متى يجب أن يتواصل قادة الفِرق مع أعضاء فريقهم؟

يُعدّ التواصل بين قادة الفِرق وأعضاء فرقهم أحد الأعمدة الأساسية التي يرتكز عليها الأداء الفعّال والنجاح التنظيمي طويل الأمد. فالقائد الناجح لا يُكتفى بإعطاء التعليمات أو مراقبة النتائج، بل يتخذ من التواصل وسيلة لتعزيز الثقة، توجيه الطاقات، دعم التقدّم، وتشكيل ثقافة مؤسسية متينة قائمة على التفاهم والوضوح.

يتجاوز التواصل هنا كونه مجرد وسيلة لإيصال المعلومات، ليصبح أداة استراتيجية لإدارة الفرق وتحفيزهم، وحل الإشكاليات، وإدارة الأزمات، وبناء العلاقات المهنية الصحية التي تعزز الولاء وتحافظ على ديمومة الأداء العالي. لذا، فإن تحديد التوقيت المناسب للتواصل ليس تفصيلاً بسيطاً، بل خطوة استراتيجية تحدد مدى كفاءة القيادة ونجاعة التفاعل داخل الفريق.

أولاً: في بداية كل مشروع أو مهمة جديدة

عند انطلاق أي مشروع أو البدء بمهمة جديدة، من الضروري أن يتواصل القائد مع الفريق لتوضيح الأهداف، توزيع الأدوار، تحديد التوقعات، والإجابة عن الاستفسارات التي قد تؤثر على سير العمل. هذه المرحلة حاسمة لأنها تؤسس لإطار عمل منظم يضمن وضوح الرؤية، ويقلل من التشتت أو الارتباك.

يُساعد هذا النوع من التواصل في ترسيخ الفهم المشترك للأولويات، والآليات، والمعايير المرجعية، مما يمكّن الأفراد من أداء مهامهم بثقة ودقة. كما يسهم في تحفيزهم من خلال إشعارهم بأهمية ما يقومون به ومدى ارتباطه بالأهداف الأكبر للمؤسسة.

ثانياً: عند حدوث تغييرات في استراتيجية العمل أو الأهداف

المنظمات بطبيعتها ديناميكية، تتغير فيها الأولويات والظروف باستمرار، خصوصاً في البيئات التنافسية والسريعة التحوّل. وفي هذه الحالات، يجب على القائد أن يكون أول من يبادر بالتواصل مع الفريق لشرح التغييرات، أسبابها، وأثرها على كل عضو من أعضاء الفريق.

عدم القيام بذلك في الوقت المناسب قد يؤدي إلى إشاعة القلق، وانخفاض المعنويات، وتفشي الشائعات، مما يضرّ بمستوى الأداء ويقوّض الثقة بالإدارة. بينما التواصل الشفاف والسريع في هذه الظروف يُظهر النضج القيادي، ويمنح الفريق الشعور بالاطمئنان بأن الأمور تحت السيطرة، حتى لو كانت التغييرات جوهرية أو معقدة.

ثالثاً: أثناء التقدم في المشروع لتقديم تغذية راجعة

يعدّ تقديم التغذية الراجعة المستمرة أحد أكثر أدوات القيادة فاعلية. فكلما تقدم المشروع، وجب على القائد التواصل مع الأفراد للاطلاع على التقدم، رصد التحديات، وتقديم الملاحظات البنّاءة. التغذية الراجعة ليست فقط لتصحيح الأخطاء، بل لتعزيز الإنجازات وتقدير الجهود.

يؤدي هذا النوع من التواصل إلى تحفيز الأداء، بناء بيئة تعليمية مستمرة، وتحسين جودة العمل، بالإضافة إلى تمكين الفريق من التعلّم من أخطائهم وتجنب تكرارها.

رابعاً: في الأوقات التي تظهر فيها بوادر ضعف أو انخفاض في المعنويات

من مسؤولية القائد ملاحظة التغيرات النفسية أو السلوكية التي قد تطرأ على أعضاء الفريق. ففي حال رُصد تراجع في المعنويات، أو ظهور علامات الإرهاق، أو عدم الرضا، أو حتى الاحتكاكات بين الأعضاء، يصبح من الضروري المبادرة بالتواصل لاحتواء الموقف قبل تفاقمه.

التواصل في هذه الحالة يتطلب ذكاءً عاطفياً عالياً، لأن القائد لا يسعى فقط إلى حل المشكلة، بل إلى إعادة التوازن، وطمأنة الأفراد، وإعادة توجيه الطاقات نحو أهداف العمل بروح إيجابية.

خامساً: عند الاحتفال بالإنجازات أو النجاحات الجماعية

الاحتفاء بالنجاح لا يقل أهمية عن إدارة الأزمات. فيجب على القادة التواصل مع الفريق عند إنجاز مهمة أو تحقيق نتائج إيجابية، بهدف تقدير الجهود، وإبراز النجاحات، وشكر الأفراد على مساهماتهم.

هذا النوع من التواصل يعزز من روح الانتماء، ويشجع على تكرار الأداء الإيجابي. كما يساهم في خلق بيئة عمل صحية تقوم على التقدير، ويؤسس لعلاقات مهنية متينة بين القائد والفريق.

سادساً: في الاجتماعات الدورية أو جلسات تقييم الأداء

التواصل المنتظم هو أحد سمات القيادة المستقرة والمخططة. فاجتماعات المتابعة الدورية، أو جلسات تقييم الأداء، تمثل فرصة ثمينة للقائد للتفاعل مع الفريق بطريقة شمولية ومنهجية، ولعرض التحديات والنجاحات، ومناقشة سبل التحسين.

تكمن أهمية هذه الاجتماعات في أنها تخلق مساحة للحوار والتغذية الراجعة المتبادلة، مما يعزز الثقة بين الطرفين، ويضمن التوافق المستمر حول الأهداف والوسائل.

سابعاً: في حالات الطوارئ أو الأزمات

في الظروف الاستثنائية، مثل الأزمات التشغيلية، أو التهديدات المؤسسية، أو الأحداث الخارجية غير المتوقعة، يُصبح التواصل الفوري والفعال مع الفريق مسألة مصيرية. فغياب القيادة أو التأخر في التوجيه خلال الأزمات يؤدي إلى الفوضى وفقدان السيطرة.

يجب أن يكون القائد في هذه اللحظات الصوت الحازم والعقلاني الذي ينقل التعليمات الواضحة، ويوجه الموارد، ويوزع الأدوار وفقاً لخطة إدارة الأزمات. ومن الأهمية بمكان أن يكون هذا التواصل قائماً على الشفافية والتوازن بين الواقعية والطمأنة، لتفادي الذعر وتفكك الفريق.

ثامناً: عند استقبال أعضاء جدد في الفريق

يُعدّ استقبال الأعضاء الجدد لحظة حرجة يجب أن تستغل لبناء العلاقة من اللحظة الأولى. فالتواصل المباشر مع القائد يمنح العضو الجديد انطباعاً قوياً عن ثقافة العمل، ويسهل من عملية الاندماج، ويشعره بأهميته ضمن الفريق.

يشمل هذا التواصل شرح الأدوار، تقديم التوجيهات الأولية، توضيح القيم والسلوكيات المؤسسية، وربطه مع بقية الأعضاء بطريقة سلسة وودية.

تاسعاً: عند ظهور تضارب في الأولويات أو نقص في التنسيق

في بيئة العمل التي تضم عدة مهام ومشاريع متداخلة، قد تنشأ حالات من التضارب في التوجيهات أو الأولويات. وهنا يجب على القائد أن يتدخل سريعاً لتوضيح السياق، وتحديد الترتيبات الصحيحة، وضمان التنسيق بين الأفراد والفرق.

هذا النوع من التواصل يضمن الاستخدام الأمثل للموارد والجهود، ويمنع تشتت الطاقات أو إهدار الوقت في مهام غير استراتيجية.

عاشراً: عندما يطلب أحد أعضاء الفريق التواصل

واحدة من علامات القيادة الفعّالة هي الاستجابة السريعة والمتجاوبة لطلبات الأعضاء بالتواصل، سواء كان ذلك لعرض فكرة، أو لطرح مشكلة، أو لطلب توجيه. تجاهل هذه الطلبات يقلل من الثقة، ويضعف العلاقة بين القائد والفريق، بينما التجاوب يعزز الإحساس بالاحترام والدعم.

يجب أن يشعر كل فرد أن القائد متاح للاستماع، ويُقدّر مساهماته، ويأخذ آرائه على محمل الجد، وهذا لا يتحقق إلا من خلال التواصل الفعلي، وليس فقط الرمزي.

الحادي عشر: عند انتهاء المشروع أو فترة العمل التعاوني

بعد إنجاز مشروع معين أو الانتهاء من دورة عمل تعاونية، من الجيد أن يتواصل القائد مع الفريق لإجراء مراجعة شاملة. يشمل هذا التواصل تحليل الأداء، استخلاص الدروس، وتوثيق النجاحات أو التحديات التي واجهها الفريق.

هذا النوع من التواصل يعزز من ثقافة التعلّم المستمر، ويؤسس لتحسين العمليات المستقبلية، ويمنح الجميع فرصة للتعبير والمشاركة في التقييم.

الثاني عشر: عند اتخاذ قرارات تمس الفريق مباشرة

سواء كانت قرارات تخص تعديل سياسات العمل، أو تغيير مواعيد الدوام، أو إعادة هيكلة الفريق، أو استحداث أدوات جديدة، يجب أن تتم مشاركة الفريق بهذه القرارات في الوقت المناسب، مع شرح الخلفيات والأسباب والتوقعات.

إشراك الفريق بهذه التفاصيل يعزز من الشفافية ويقلل من المقاومة الداخلية، ويمنح الفريق شعوراً بالمشاركة والانخراط، بدلاً من الشعور بالاستبعاد.

جدول: الأوقات المناسبة لتواصل القادة مع الفرق

خلاصة عامة

يُعدّ توقيت التواصل عاملاً حاسماً لا يقل أهمية عن مضمونه. فالقادة الذين يدركون اللحظات الحرجة التي يحتاج فيها الفريق إلى تواصل فعّال، ينجحون في قيادة فرقهم نحو الأداء العالي والانسجام المستدام. فالتواصل ليس مجرد مهارة، بل مسؤولية قيادية مستمرة تتطلب وعيًا، ومرونة، واستعدادًا دائمًا للاستماع والتوجيه والدعم.

المراجع

• Harvard Business Review. (2022). The Most Effective Leaders Know How to Communicate With Their Teams.

• Gallup. (2021). State of the American Workplace Report.