا طيبة، مثل تسريع العمليات أو التواصل السريع بشأن مشكلة طارئة. لكن إذا كانت هذه الاجتماعات غير منظمة بشكل مناسب أو تضع عبئًا إضافيًا على الوقت الشخصي للموظف، فإنها تضر أكثر مما تنفع.
6. الاجتماعات التي يتم تحديدها بدون أهدف واضحة
عند العمل عن بُعد، يجب أن يكون لكل اجتماع هدف واضح، أما الاجتماعات التي تفتقر إلى الأهداف المحددة فتعتبر مضيعة للوقت. من الضروري أن يعرف كل مشارك في الاجتماع سبب دعوته إليه وما يُتوقع منه. إذا لم يكن هناك هدف محدد، أو إذا كان الاجتماع مجرد فرصة “للحديث” دون نتائج ملموسة، فإنه من الأفضل تجنب هذا الاجتماع أو إعادة تقييم قيمته.
7. الاجتماعات التي تتم بشكل متكرر دون تقدم حقيقي
من المشاكل التي قد تواجهها الفرق التي تعمل عن بُعد هي الاجتماعات المتكررة التي لا تشهد أي تقدم ملموس. إذا كانت الاجتماعات تتكرر باستمرار دون أي تقدم ملحوظ في العمل، فهذا يشير إلى أن هناك خللًا في التواصل أو في استراتيجيات العمل المتبعة. الحل في هذه الحالة هو مراجعة الجدوى من هذه الاجتماعات والتأكد من أنها تساعد في تقدم العمل الفعلي، أو قد يكون من الأفضل دمجها في اجتماع واحد شامل بدلًا من الاجتماعات المتفرقة.
8. الاجتماعات التي تقتصر على الموظفين غير المعنيين
عند العمل عن بُعد، من المهم التأكد من أن الأشخاص المدعوين للاجتماع هم فقط أولئك الذين يحتاجون فعلًا للمشاركة في المناقشة واتخاذ القرارات. في بعض الأحيان، يتم دعوة عدد كبير من الأشخاص دون أن يكون لهم دور حقيقي في الاجتماع، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت وتشويش الأهداف.
قبل إرسال دعوة للاجتماع، يجب تحديد بوضوح من يحتاج إلى الحضور، خاصة إذا كان الاجتماع مخصصًا لمناقشة قضايا تتعلق بفريق معين أو قسم معين.
9. الاجتماعات التي تشكل عبئًا إضافيًا على الجدول الزمني
تعتبر الاجتماعات التي تضيف عبئًا إضافيًا إلى جدول أعمال الموظف دون تقديم قيمة حقيقية عبئًا على الإنتاجية. على سبيل المثال، قد تجد نفسك مجبرًا على حضور اجتماع لمدة ساعة حول موضوع غير ذي صلة بالمهام التي تقوم بها حاليًا. في هذه الحالة، من الأفضل التحدث مع المسؤول عن تنظيم الاجتماعات وتوضيح أن حضور هذا النوع من الاجتماعات لا يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة.
10. الاجتماعات التي تركز على التفاصيل الصغيرة
أحيانًا، تزدحم الاجتماعات بكثرة التفاصيل الصغيرة والفرعية التي يمكن حسمها من خلال تواصل مباشر أو عبر البريد الإلكتروني. الاجتماعات التي تناقش التفاصيل الدقيقة دون رؤية شاملة للمشروع تُعتبر غير فعّالة، خاصة عندما يكون لديك مهام أخرى أكثر أهمية.
كيفية تحسين الإنتاجية وتقليل الاجتماعات غير الضرورية
-
التواصل الواضح والمباشر: يجب أن يكون التواصل عبر القنوات الرقمية واضحًا ومباشرًا. استخدم أدوات التعاون مثل البريد الإلكتروني، وتطبيقات المراسلة المباشرة، وبرامج إدارة المشاريع لتحديث الفريق بدلاً من الاجتماعات المتكررة.
-
تحديد وقت محدود لكل اجتماع: حدد وقتًا معقولًا لكل اجتماع، وتأكد من أن الجميع يحترم هذا الوقت. استخدم أدوات مثل “توقيت Zoom” أو تطبيقات مشابهة لضبط الوقت.
-
الأجندة المدروسة: كل اجتماع يجب أن يكون له أجندة واضحة ومحددة مسبقًا. هذا يساعد المشاركين في التحضير والتركيز على النقاط الأكثر أهمية.
-
الالتزام بالنتائج: تأكد من أن الاجتماعات تؤدي إلى قرارات قابلة للتنفيذ. لا تكتفي بالمناقشات العامة دون الوصول إلى نتائج ملموسة.
-
الاستفادة من الأساليب المرنة: إذا كان الاجتماع لا يتطلب تفاعلًا مستمرًا بين جميع الأعضاء، يمكن استخدام الرسائل الصوتية أو الفيديو المسجل بدلاً من تنظيم اجتماع مباشر.
الختام
تُعتبر الاجتماعات جزءًا أساسيًا من بيئة العمل عن بُعد، لكنها قد تتحول إلى عبء إذا لم تتم إدارتها بشكل فعال. من خلال تجنب الاجتماعات غير الضرورية أو تلك التي تستهلك وقتًا دون تحقيق نتائج ملموسة، يمكن زيادة الإنتاجية وتحقيق التقدم الفعلي في العمل.
