كيفية التعامل مع الرسائل المزعجة في العمل عن بُعد

5 نصائح للتعامل مع الرسائل المزعجة والمديرين المزعجين في العمل عن بُعد

يُعد العمل عن بُعد تجربة حديثة نسبيًا للكثيرين، وعلى الرغم من فوائده المتعددة مثل الراحة وتوفير الوقت والمرونة، إلا أنه يواجه العديد من التحديات التي قد تؤثر على الإنتاجية والتركيز. واحدة من أبرز هذه التحديات هي الرسائل المزعجة من الزملاء والمديرين، بالإضافة إلى الضغط الناتج عن التواصل المستمر في بيئة العمل الافتراضية. في هذه المقالة، نقدم لك خمس نصائح عملية للتعامل مع الرسائل المزعجة والمديرين المزعجين في العمل عن بُعد، بطريقة تساعدك على الحفاظ على هدوئك وزيادة إنتاجيتك.

1. وضع حدود واضحة وتحديد ساعات العمل

أحد أكبر التحديات التي يواجهها الموظفون في بيئة العمل عن بُعد هو التداخل بين الحياة الشخصية والعملية. قد تظل الرسائل تتدفق إليك في أوقات غير مناسبة أو قد يرسل لك المدير طلبات متعددة طوال اليوم دون اعتبار لجدولك الزمني. الحل الأول لهذه المشكلة هو وضع حدود واضحة مع الجميع، بدءًا من مديرك وحتى الزملاء.

حدد ساعات العمل الرسمية الخاصة بك، وكن صريحًا في إعلام الجميع بها. على سبيل المثال، يمكنك تحديد أنك ستكون متاحًا فقط من الساعة 9 صباحًا إلى 5 مساءً، وأي تواصل خارج هذه الساعات سيكون ضمن إطار طارئ. بالنسبة للرسائل العاجلة، حاول تنظيم أوقات معينة للرد عليها بدلاً من الرد فورًا على كل إشعار يأتيك. تذكر أن قدرتك على الفصل بين العمل والحياة الشخصية هو أمر أساسي للحفاظ على توازن صحي.

2. استخدام أدوات إدارة المهام والرسائل بشكل فعال

أدوات إدارة المهام والاتصالات أصبحت جزءًا أساسيًا من بيئة العمل عن بُعد. لتقليل الرسائل المزعجة وضمان عدم تشتت انتباهك، يمكنك الاستفادة من هذه الأدوات لتصنيف الرسائل وتحديد أولوياتها. على سبيل المثال، استخدم أدوات مثل “تريلو” أو “أسانا” لتنظيم المهام وتحديد مواعيد تسليمها. بهذه الطريقة، سيكون لديك رؤية واضحة لكل ما تحتاج إلى فعله ولن تضطر إلى الرد على الرسائل المزعجة فورًا.

استخدم أيضًا خاصية “وضع عدم الإزعاج” في تطبيقات المحادثات مثل “Slack” أو “Teams”. هذه الميزة تتيح لك إيقاف إشعارات الرسائل لمدة معينة، مما يساعدك على التركيز في مهامك دون أن تكون مقيدًا بالتواصل المستمر. يمكنك تخصيص هذه الأدوات حسب أولوياتك، بحيث تستطيع التفاعل فقط مع الرسائل التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

3. تحديد التواصل المكتوب بشكل مهني وواضح

عندما تتعامل مع رسائل غير مرغوب فيها أو إشعارات متكررة من مديرك، قد تشعر بالإحباط. أحد الطرق الفعّالة للتعامل مع ذلك هو تحسين الطريقة التي تتواصل بها. حاول أن تكون دائمًا مهنيًا وواضحًا في ردودك على الرسائل، وابتعد عن الردود العاطفية أو المتسرعة. إذا كانت الرسائل مزعجة أو غير ضرورية، يمكنك أن ترد بطريقة لبقة تذكر فيها أوقات العمل المقررة أو تضيف جملة توضح فيها أنك ستتابع الموضوع في وقت لاحق.

على سبيل المثال، إذا كنت تتلقى العديد من الرسائل غير المهمة، يمكنك الرد بالقول: “شكرًا على الرسالة، سأقوم بالرد عليها في وقت لاحق هذا اليوم بعد أن أنتهي من المهام الحالية”. هذه الاستجابة تُظهر احترافيتك وفي نفس الوقت توضح للآخرين أنك لا تستطيع الرد على الفور.

4. الاستفادة من الاجتماعات الافتراضية بشكل أكثر فاعلية

في بعض الأحيان، يمكن أن يتسبب التواصل عبر الرسائل النصية في وقوع سوء فهم أو تداخل في المعلومات. في مثل هذه الحالات، قد يكون من الأفضل طلب عقد اجتماع افتراضي مع مديرك أو زملائك بدلاً من الرد عبر الرسائل النصية. قد تكون الاجتماعات الافتراضية فرصة لطرح القضايا التي تسبب لك الانزعاج أو تشرح فيها بشكل أفضل كيف يمكن تحسين سير العمل.

احرص على تنظيم هذه الاجتماعات بشكل دوري لضمان التفاعل المباشر مع الفريق، مما يقلل من الحاجة للتواصل المستمر عبر الرسائل. على سبيل المثال، يمكنك عقد اجتماع أسبوعي مع مديرك للحديث عن أولويات العمل الحالية ومراجعة التقدم. بهذه الطريقة، تقل فرص تلقي رسائل غير ضرورية أو مزعجة طوال الأسبوع.

5. تعلم قول “لا” بأسلوب مهذب ولكن حازم

أحد أكبر التحديات في بيئة العمل عن بُعد هو كيفية التعامل مع المديرين الذين قد يطلبون منك الكثير من الأمور دون النظر إلى ضغط العمل الذي تعاني منه. في بعض الأحيان، يجب أن تتعلم كيف تقول “لا” بطريقة لبقة ولكن حازمة. إذا كان لديك الكثير من المهام أو كانت طلبات مديرك غير معقولة، عليك أن تشرح له بصراحة كيف يمكن إدارة الوقت بشكل أفضل.

على سبيل المثال، إذا طلب منك مديرك إنجاز مهمة إضافية وأنت لا تجد الوقت الكافي لذلك، يمكنك الرد بالقول: “شكرًا على تخصيصك لهذه المهمة لي، ولكن نظرًا للمواعيد النهائية الحالية، لا أستطيع إتمامها في الوقت المحدد. هل يمكننا إعادة ترتيب الأولويات؟”. بهذه الطريقة، تُظهر احترامك لعملك ولطلب مديرك، وفي الوقت نفسه تحدد الحدود المناسبة.

الخاتمة

بغض النظر عن التحديات التي قد تواجهها في بيئة العمل عن بُعد، من المهم أن تتبنى أسلوبًا هادئًا ومهنيًا للتعامل مع الرسائل المزعجة والمديرين المزعجين. من خلال وضع حدود واضحة، استخدام أدوات التواصل الفعّالة، تحسين أسلوبك في الكتابة، والاستفادة من الاجتماعات الافتراضية، يمكنك أن تحقق توازنًا أفضل بين العمل والحياة الشخصية. تعلم كيف تكون حازمًا وتحديد أولوياتك يمكن أن يساعدك في الحفاظ على إنتاجيتك وتقليل الضغط الناتج عن التفاعل المستمر مع الآخرين.