كل ما عليك معرفته لكتابة رسالة بريد إلكتروني بفعاليَّة

تُعتبر الرسائل الإلكترونية من أكثر وسائل التواصل انتشارًا في العصر الرقمي الحالي، إذ لا تكاد تخلو بيئة عمل أو مؤسسة أو حتى حياة شخصية من استخدامها اليومي. ومع هذا الانتشار الواسع، لا يقتصر نجاح التواصل عبر البريد الإلكتروني على مجرد إرسال رسالة، بل يرتبط بشكل وثيق بمدى فاعلية تلك الرسالة في إيصال المعنى المطلوب وتحقيق الغرض منها. لذلك، يعد تعلم كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني بفعالية مهارة ضرورية يجب على الجميع إتقانها، سواء في المجال المهني أو الشخصي.

في هذا المقال سنستعرض بشكل مفصل كافة الجوانب المهمة التي تؤثر على جودة وفعالية رسالة البريد الإلكتروني، من التخطيط والتنظيم، مرورًا بصياغة المحتوى، وصولًا إلى النواحي التقنية وأفضل الممارسات التي تضمن وصول الرسالة واستقبالها بشكل إيجابي وفعال.

1. أهمية كتابة بريد إلكتروني بفعالية

تُعد الرسائل الإلكترونية الوسيلة الرئيسية للتواصل في الأعمال الحديثة، لما لها من قدرة على تسريع تبادل المعلومات، توثيق المحادثات، وإجراء الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بسرعة وكفاءة. ولكن، تكمن المشكلة في أن كثرة الرسائل الإلكترونية المكتوبة بشكل غير واضح أو غير منظم تؤدي إلى الإرباك، فقدان الوقت، وإمكانية عدم تلقي الرد المناسب أو المطلوب.

الرسالة الفعالة لا تقتصر على إيصال المعلومات فقط، بل يجب أن تكون واضحة، موجزة، وذات هدف محدد، بحيث يمكن للقارئ فهمها بسهولة واتخاذ الإجراء المناسب بناء عليها. هذا ينعكس إيجابيًا على صورة الكاتب، ويُسهل تحقيق النتائج المرجوة من التواصل.

2. تحضير الرسالة قبل البدء بالكتابة

تحديد الهدف من الرسالة

قبل الشروع في كتابة البريد، من الضروري أن تكون واضحًا بشأن الهدف من الرسالة. هل تريد طلب معلومة؟ أم تقديم تقرير؟ أو دعوة لاجتماع؟ فهم الهدف بدقة يساعد في تنظيم محتوى الرسالة وتركيزها على النقاط المهمة فقط دون التشتت.

معرفة الجمهور المستهدف

ينبغي مراعاة طبيعة الجمهور الذي سترسل له الرسالة، سواء كان زميلاً في العمل، عميلًا، مسؤولًا رسميًا، أو صديقًا. ذلك يؤثر على أسلوب الكتابة، درجة الرسمية، وطريقة عرض المعلومات.

تجميع المعلومات والوثائق اللازمة

إذا كانت الرسالة تحتاج إلى بيانات أو مرفقات، فيجب جمعها وترتيبها قبل البدء في الكتابة لتجنب الانقطاع أو نسيان النقاط المهمة.

3. هيكل الرسالة الإلكترونيّة

تتبع معظم الرسائل الإلكترونية الناجحة هيكلًا معينًا يُسهل قراءتها وفهمها، ويتكون هذا الهيكل من عدة أجزاء أساسية:

3.1 العنوان (Subject)

العنوان هو أول ما يراه المستقبل، وله تأثير كبير في قرار فتح الرسالة من عدمه. يجب أن يكون واضحًا، مختصرًا، ويعبر بدقة عن محتوى الرسالة. العناوين الغامضة أو الطويلة غالبًا ما يتم تجاهلها.

3.2 التحية

تبدأ الرسالة عادة بتحية مناسبة لطبيعة العلاقة مع المستقبل، فمثلًا:

• في بيئة العمل الرسمية: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، أو “السيد/السيدة المحترم/ة”.

• في الرسائل غير الرسمية: “مرحبًا”، أو “أهلاً”.

يجب أن تكون التحية لائقة ومحترمة لتعكس طابع الرسالة.

3.3 مقدمة الرسالة

تبدأ الرسالة بمقدمة موجزة تعرف بالكاتب أو سبب الرسالة بشكل عام، وتعطي السياق المناسب للموضوع، مثل:

“أتمنى أن تكون بخير، أود من خلال هذه الرسالة…”

3.4 محتوى الرسالة

هو الجزء الأساسي الذي يتم فيه توضيح الهدف والمعلومات التي يريد الكاتب إيصالها. يجب تقسيم المحتوى إلى فقرات واضحة ومنظمة، مع استخدام جمل قصيرة ومباشرة لتجنب التعقيد واللبس.

3.5 الخاتمة

تختتم الرسالة بتلخيص سريع أو طلب محدد، مع تعبير عن الامتنان أو التقدير، مثل:

“شكرًا لاهتمامك، وأتطلع إلى ردكم”.

3.6 التوقيع

يشمل اسم المرسل، ومعلومات الاتصال إذا لزم الأمر، وأحيانًا الموقع الوظيفي أو القسم.

4. نصائح لصياغة محتوى فعّال وواضح

استخدام لغة بسيطة وواضحة

الرسائل الإلكترونية لا تتطلب استخدام عبارات معقدة أو جمل طويلة. اللغة المباشرة والبسيطة تعزز من فهم المحتوى وتسرع في اتخاذ القرار.

تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية

الأخطاء في النص تؤثر على مصداقية الرسالة واحترافيتها. لذلك من المهم مراجعة الرسالة قبل إرسالها، ويمكن الاستعانة بأدوات التدقيق الإملائي.

التحديد والتركيز على الموضوع

عدم الخروج عن الموضوع أو ذكر معلومات غير ضرورية يحافظ على انتباه القارئ ويوصل الرسالة بفاعلية.

استخدام النقاط والقوائم

عند وجود عدة نقاط أو خطوات، من الأفضل كتابتها في شكل قائمة مرقمة أو نقطية، مما يسهل القراءة والاستيعاب.

مراعاة الطول المناسب للرسالة

الرسائل الطويلة جدًا قد تثير الملل أو تسبب تجاهلها، في حين أن الرسائل القصيرة جدًا قد تفتقر إلى المعلومات المطلوبة. التوازن مطلوب في الطول.

5. الجوانب التقنية عند إرسال البريد الإلكتروني

اختيار الوقت المناسب للإرسال

يفضل إرسال الرسائل في أوقات العمل الرسمية لتزيد فرص قراءتها وردها سريعًا، كما ينبغي تجنب أوقات العطل والإجازات.

استخدام عنوان بريد إلكتروني رسمي وواضح

عنوان البريد الإلكتروني يعكس هوية المرسل، لذلك يفضل استخدام عناوين مهنية واضحة، خاصة في بيئة العمل.

إرفاق الملفات بطريقة منظمة

إذا كانت الرسالة تحتاج إلى مرفقات، يجب تسميتها بوضوح وتحديد نوع الملفات ضمن محتوى الرسالة لتجنب الالتباس.

مراجعة البريد قبل الإرسال

التحقق من جميع تفاصيل الرسالة، من العنوان إلى المرفقات، للتأكد من خلوها من الأخطاء، وعدم نسيان أي نقطة هامة.

6. التعامل مع أنواع مختلفة من الرسائل الإلكترونية

رسائل الطلبات

تتطلب وضوحًا في صياغة الطلب مع ذكر التفاصيل اللازمة، وتحديد طريقة الرد أو التنفيذ.

رسائل الشكر والامتنان

تعبر عن التقدير بأسلوب بسيط ومباشر، مع التأكيد على أهمية العلاقة المهنية أو الشخصية.

رسائل الاعتذار

يجب أن تكون صادقة وواضحة، مع ذكر السبب بشكل موجز، والتعبير عن الرغبة في تصحيح الخطأ أو التعويض.

رسائل المتابعة

تستخدم لتذكير المستقبل بأمر ما أو متابعة طلب سابق، مع الحفاظ على نبرة مهذبة وغير ملحة.

7. جدول مقارنة بين بعض الأساليب الفعالة وغير الفعالة في كتابة البريد الإلكتروني

8. أهمية الثقافة المهنية في صياغة البريد الإلكتروني

تختلف قواعد وآداب البريد الإلكتروني بحسب ثقافة المؤسسة والبلد. لذلك، من الضروري التعرف على هذه القواعد، خصوصًا في البيئات الدولية أو متعددة الثقافات، مثل:

• احترام أوقات العمل والإجازات.

• استخدام اللغة الرسمية أو غير الرسمية حسب الموقف.

• احترام التسلسل الهرمي عند مخاطبة المسؤولين.

• تجنب استخدام الرموز التعبيرية أو الاختصارات غير المفهومة.

9. أدوات مساعدة في كتابة البريد الإلكتروني

يمكن الاستعانة بالعديد من الأدوات التقنية لتحسين جودة الرسائل الإلكترونية، مثل:

• برامج التدقيق اللغوي والنحوي (Grammarly، Microsoft Editor).

• قوالب البريد الإلكتروني الجاهزة التي توفر الوقت.

• أدوات جدولة الإرسال لضبط توقيت الإرسال المناسب.

• تطبيقات إدارة البريد التي تنظم الرسائل وتسمح بترتيبها حسب الأولوية.

10. خلاصة

كتابة رسالة بريد إلكتروني بفعالية تتطلب فهمًا عميقًا للهدف، جمهور الرسالة، ومحتوى واضح ومنظم. ينبغي الانتباه إلى التفاصيل التقنية التي تؤثر على وصول الرسالة واستقبالها بشكل جيد. اتباع هيكل معين للرسالة واستخدام لغة بسيطة ومحترمة، بالإضافة إلى مراعاة القواعد المهنية والثقافية، يسهم في تحقيق أفضل نتائج للتواصل الإلكتروني.

من خلال تطبيق هذه المبادئ، يمكن لأي شخص تحسين جودة تواصله عبر البريد الإلكتروني، مما يعزز من كفاءته المهنية، ويجعل التواصل أكثر وضوحًا وفعالية، ويضمن استجابة أسرع وأدق من الطرف المستقبل.

المصادر والمراجع

1. كتاب Effective Email Communication، تأليف مارك غروف، 2019.

2. مقال How to Write Clear and Professional Emails، موقع Harvard Business Review، 2021.