الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين
إعطاء الملاحظات هو جزء أساسي من العملية الإدارية في أي مؤسسة. يساهم في تحسين الأداء الفردي والجماعي ويعزز التفاعل بين المدير والموظف، مما ينعكس على تحسين الإنتاجية وتحقيق الأهداف التنظيمية. لكن هذه المهمة قد تكون معقدة، خصوصًا عندما لا يتم تقديم الملاحظات بطريقة صحيحة. يقدم هذا الدليل الشامل إرشادات للمديرين حول كيفية تقديم ملاحظات بناءة وفعالة، مع التركيز على أهم الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار.
1. فهم أهمية الملاحظات البناءة
الملاحظات ليست مجرد تقييم للإنجازات، بل هي وسيلة لتحفيز الموظفين على تحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم. عند تقديم الملاحظات بشكل صحيح، يشعر الموظف بالتحفيز والرغبة في بذل المزيد من الجهد، بالإضافة إلى أنه يساهم في بناء بيئة عمل أكثر تفاعلًا وتعاونًا. لذلك، من الضروري أن تكون الملاحظات موجهة نحو تحسين الأداء، وليس مجرد إلقاء اللوم أو الانتقاد.
2. الملاحظات الفورية: التوقيت المثالي
واحدة من أهم قواعد تقديم الملاحظات هي التوقيت. من الأفضل دائمًا تقديم الملاحظات في الوقت المناسب، وذلك عند حدوث الموقف أو بعد فترة قصيرة من وقوعه. من خلال ذلك، تكون الملاحظات أكثر صلة بالحدث الذي وقع، ويسهل على الموظف فهم السياق والأسباب. تقديم الملاحظات في وقت متأخر قد يؤدي إلى تشتت الموظف وعدم القدرة على التفاعل بشكل إيجابي مع الملاحظات.
تقديم الملاحظات في الوقت المناسب لا يقتصر على تقديم الإيجابي فقط، بل يشمل أيضًا تقديم النقد بشكل سريع. إذا تم تأجيل تقديم الملاحظات السلبية، قد يتسبب ذلك في تراكم المشكلات أو إغفال جوانب مهمة كانت تحتاج إلى تصحيح.
3. التركيز على الأفعال، لا على الشخص
عند إعطاء الملاحظات، يجب على المدير أن يركز على السلوك أو الأداء الذي يحتاج إلى تحسين، وليس على الشخص ذاته. من المهم أن يتم تقديم الملاحظات بطريقة لا تجرح مشاعر الموظف أو تخلق جوًا من الدفاعية. على سبيل المثال، بدلاً من قول “أنت دائمًا غير دقيق في عملك”، يمكن القول “لقد لاحظت أن هناك بعض الأخطاء المتكررة في هذا المشروع، هل يمكننا التفكير في طرق لتجنب ذلك في المستقبل؟”
التوجيه إلى الأفعال بدلاً من الشخص يساعد في تقليل التوتر ويشجع الموظف على الاستجابة بشكل إيجابي. بهذا الشكل، يشعر الموظف بأنه يمكنه تحسين أدائه دون الشعور بأنه مستهدف بشكل شخصي.
4. تقديم الملاحظات الإيجابية والسلبية بشكل متوازن
من الضروري أن يكون هناك توازن بين تقديم الملاحظات الإيجابية والسلبية. فالموظف الذي يتلقى ملاحظات إيجابية يشعر بالتقدير والتحفيز، بينما الملاحظات السلبية إذا كانت منتظمة يتم تجاهلها أو تصبح غير فعالة. ومن المهم أن يقدم المدير الملاحظات الإيجابية عندما يستحق الموظف ذلك، فذلك يعزز من شعور الموظف بالكفاءة ويزيد من دافعيته للعمل.
يجب أن تكون الملاحظات السلبية أيضًا بناءة، وتهدف إلى تحسين الأداء وليس إلى التقليل من قيمة الموظف. من الجيد دائمًا أن يتم تقديم ملاحظات سلبية بشكل تدريجي، مع اقتراح حلول أو طرق لتحسين الوضع.
5. استخدام أسلوب “ساندويتش” في تقديم الملاحظات
أحد الأساليب الفعالة في تقديم الملاحظات هو أسلوب “ساندويتش” أو “الطريق المزدوج”. في هذا الأسلوب، يبدأ المدير بتقديم ملاحظات إيجابية أولًا، ثم ينتقل إلى النقاط التي تحتاج إلى تحسين، وفي النهاية يختتم الملاحظات بتعزيز إيجابي أو تشجيعي. يساعد هذا الأسلوب في ضمان أن الموظف لا يشعر بالإحباط أو الانتقاد بشكل مباشر.
على سبيل المثال: “لقد قمت بعمل ممتاز في إعداد التقارير، وكانت المعلومات دقيقة جدًا. ولكن لاحظت أن بعض التنسيق كان يمكن أن يكون أفضل، وهذا يمكن أن يساعد في جعل التقرير أكثر وضوحًا. لكنني أقدر جهدك وأنت على الطريق الصحيح.”
6. تقديم الملاحظات بشكل ملموس وقابل للتنفيذ
عندما يقدم المدير ملاحظات، يجب أن تكون هذه الملاحظات ملموسة وقابلة للتنفيذ. بدلاً من تقديم ملاحظات عامة مثل “يجب أن تكون أكثر اهتمامًا بالتفاصيل”، ينبغي أن يكون النقد محددًا أكثر مثل “في هذه الوثيقة، لاحظت أن بعض الأرقام كانت غير دقيقة. إذا كنت تتحقق من الأرقام مرتين قبل التسليم، فسيقل عدد الأخطاء.”
تقديم ملاحظات قابلة للتنفيذ يعني أن الموظف سيعرف بالضبط ما الذي يحتاج إلى تحسين وكيف يمكنه تحقيق ذلك.
7. تعزيز التواصل المستمر
تقديم الملاحظات لا ينبغي أن يكون حدثًا نادرًا أو يتم فقط خلال التقييمات السنوية. يجب أن يكون التواصل بشأن الأداء جزءًا من العمل اليومي. يمكن للمديرين عقد اجتماعات فردية بشكل منتظم مع الموظفين لمراجعة الأداء، ومناقشة التحديات التي يواجهها الموظفون، وتقديم ملاحظات مستمرة في هذا السياق.
من خلال بناء ثقافة من التواصل المستمر، يشعر الموظفون بالدعم والتوجيه المستمر، مما يساعدهم على تحسين أدائهم بشكل تدريجي ومستمر.
8. جعل الملاحظات خاصة
من المهم أن يتم تقديم الملاحظات بشكل خاص، وخاصة عندما تتعلق بمواقف سلبية. تقديم الملاحظات أمام الزملاء قد يسبب إحراجًا للموظف، ويمكن أن يؤدي إلى شعوره بالإهانة أو الدفاعية. لذلك، من الأفضل أن تكون الملاحظات الخاصة بالأداء سلبية كانت أو إيجابية، في جلسات خاصة، بعيدًا عن الآخرين.
9. التحلي بالإنصاف والموضوعية
أحد العناصر الرئيسية التي يجب أن يتحلى بها المدير عند تقديم الملاحظات هو الإنصاف. يجب أن يكون المدير موضوعيًا وعادلاً في تقديم الملاحظات دون تمييز أو تحيز ضد موظف معين. لذلك، من الضروري أن يعتمد المدير على معايير واضحة ومحددة عند تقييم أداء الموظفين، وأن يتجنب التقييمات المبنية على مشاعر شخصية أو انطباعات غير دقيقة.
10. تأكيد التوقعات المستقبلية
بعد تقديم الملاحظات، يجب على المدير أن يحدد توقعات واضحة للموظف في المستقبل. هذا يضمن أن الموظف يعرف تمامًا ما الذي يجب أن يركز عليه وكيفية تحسين أدائه. يمكن أن يتضمن ذلك تحديد أهداف واضحة، مثل تحسين مهارات معينة أو إتمام مشروع في وقت معين، ويجب على المدير أن يقدم الدعم اللازم لتحقيق هذه الأهداف.
11. تعزيز الثقة والاحترام المتبادل
الملاحظات الفعالة لا يمكن أن تتم إلا إذا كانت قائمة على علاقة من الثقة والاحترام المتبادل بين المدير والموظف. من خلال بناء بيئة من الثقة، يشعر الموظف بالأمان عند تلقي الملاحظات ويسعى لتحسين أدائه. في المقابل، يشعر المدير بأن الموظف يستجيب بشكل إيجابي ويسعى للارتقاء بمستوى أدائه.
12. متابعة وتقييم التحسن
من الضروري ألا تكون الملاحظات عملية لمرة واحدة فقط. بعد تقديم الملاحظات، يجب على المدير متابعة التقدم الذي أحرزه الموظف. قد يتطلب ذلك عقد اجتماعات دورية لمراجعة الأداء والقيام بالتعديلات إذا لزم الأمر. تقييم التحسن بعد فترة من الزمن يضمن أن الموظف يدرك تقدمه ويشعر بأن جهوده قوبلت بالاعتراف.
الخاتمة
إعطاء الملاحظات هو مهارة أساسية يجب أن يتقنها كل مدير. تقديم ملاحظات بناءة وسليمة يتطلب الجمع بين الصدق والتعاطف، وضبط التوقيت والمحتوى. من خلال تقديم ملاحظات موجهة بشكل صحيح، يمكن للمدير أن يعزز الأداء، ويبني علاقة قوية مع موظفيه، ويحقق نتائج أفضل للمؤسسة ككل.
