فرز وتصفية البيانات في أكسس

فرز وتصفية وطباعة البيانات في برنامج قواعد البيانات مايكروسوفت أكسس Microsoft Access

يُعد برنامج “مايكروسوفت أكسس” Microsoft Access أحد أبرز البرامج المستخدمة في إدارة قواعد البيانات، ويُستخدم بشكل واسع في تنظيم البيانات ومعالجتها. يوفر البرنامج للمستخدم العديد من الأدوات المتقدمة التي تسهم في فرز وتصفية البيانات، فضلاً عن إمكانية طباعة التقارير بشكل منظم واحترافي. سنستعرض في هذا المقال كيفية التعامل مع هذه الأدوات المهمة في “مايكروسوفت أكسس”، ونشرح تفاصيل كل خطوة بشكل موسع، مع التركيز على كيفية تحسين العمل مع البيانات وتسهيل الوصول إليها.

أولاً: مقدمة عن برنامج مايكروسوفت أكسس

مايكروسوفت أكسس هو برنامج من مجموعة “مايكروسوفت أوفيس” يستخدم لإنشاء قواعد بيانات مرنة وسهلة الاستخدام. يتيح للمستخدمين تخزين البيانات، وإجراء الاستعلامات عليها، وإنشاء تقارير، والنماذج المخصصة لإدخال البيانات. يعتمد أكسس على نموذج “جدول البيانات” الذي يشبه الجداول التقليدية في Excel، ولكنه يوفر إمكانيات أكبر في التعامل مع العلاقات بين البيانات.

يستفيد المستخدمون من أكسس في تطوير قواعد بيانات معقدة أو حتى قواعد بيانات بسيطة لتنظيم المعلومات في الشركات، والمنظمات، والجامعات، وغيرها من المؤسسات. من أهم مميزات أكسس هو سهولة التعامل مع البيانات من خلال واجهته التفاعلية التي تتيح الفرز والتصفية والطباعة بشكل متقدم.

ثانياً: فرز البيانات في أكسس

الفرز هو العملية التي يتم من خلالها ترتيب البيانات في قاعدة البيانات حسب معايير معينة. يمكن أن يتم الفرز بناءً على عمود واحد أو عدة أعمدة، ويمكن للمستخدم تحديد ترتيب البيانات بشكل تصاعدي أو تنازلي.

1. خطوات فرز البيانات:

1. فتح الجدول أو الاستعلام:
   أول خطوة هي فتح الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في فرزها. يمكن القيام بذلك عن طريق فتح “الاستعلامات” أو “الجداول” من قائمة التنقل.

2. اختيار العمود المطلوب الفرز بناءً عليه:
   بعد فتح الجدول أو الاستعلام، يتم اختيار العمود (أو الأعمدة) التي ترغب في ترتيب البيانات بناءً عليها. على سبيل المثال، إذا كان لديك جدول يحتوي على أسماء الموظفين وتواريخ ميلادهم، يمكنك فرز البيانات حسب التاريخ أو الاسم.

3. استخدام أدوات الفرز:
   في الجزء العلوي من نافذة البيانات، ستجد مجموعة من الأزرار التي تتيح لك الفرز. يمكنك تحديد الخيار الذي يتيح لك الفرز بشكل تصاعدي (من الأصغر إلى الأكبر) أو تنازلي (من الأكبر إلى الأصغر).

4. الفرز المتعدد الأعمدة:
   في حال رغبت في فرز البيانات حسب أكثر من عمود واحد، يمكنك تحديد ترتيب الأعمدة باستخدام خاصية “الفرز المتعدد”. مثلاً، إذا كنت تريد فرز البيانات حسب التاريخ أولاً ثم حسب الاسم، يمكنك إضافة معايير فرز إضافية في الأعمدة المناسبة.

2. خيارات الفرز المتقدمة:

• الفرز حسب القيم النصية: يتيح لك الفرز حسب النصوص والأحرف. سيتم ترتيب النصوص في ترتيب الأبجدية (من أ إلى ي أو العكس).

• الفرز حسب القيم الرقمية: يتم الفرز من الأصغر إلى الأكبر أو العكس حسب القيم الرقمية.

• الفرز حسب التواريخ: في حال كان لديك عمود يحتوي على تواريخ، يمكنك الفرز حسب الأقدم أو الأحدث.

• الفرز التلقائي: يتيح لك أكسس تحديد فرز تلقائي لكل جدول عند فتحه بناءً على معايير محددة مسبقًا.

ثالثاً: تصفية البيانات في أكسس

التصفية هي عملية عرض جزء من البيانات استنادًا إلى معايير معينة. وهي أداة قوية تتيح لك العثور بسرعة على البيانات التي تحتاج إليها دون الحاجة إلى التمرير عبر مجموعة كبيرة من البيانات.

1. خطوات تصفية البيانات:

1. فتح الجدول أو الاستعلام:
   مثل عملية الفرز، يجب عليك أولاً فتح الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات.

2. تحديد المعايير التي ترغب في التصفية بناءً عليها:
   يمكن للمستخدم تصفية البيانات استنادًا إلى عدة معايير، مثل: نصوص معينة، أرقام ضمن نطاق معين، تواريخ محددة، إلخ. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تصفية جميع السجلات التي تحتوي على تاريخ معين أو قيمة معينة في أحد الأعمدة، يمكنك تحديد تلك القيم.

3. استخدام أداة التصفية:
   في شريط الأدوات العلوي، يوجد خيار “تصفية” الذي يتيح لك تطبيق التصفية على العمود الذي حددته. يمكنك تحديد تصفية بالنقر على السهم المنسدل في رأس العمود واختيار القيم التي ترغب في عرضها.

4. التصفية المتقدم:
   يسمح أكسس أيضًا بالتصفية المتقدمة باستخدام “التصفية بالمعايير”. يمكن للمستخدم تحديد مجموعة من المعايير المركبة التي يجب أن تطابق البيانات المعروضة. على سبيل المثال، يمكنك تصفية البيانات بحيث يتم عرض السجلات التي تحتوي على قيم معينة في عمود واحد وأخرى في عمود آخر.

2. أنواع التصفية:

• تصفية نصية: تصفية البيانات استنادًا إلى القيم النصية في العمود.

• تصفية رقمية: تصفية البيانات استنادًا إلى القيم الرقمية.

• تصفية تاريخية: تصفية البيانات استنادًا إلى تواريخ معينة، مثل تصفية كافة السجلات التي تحتوي على تواريخ بعد تاريخ معين.

رابعاً: طباعة البيانات في أكسس

بعد الفرز والتصفية، قد يحتاج المستخدم إلى طباعة البيانات لإعداد التقارير أو حفظ نسخة مادية من البيانات. يوفر أكسس أدوات مرنة تسمح للمستخدم بإنشاء تقارير مخصصة يمكن طباعتها بكل سهولة.

1. إنشاء تقرير:

1. فتح البيانات: قم بفتح الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في طباعتها.

2. إنشاء تقرير جديد: من شريط الأدوات، اختر “تقرير” (Report) لإنشاء تقرير جديد. سيقوم أكسس تلقائيًا بتجميع البيانات في شكل تقرير يمكن تخصيصه لاحقًا.

3. تصميم التقرير: في وضع “تصميم التقرير”، يمكن للمستخدم تحديد الأعمدة التي يرغب في تضمينها في التقرير، وتغيير شكل العرض، وتحديد كيفية ترتيب البيانات داخل التقرير.

4. إضافة معايير التصفية للطبعة: يمكن للمستخدم تضمين معايير تصفية إضافية في التقرير لضمان طباعة البيانات فقط التي تفي بالمعايير المحددة.

2. خيارات الطباعة:

1. معاينة التقرير: قبل الطباعة الفعلية، يتيح لك أكسس معاينة التقرير على الشاشة. هذا سيساعدك على التحقق من صحة التنسيق والبيانات.

2. اختيار طابعة: حدد الطابعة المناسبة وأي إعدادات إضافية مثل حجم الورق أو اتجاه الصفحة.

3. الطباعة الفعلية: بعد التأكد من صحة التنسيق، يمكنك طباعة التقرير.

خامساً: النصائح المتقدمة

• استخدام الاستعلامات المتقدمة: يمكن للمستخدم استخدام الاستعلامات المتقدمة لتصفية البيانات بناءً على معايير معقدة، مثل العمليات الحسابية أو التصفية المتعددة.

• استخدام الماكرو: يمكن للمستخدمين إنشاء ماكرو في أكسس لتنفيذ مهام متكررة، مثل تطبيق معايير تصفية أو طباعة تقارير بشكل تلقائي.

• استخدام الأوامر البرمجية: يمكن للمستخدمين المحترفين استخدام لغة “VBA” (Visual Basic for Applications) لتخصيص العمليات في أكسس بشكل أعمق، مثل تنفيذ عمليات فرز وتصفية متقدمة بناءً على مدخلات المستخدم.

ختاماً

برنامج مايكروسوفت أكسس هو أداة قوية ومرنة لإدارة قواعد البيانات، ويقدم مجموعة من الأدوات المميزة التي تسهل عملية فرز، تصفية، وطباعة البيانات. باستخدام هذه الأدوات، يمكن للمستخدمين تنظيم وتحليل البيانات بشكل أكثر كفاءة وفعالية، مما يساعد في اتخاذ قرارات أفضل في مجالات العمل المختلفة.