كيفية إنهاء حوار عمل بشكل احترافي

كيف تنهي حوار عمل غير مرغوب؟: استراتيجيات عملية لتجنب الفشل وتعزيز الاحترافية

تتطلب بيئات العمل اليوم تفاعلات مستمرة بين الأفراد، سواء كان ذلك داخل الاجتماعات، المكالمات الهاتفية، أو عبر منصات التواصل الإلكترونية. في هذه السياقات، من الطبيعي أن يتعرض المرء لمواقف يتعين فيها إتمام حوار عمل غير مرغوب، أو حتى محادثات يمكن أن تكون غير مثمرة. مع ذلك، من المهم أن يكون لدى الشخص القدرة على إنهاء هذه الحوارات بطريقة احترافية، تحافظ على العلاقات المهنية، وتمنع التصعيد أو أي تأثيرات سلبية على مكان العمل.

إن إنهاء حوار عمل غير مرغوب يتطلب مزيجاً من المهارات الاجتماعية، الحنكة العاطفية، والفهم العميق لأهمية التعامل مع الزملاء والعملاء بأسلوب دبلوماسي. تهدف هذه الاستراتيجيات إلى خلق توازن بين حفظ الكرامة الشخصية وتجنب إلحاق الأذى بالعلاقات المهنية، وفي الوقت نفسه، التركيز على الأهداف النهائية التي تخص العمل بشكل إيجابي.

1. تحديد طبيعة الحوار غير المرغوب

أولى خطوات التعامل مع أي حوار عمل غير مرغوب هي تحديد ما يجعله غير مرغوب. في بعض الأحيان، قد يكون الموضوع نفسه غير مهم أو يتجه بعيداً عن أهداف الاجتماع أو المحادثة. قد يكون الحوار غير مرغوب بسبب:

• تشتت الموضوعات: حيث يتحول الحوار إلى نقاشات غير مجدية بعيداً عن الموضوع الأساسي.

• الأطراف المتورطة: في بعض الأحيان، يتورط أشخاص لا يضيفون قيمة أو يتسمون بالمماطلة.

• الأساليب العدوانية أو التهجمية: قد يتسم الحوار بأسلوب هجومي أو انتقادي، مما يصعب مواصلة المناقشة بشكل صحي.

• غياب التقدير أو الاحترام المتبادل: في بعض الحالات، قد يتعرض الشخص للإهانة أو الاستهانة مما يجعل استكمال الحوار غير مريح.

بمجرد تحديد السبب الجذري لهذا الشعور، يصبح من الأسهل تحديد كيفية التعامل مع الموقف بأسلوب يتناسب مع السياق المهني.

2. الاستماع الفعّال قبل اتخاذ القرار بالإنهاء

قبل أن تقرر إنهاء الحوار، من الضروري أن تظهر استماعاً فعّالاً للطرف الآخر. يمكن أن يكون الحوار غير مرغوب لأنه يعكس وجهة نظر غير مفهومة أو غير مدروسة. لذا، على الرغم من رغبتك في إنهائه، من المهم أن تستمع بعناية إلى ما يقوله الشخص الآخر أولاً. الاستماع الجيد يمكن أن يعزز من قدرتك على اتخاذ القرار الصحيح بشأن كيفية إنهاء الحوار:

• قد تكتشف أنه يوجد سوء فهم يمكن تصحيحه.

• قد تتمكن من استيعاب معلومات قد تكون مفيدة في المستقبل.

• يمكن أن يسهم الاستماع الجيد في تحسين العلاقة مع الطرف الآخر، مما يسهل إنهاء المحادثة بطريقة لطيفة دون الإساءة إليه.

3. استخدام أسلوب الرفض المؤدب

من الأمور الأساسية في إنهاء حوار غير مرغوب هو الاعتماد على أسلوب الرفض المؤدب. بدلاً من إعلان انتهاء المحادثة بشكل مفاجئ أو بطريقة قاسية، يمكن للمرء أن يستخدم أسلوباً دبلوماسياً يحقق الهدف دون أن يترك أثراً سلبياً. بعض الجمل التي يمكن استخدامها تتضمن:

• “أعتقد أن هذا الموضوع يتطلب مزيدًا من الدراسة، لنكمل النقاش في وقت لاحق.”

• “هذه وجهة نظر مثيرة للاهتمام، لكنني بحاجة للتركيز على أمر آخر الآن.”

• “دعني أتأكد من جمع كل المعلومات قبل أن نكمل الحديث في هذا الصدد.”

• “نعم، هذا نقطة مهمة، لكن لدينا وقت محدود اليوم، لذا ربما نكمل في جلسة أخرى.”

من خلال هذه الأساليب، يتم إرسال رسالة بأن الحوار قد وصل إلى نقطة تحتاج إلى التوقف، ولكن بشكل يحترم الطرف الآخر.

4. توجيه الحوار إلى نقطة الانتهاء الطبيعية

أحياناً، يمكن توجيه الحوار إلى نقطة النهاية الطبيعية التي تظهر فيها أنه حان الوقت لإنهاء النقاش. يمكن تحقيق ذلك عن طريق:

• إعادة التأكيد على النقاط المتفق عليها: مثل “لنأخذ هذه الأفكار إلى الاجتماع المقبل” أو “لقد أوضحنا كل شيء يتعلق بهذا الموضوع.”

• استخدام إشارات غير لفظية: مثل التطلع إلى الساعة أو إغلاق الكمبيوتر أو تقليل انتباهك بشكل تدريجي.

• الدعوة إلى إجراء آخر: مثلاً، “سوف أرسل لك التفاصيل عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع.”

بمجرد أن يتم استخدام هذه الطرق لتوجيه المحادثة إلى نقطة الانتهاء، يصبح من الأسهل للآخرين أن يدركوا أنه يجب إنهاء الحوار.

5. طرح أطر زمنية نهائية

في بعض الأحيان، قد يكون الحوار غير مرغوب لأنه يستمر لفترة طويلة دون تحقيق نتائج تذكر. في هذه الحالة، يمكن أن تكون إضافة إطار زمني نهائي لإنهاء النقاش حلاً فعالاً. هذه بعض الطرق التي يمكن من خلالها تحديد إطار زمني:

• “أود أن أنهي هذا الحوار في خلال 10 دقائق لأتمكن من الانتقال إلى الالتزامات الأخرى.”

• “علينا أن نختصر النقاش لأن لدينا جدول أعمال مكثف.”

• “دعنا نخصص 5 دقائق أخيرة لهذا الموضوع، ثم ننتقل إلى النقطة التالية.”

يعد هذا الأسلوب مفيدًا لأنه يحدد للآخرين أن الوقت قد انتهى، وبذلك لا يشعرون بأنهم قد تم تجاهلهم أو تركهم بشكل مفاجئ.

6. استخدام لغة جسد حاسمة

عند إنهاء حوار غير مرغوب، تلعب لغة الجسد دورًا كبيرًا في توجيه الرسائل دون الحاجة إلى الكلمات. استخدام لغة جسد حاسمة يساعد في تحديد حدود المحادثة دون خلق صراع مفتوح. من الأساليب الفعالة في هذه الحالة:

• التواصل البصري المحدد: تجنب التحديق المفرط الذي قد يُفسر على أنه عدواني، ولكن حافظ على التواصل البصري بشكل حازم.

• الابتعاد بلطف: يمكن التحرك بشكل غير ظاهر نحو المغادرة أو تحويل الاهتمام إلى شيء آخر.

• الإيماءات المختصرة: تجنب الحركات غير الضرورية، والتزم بالإيماءات التي تدل على الانتهاء مثل تحريك اليدين بشكل مختصر أو وضعها على المكتب.

7. كن صريحاً ولكن مهذباً

الوضوح هو المفتاح عندما يتطلب الموقف إنهاء الحوار بسرعة. يمكن أن يكون الصدق في التعبير عن رغبتك في إنهاء المحادثة مفيدًا، ولكن يجب أن يتم ذلك بلطف. استخدم أسلوباً يتجنب التأثير على مشاعر الطرف الآخر، مع الحفاظ على كفاءة الحوار.

• “شكرًا على الوقت الذي قضيته في مناقشة هذه النقطة، لكنني بحاجة إلى التوقف هنا للانتقال إلى مهام أخرى.”

• “أعتقد أننا وصلنا إلى مرحلة يمكننا فيها الانتهاء من هذا الموضوع الآن.”

8. وضع خطة للمتابعة

أحياناً قد يكون الشخص غير مستعد لإنهاء الحوار تماماً، وبالتالي يمكن أن تقدم فرصة لمتابعة الموضوع لاحقًا. يمكن أن يكون هذا العرض مفيدًا عند انتهاء حوار غير مرغوب:

• “سأرسل لك التحديثات اللازمة عبر البريد الإلكتروني.”

• “دعنا نناقش هذه النقطة في الاجتماع القادم، وسأكون جاهزًا للمزيد من النقاش.”

هذه التصريحات توفر للآخرين شعوراً بالثقة بأن الموضوع لن يُهمل، ولكنه يحتاج إلى وقت لاحق للمتابعة.

9. تجنب المبالغة في تقديم الاعتذارات

في بعض الأحيان، يمكن أن تشعر بالذنب لعدم متابعة الحوار حتى نهايته، لكن من الأفضل تجنب الاعتذارات المفرطة التي قد تضعف موقفك. تذكر أن إنهاء حوار غير مرغوب ليس أمرًا خاطئًا، بل هو جزء من الحفاظ على احترافية وفعالية العمل.

10. تقبل تبعات القرار

في النهاية، عليك أن تكون مستعدًا لتقبل التبعات المترتبة على إنهاء الحوار. قد لا يكون الجميع راضيًا عن كيفية إنهاء المحادثة، وقد يؤدي ذلك إلى بعض التوترات أو سوء الفهم. لكن التصرف بثقة واحترافية في هذه المواقف يعكس شخصيتك الناضجة وقدرتك على الحفاظ على التركيز في الأهداف المهنية.

إن إنهاء حوار عمل غير مرغوب يتطلب مهارة وإدارة فعالة للمواقف الاجتماعية. بالاعتماد على هذه الاستراتيجيات، يمكن لأي فرد في بيئة العمل أن يتعلم كيفية التعامل مع هذه اللحظات بطريقة بنّاءة ومحترمة، ما يضمن عدم التأثير على علاقات العمل بشكل سلبي ويعزز التواصل السليم في المستقبل.