حِيَل إنتاجية لإنهاء العمل بسرعة

5 حِيَل إنتاجية تساعدك في إنهاء عملك بسرعة البرق ومغادرة مكان العمل

في عالم اليوم المتسارع، يسعى الكثيرون إلى تحسين إنتاجيتهم لإنجاز المهام بشكل أسرع وأفضل، مما يمنحهم الوقت الكافي للراحة أو الانشغال بأمور أخرى. إن القدرة على إنهاء العمل بسرعة البرق لا تعتمد فقط على الجهد المبذول، بل تتطلب استراتيجيات وأساليب ذكية تُحسّن من طريقة أداء المهام وتقلل من التشتت وتزيد من التركيز. في هذا المقال، سنتناول خمس حِيَل إنتاجية عملية وعلمية أثبتت فعاليتها في تعزيز سرعة الإنجاز وجودته، مع التركيز على تطبيقها في بيئة العمل اليومية لتحقيق أعلى كفاءة ممكنة.

1. تقنية بومودورو: تقسيم الوقت لتعزيز التركيز وتقليل الإرهاق

تُعتبر تقنية بومودورو واحدة من أشهر الأساليب التي تساعد في زيادة الإنتاجية بشكل كبير. تعتمد هذه التقنية على تقسيم وقت العمل إلى فترات قصيرة من التركيز المكثف (عادة 25 دقيقة)، تليها فترة راحة قصيرة (5 دقائق). بعد إتمام أربع جلسات بومودورو، تُخصص فترة راحة أطول (15-30 دقيقة).

يُساعد هذا التقسيم على عدة مستويات، منها:

• زيادة التركيز خلال فترات العمل القصيرة التي يشعر فيها الدماغ بالحيوية.

• تقليل الشعور بالإرهاق والملل الذي قد يصاحب العمل المتواصل لساعات طويلة.

• تحفيز الدماغ على الالتزام بالمهام المحددة خلال كل فترة، مما يقلل من المشتتات والانقطاعات.

عند استخدام تقنية بومودورو، يفضل تحديد المهمة التي ستُنجز خلال كل فترة، وتسجيل عدد جلسات بومودورو المُنفذة يومياً. هذا التنظيم يُمكّن الموظف من رؤية تقدمه مما يعزز الدافعية والاستمرارية.

2. تحديد الأولويات بطريقة ماتريكس أيزنهاور

لا يخفى على أحد أن الشعور بالإرهاق غالباً ما ينتج عن محاولة إنجاز كل شيء دفعة واحدة دون تنظيم واضح. تعتمد هذه الحيلة على تحديد الأولويات من خلال تصنيف المهام وفقاً لأهميتها وضرورة إنجازها، باستخدام ما يُعرف بـ”ماتريكس أيزنهاور” (Eisenhower Matrix).

تنقسم المهام إلى أربعة مربعات:

• المربع الأول: مهام مهمة وعاجلة (يجب إنجازها فوراً).

• المربع الثاني: مهام مهمة غير عاجلة (تخطط لها وتنفذها بتركيز).

• المربع الثالث: مهام عاجلة غير مهمة (تُفوض أو تُقلل منها).

• المربع الرابع: مهام غير عاجلة وغير مهمة (يُفضل التخلص منها أو تأجيلها).

من خلال تطبيق هذا التصنيف، يتم توجيه الطاقة والوقت إلى الأمور التي تُحدث فرقاً حقيقياً، وتجنب تضييع الوقت على مهام لا تضيف قيمة حقيقية للعمل أو الإنجاز.

3. تقنية “النوم الواعي” للمهام: التخطيط المسبق والتنفيذ المتزامن

قد يبدو العنوان غريباً، لكنه يعكس استراتيجية فعالة في زيادة سرعة الإنجاز، حيث يعتمد هذا الأسلوب على التخطيط المسبق للمهام التي يُراد إنجازها قبل بدء العمل بيوم أو أكثر. يقوم الفرد في هذه المرحلة بتحليل ما يجب إنجازه وتقسيم العمل إلى خطوات صغيرة واضحة.

يتم ذلك عادةً في المساء أو في فترة راحة العمل، بحيث يستيقظ الشخص وفي ذهنه خطة محددة لتنفيذ المهام بطريقة منظمة. هذا التخطيط يقلل من الوقت الضائع في التردد أو البحث عن الخطوة التالية أثناء العمل.

ميزة هذه الطريقة:

• تقليل التشتت والتردد.

• تسهيل بدء العمل بسرعة عالية.

• زيادة التحكم في الوقت وتنظيم الأولويات.

4. تقليل مصادر الإلهاء الرقمية

تعد الإلهاءات الرقمية من أكبر العوائق أمام الإنتاجية العالية في أماكن العمل، خصوصاً في ظل استخدام الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي. يُمكن لأي إشعار صغير أن يُفقد الموظف تركيزه بشكل كبير ويُقلل من سرعة إنجاز المهام.

لذلك، فإن الحيلة الأساسية هنا تتمثل في إدارة بيئة العمل الرقمية بطريقة ذكية، تشمل:

• إيقاف الإشعارات غير الضرورية خلال أوقات العمل.

• استخدام تطبيقات أو برامج لحجب المواقع أو التطبيقات التي تستهلك الوقت.

• تخصيص أوقات محددة للتحقق من البريد الإلكتروني ووسائل التواصل بدلاً من المتابعة المستمرة.

هذا التنظيم الرقمي يُساعد الدماغ على البقاء في وضع التركيز المطلوب، ويُحسن من جودة وكمية الإنجاز خلال فترة العمل.

5. تطبيق أسلوب “العمل المتقطع” مع التنويع في المهام

العمل المتقطع هو أسلوب يدمج بين فترات التركيز مع فترات راحة قصيرة، لكن مع إضافة عنصر التنويع في نوعية المهام التي يتم العمل عليها. هذا يعني أن الموظف لا يلتزم بعمل مهمة واحدة طوال اليوم، بل يغير بين مهام مختلفة مما يضمن تجديد الانتباه وتحفيز الدماغ.

مثلاً، يمكن العمل على جزء من مشروع معين لمدة ساعة، ثم الانتقال إلى مهمة مكتبية أخرى لمدة نصف ساعة، ثم القيام بمكالمة عمل أو مراجعة بريد إلكتروني لفترة قصيرة.

فوائد هذا الأسلوب:

• تجنب الشعور بالملل والركود الذهني.

• الحفاظ على نشاط الدماغ.

• تعزيز الإنتاجية بفضل الاستفادة من فترات الذروة العقلية المختلفة خلال اليوم.

جدول يوضح ملخص الحِيَل الإنتاجية وأهم مميزاتها

خلاصة

تحقيق سرعة الإنجاز في العمل ليست مسألة حظ أو موهبة فقط، بل هي نتيجة تطبيق استراتيجيات منظمة ومدروسة تساعد على توجيه الجهد والوقت بذكاء. تعتمد الحِيَل الإنتاجية على فهم كيفية عمل الدماغ وأهمية التركيز وتقسيم الوقت بشكل مناسب، إلى جانب تقليل المشتتات وتنظيم الأولويات بشكل فعّال. اعتماد خمس الحِيَل المذكورة في هذا المقال، وهي تقنية بومودورو، ماتريكس أيزنهاور، النوم الواعي للمهام، تقليل الإلهاءات الرقمية، والعمل المتقطع مع التنويع في المهام، من شأنه أن يعزز بشكل ملحوظ من سرعة وكفاءة العمل، ما يتيح فرصة مغادرة مكان العمل بسرعة البرق مع تحقيق نتائج ملموسة ومرضية.

المصادر والمراجع

• Cirillo, Francesco. The Pomodoro Technique. FC Garage, 2018.

• Covey, Stephen R. The 7 Habits of Highly Effective People. Free Press, 1989.

هذا المقال يقدم خلاصة علمية وعملية لحِيَل إنتاجية مثبتة، تساهم في رفع مستوى الأداء في العمل وتقليل الوقت المستغرق في إنجاز المهام، مما يجعلها أداة لا غنى عنها لكل من يسعى للتفوق وتحقيق التوازن بين العمل والحياة.