إعداد خدمات شير بوينت وإنشاء موقع ويب: دليل شامل ومفصل

تُعتبر خدمات شير بوينت (SharePoint) من أكثر الحلول التقنية فعالية لإدارة المحتوى والتعاون في بيئات العمل الحديثة. توفر شير بوينت منصة متكاملة لبناء مواقع إلكترونية مخصصة، وإدارة الوثائق، وأتمتة العمليات الإدارية، بالإضافة إلى دعم العمل الجماعي والتواصل بين الفرق بشكل سلس ومنظم. في هذا المقال، سنغوص بعمق في كيفية إعداد خدمات شير بوينت بشكل صحيح، ثم ننتقل إلى شرح تفصيلي لكيفية إنشاء موقع ويب باستخدام هذه الخدمات، مع التركيز على الجوانب التقنية والتخطيطية التي تضمن نجاح المشروع وتحقيق أقصى استفادة من منصة شير بوينت.

أولاً: ما هي خدمات شير بوينت؟

شير بوينت هي منصة من تطوير شركة مايكروسوفت، تهدف إلى توفير بيئة عمل إلكترونية متكاملة تساعد المؤسسات على إدارة المحتوى، توثيق المعلومات، التعاون بين الفرق، وإدارة العمليات الرقمية. يمكن استخدام شير بوينت لإنشاء مواقع ويب داخلية (Intranet) أو مواقع إلكترونية عامة (Internet) أو بوابات إلكترونية متقدمة (Portals).

تتضمن منصة شير بوينت العديد من الخدمات والوظائف مثل:

• إدارة الوثائق والمستندات.

• مشاركة المحتوى والملفات.

• إنشاء قواعد بيانات مخصصة.

• بناء تطبيقات سير العمل (Workflows).

• دعم تكامل مع أدوات مايكروسوفت الأخرى مثل أوفيس 365، Teams، Outlook.

خطوات إعداد خدمات شير بوينت

1. تحديد الهدف والاحتياجات

قبل بدء الإعداد الفني لخدمات شير بوينت، يجب تحديد الأهداف الرئيسية للموقع أو البوابة التي ستُبنى. تشمل هذه الأهداف:

• نوع المحتوى الذي سيتم إدارته.

• الجمهور المستهدف (الموظفون، العملاء، الشركاء).

• الوظائف المطلوبة (مشاركة ملفات، نماذج، سير عمل).

• متطلبات الأمان والخصوصية.

تحديد هذه الاحتياجات بدقة يسهل اختيار نوع تثبيت شير بوينت والتخطيط للموارد.

2. اختيار نوع تثبيت شير بوينت

تتوفر شير بوينت بأشكال مختلفة تناسب المؤسسات بحسب حجمها ومتطلباتها التقنية:

• شير بوينت أون-برايمس (On-Premises): تثبيت داخلي على خوادم المؤسسة، مناسب للمؤسسات التي تفضل التحكم الكامل بالبنية التحتية.

• شير بوينت أونلاين (SharePoint Online): خدمة سحابية تابعة لمايكروسوفت ضمن حزمة أوفيس 365، توفر سهولة الاستخدام والتحديثات المستمرة دون الحاجة لإدارة الخوادم.

• بيئات هجينة (Hybrid): تجمع بين البيئتين لتلبية احتياجات خاصة.

3. إعداد البنية التحتية

عند اختيار التثبيت الداخلي، يجب تجهيز الخوادم التي ستستضيف شير بوينت. يتطلب ذلك:

• خوادم بقوة معالجة وذاكرة مناسبة.

• قاعدة بيانات SQL Server لإدارة البيانات.

• نظام تشغيل ويندوز سيرفر.

• شبكة داخلية ذات سرعة وكفاءة عالية.

في حالة شير بوينت أونلاين، يتم إعداد الحسابات وتفويض الصلاحيات من خلال مركز إدارة أوفيس 365.

4. تثبيت وتكوين شير بوينت

تتضمن عملية التثبيت:

• تثبيت مكونات شير بوينت الأساسية.

• إعداد خدمات الويب المطلوبة مثل خدمة البحث، وخدمة التطبيقات.

• إنشاء تجمعات الخوادم (Farm) عند الحاجة.

بعد التثبيت، يتم تكوين الخدمات وتحديد الأذونات والسياسات التي تحكم الوصول.

5. إعداد أمان الموقع وصلاحيات المستخدمين

يجب وضع خطة دقيقة لإدارة الأمان، تتضمن:

• تحديد مجموعات المستخدمين والصلاحيات.

• إعداد السياسات المتعلقة بحماية البيانات، والتشفير.

• مراقبة النشاطات عبر سجلات (Logs) أمنية.

إنشاء موقع ويب باستخدام خدمات شير بوينت

1. التخطيط والتصميم

إنشاء موقع ناجح يعتمد على تخطيط دقيق يشمل:

• تحديد الهيكل العام للموقع (مجموعات المواقع، الأقسام).

• تصميم تجربة المستخدم (UX) لضمان سهولة التصفح والوصول إلى المحتوى.

• اختيار قالب مناسب من قوالب شير بوينت أو تصميم قالب مخصص.

2. إنشاء موقع جديد

في شير بوينت، يمكن إنشاء مواقع جديدة بسهولة عبر الخطوات التالية:

• من مركز الإدارة، اختيار “إنشاء موقع جديد”.

• تحديد نوع الموقع (موقع فريق Team Site أو موقع تواصل Communication Site).

• إدخال اسم الموقع والوصف وتحديد اللغة والمنطقة الزمنية.

• إعداد الأذونات، إما عن طريق وراثة من الموقع الأب أو تخصيصها.

3. إدارة المحتوى وتنظيمه

المحتوى هو جوهر أي موقع ويب. يمكن تنظيم المحتوى باستخدام:

• قوائم المكتبات: لتخزين المستندات والملفات بشكل منظم.

• قوائم البيانات: مثل قوائم المهام، الأخبار، الأحداث.

• صفحات المحتوى: يمكن إضافة نصوص، صور، فيديو، ووسائط متعددة.

• استخدام web parts: وهي مكونات واجهة المستخدم التي يمكن إضافتها لتوفير وظائف إضافية مثل تقويم، خرائط، جداول بيانات.

4. تخصيص الموقع وتطويره

يمكن تخصيص الموقع لتلبية احتياجات محددة من خلال:

• تعديل التصميم باستخدام SharePoint Designer أو عبر واجهة الويب.

• إنشاء وتصميم نماذج مخصصة باستخدام PowerApps.

• بناء سير العمل (Workflows) باستخدام Power Automate لأتمتة العمليات.

• استغلال الإضافات (Add-ins) أو تطوير حلول مخصصة باستخدام SPFx (SharePoint Framework).

5. اختبار الموقع

بعد الانتهاء من الإعداد والتطوير، يجب اختبار الموقع لضمان:

• سلامة الروابط والتكامل بين المكونات.

• عمل النماذج وسير العمل بشكل صحيح.

• توافق الموقع مع الأجهزة المختلفة والمتصفحات.

• استجابة الموقع وسرعة تحميل الصفحات.

6. إطلاق الموقع

بمجرد التأكد من الجاهزية، يتم إطلاق الموقع للجمهور المستهدف، مع مراعاة:

• إعلام المستخدمين بكيفية الوصول واستخدام الموقع.

• تدريب المستخدمين في حال كان هناك تعقيدات أو ميزات جديدة.

• وضع خطة لصيانة الموقع وتحديثه بانتظام.

أهمية الأمان والنسخ الاحتياطي في مواقع شير بوينت

الأمان هو أحد أهم الجوانب عند إدارة خدمات شير بوينت، وذلك لضمان حماية البيانات الحساسة ومنع الوصول غير المصرح به. يمكن تعزيز الأمان عبر:

• استخدام المصادقة متعددة العوامل (MFA).

• تطبيق سياسات كلمات المرور القوية.

• مراجعة دورية لصلاحيات المستخدمين.

• مراقبة الأنشطة المشبوهة والتصرف السريع.

أما النسخ الاحتياطي، فهو ضروري لاستعادة البيانات في حال حدوث أخطاء أو هجمات إلكترونية. يتم تنفيذ النسخ الاحتياطي بشكل منتظم للبيانات وقواعد البيانات وإعدادات الموقع.

تكامل شير بوينت مع الأدوات والخدمات الأخرى

يتميز شير بوينت بقدرته على التكامل مع مجموعة واسعة من الأدوات، مما يوسع إمكانياته ويعزز من الإنتاجية. أبرز هذه التكاملات:

• مايكروسوفت أوفيس 365: إمكانية تحرير المستندات مباشرة داخل الموقع.

• مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams): لربط التعاون بين فرق العمل والمستندات.

• Power BI: لتحليل البيانات وعرض تقارير مرئية داخل الموقع.

• Power Automate: لأتمتة العمليات المتكررة.

• Outlook: مزامنة التقويم والمهام.

هذا التكامل يجعل من شير بوينت منصة مركزية تسهل الإدارة وتوحيد البيانات.

مقارنة بين أنواع مواقع شير بوينت

التحديات التي قد تواجه إعداد خدمات شير بوينت

على الرغم من فوائد شير بوينت الكبيرة، فإن عملية الإعداد والتشغيل قد تواجه عدة تحديات:

• تعقيد التهيئة: تتطلب شير بوينت خبرة تقنية عالية لفهم إعداداتها المتعددة.

• إدارة الأذونات: يمكن أن تصبح معقدة جداً في المؤسسات الكبيرة.

• توافق الإصدارات: التحديثات المستمرة قد تؤثر على الوظائف المخصصة.

• تأمين البيانات: تحتاج لسياسات أمنية صارمة لمنع الاختراقات.

للتغلب على هذه التحديات، ينصح بالاعتماد على فرق تقنية مؤهلة، وتوفير التدريب المستمر للمستخدمين.

خلاصة

إعداد خدمات شير بوينت وإنشاء موقع ويب باستخدامها يتطلب تخطيطاً دقيقاً، معرفة تقنية متخصصة، وفهماً عميقاً لاحتياجات المؤسسة. من خلال تنفيذ الخطوات الصحيحة بدءاً من تحليل الاحتياجات، اختيار نوع التثبيت، مروراً بالإعداد الفني، التصميم، التطوير، وصولاً إلى الإطلاق والصيانة، يمكن للمؤسسات تحقيق بيئة عمل رقمية متقدمة تسهل التعاون، تنظيم المحتوى، وأتمتة العمليات بكفاءة عالية.

تكامل شير بوينت مع أدوات مايكروسوفت الأخرى يزيد من قوة المنصة ويعزز من إنتاجية الفرق، بينما يظل الأمان وإدارة الصلاحيات هما العمود الفقري للحفاظ على سلامة البيانات وسرية المعلومات. أخيراً، استمرار الصيانة والتحديث يضمن استدامة الأداء والفعالية على المدى الطويل.

المراجع

1. Microsoft Docs – SharePoint Documentation
   
   https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/

2. Office 365 SharePoint Online Administration Guide
   
   https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/sharepoint/administrator/sharepoint-online-administration-guide