تقديم تغذية راجعة فعّالة للموظفين

كيفية تقديم المدير لتغذية راجعة للموظف الذي لا يقرأ الأفكار: استراتيجيات فعالة وآلية للتواصل الفعّال

تعد التغذية الراجعة أحد الأدوات الأساسية التي يعتمد عليها المديرون لتحفيز وتحسين أداء موظفيهم. ولكن في بعض الأحيان، قد يجد المدير نفسه في موقف يتطلب تقديم ملاحظات لموظف يعاني من مشكلة في فهم الأفكار والملاحظات التي يتم تقديمها له بشكل غير مباشر. قد يكون الموظف غير قادر على استيعاب الرسائل غير اللفظية أو التلميحات أو قد لا يكون واعيًا تمامًا بمفهوم التعليقات الضمنية. وفي هذه الحالة، يجب على المدير تبني أسلوب تغذية راجعة أكثر وضوحًا وفعالية.

في هذا المقال، سنستعرض أساليب واستراتيجيات لتقديم تغذية راجعة للموظف الذي يواجه صعوبة في فهم الأفكار غير المباشرة، مع التركيز على تحسين عملية التواصل وتعزيز الفهم المتبادل.

1. التعرف على المشكلة: لماذا لا يقرأ الموظف الأفكار؟

قبل أن يبدأ المدير في تقديم التغذية الراجعة، يجب أن يحدد بدقة سبب عدم قدرة الموظف على فهم الأفكار أو الرسائل التي يتم توصيلها إليه. هذه هي الخطوة الأولى لتحديد الاستراتيجيات المناسبة. بعض الأسباب المحتملة لهذه المشكلة تشمل:

• الافتقار إلى الخبرة أو المعرفة: قد يكون الموظف جديدًا في بيئة العمل أو في الدور الذي يشغله، مما يجعله غير قادر على استيعاب بعض المفاهيم أو التلميحات التي قد تكون واضحة للمستوى المتقدم.

• تفضيلات تواصل مختلفة: بعض الأشخاص يفضلون تلقي المعلومات بشكل مباشر وصريح، في حين أن آخرين يفضلون التلميحات أو الأساليب غير المباشرة.

• مشاكل في مهارات التواصل: ربما يعاني الموظف من صعوبة في تفسير الإشارات غير اللفظية أو التلميحات التي قد يصعب نقلها شفهيًا أو كتابيًا.

• التوتر أو القلق: عندما يكون الموظف في حالة توتر أو قلق، قد يصبح أقل قدرة على التركيز على الرسائل غير المباشرة أو قراءة الأفكار من خلال ردود الفعل.

2. الانتقال إلى الأسلوب المباشر والصريح

إذا كان الموظف يواجه صعوبة في قراءة الأفكار غير اللفظية أو التلميحات، فإن أفضل حل هو أن يتبنى المدير أسلوبًا صريحًا وواضحًا عند تقديم الملاحظات. هذا لا يعني بالضرورة أن يكون النقد لاذعًا أو جارحًا، بل يعني ببساطة أن تكون الرسائل المقدمة مباشرة ومحددة، دون الحاجة للتلاعب أو التلميح.

على سبيل المثال:

• بدلاً من قول “يجب أن تكون أكثر تنظيمًا”، يمكن للمدير أن يقول “أنت بحاجة إلى تنظيم جدولك الزمني بشكل أفضل لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد.”

• بدلاً من قول “قد تحتاج إلى تحسين مهاراتك في التواصل”، يمكن أن يكون الرد أكثر تحديدًا: “أنت بحاجة إلى شرح أفكارك بوضوح أكبر عند تقديم العروض لتجنب الالتباس.”

3. استخدام أمثلة واقعية لتعزيز الفهم

عندما يقدم المدير تغذية راجعة، من المهم أن يعزز ملاحظاته باستخدام أمثلة واقعية تدعم الرسالة المراد إيصالها. الأمثلة تعطي الموظف فهماً ملموساً لما كان يجب عليه فعله بشكل مختلف، وكيف يمكن تحسين أدائه في المستقبل.

على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعاني من صعوبة في تقديم تقارير دقيقة، يمكن للمدير تقديم مثال محدد عن تقرير معين كان يحتوي على أخطاء ويمكن أن يكون أفضل إذا تم اتباع خطوات محددة للتحقق من البيانات. هذا النوع من التغذية الراجعة يتيح للموظف معرفة بالضبط ما الذي يجب تحسينه وكيفية القيام بذلك.

4. التركيز على السلوكيات بدلاً من الشخصيات

من المهم أن يركز المدير على سلوك الموظف وأدائه بدلاً من التركيز على الشخص ذاته. التغذية الراجعة التي تركز على الشخص قد تُشعر الموظف بالهجوم أو الدفاعية، ما يعيق القدرة على تقبل الملاحظات. بدلاً من ذلك، يجب على المدير تحديد سلوكيات معينة يحتاج الموظف إلى تحسينها.

على سبيل المثال:

• بدلاً من قول “أنت لا تستمع جيدًا”، يمكن للمدير أن يقول “لاحظت أنك قاطعت زملاءك أثناء الاجتماع. من الأفضل أن تستمع إليهم تمامًا قبل الرد.”

5. تقديم ملاحظات بشكل منتظم

من الأهمية بمكان أن تقدم التغذية الراجعة بشكل منتظم. إذا تم تقديم الملاحظات بشكل مفاجئ أو نادر جدًا، قد يشعر الموظف بالارتباك أو الغموض بشأن سبب هذه الملاحظات. يجب أن يكون تقديم التغذية الراجعة عملية مستمرة، حيث يتم توجيه الملاحظات بشكل منتظم وعلى فترات متقاربة. هذا سيساعد الموظف على تحديد المجالات التي يحتاج إلى تحسينها بشكل مستمر، ويسهل عليه التكيف مع الملاحظات والتغييرات المطلوبة.

6. تقديم الملاحظات في بيئة داعمة وآمنة

أحد العوامل المهمة التي يجب مراعاتها عند تقديم التغذية الراجعة هو البيئة التي تتم فيها المحادثة. يجب على المدير أن يحرص على توفير بيئة آمنة وداعمة، حيث يشعر الموظف بالراحة في التحدث والاستماع دون الشعور بالتهديد أو الهجوم.

لذلك، من الأفضل أن تتم محادثات التغذية الراجعة في مكان هادئ بعيدًا عن أعين الزملاء أو الجمهور، لكي يشعر الموظف بالراحة ويكون أكثر استعدادًا لتقبل الملاحظات.

7. استخدام أسلوب “التغذية الراجعة المتوازنة”

من المفيد للمدير أن يتبنى أسلوب “التغذية الراجعة المتوازنة”، حيث يتم تقديم ملاحظات إيجابية وسلبية معًا. هذا يساعد الموظف على الحفاظ على دافعيته وتحفيزه، بدلاً من أن يشعر بالإحباط أو الاستسلام.

على سبيل المثال، يمكن للمدير أن يبدأ بتعزيز الجوانب التي يتمتع بها الموظف، مثل “لقد لاحظت أنك تتمتع بمهارات تحليلية قوية”، ثم ينتقل بعد ذلك إلى الملاحظات التي تحتاج إلى تحسين، مثل “ومع ذلك، تحتاج إلى أن تكون أكثر دقة في تقديم التقارير.”

8. توفير التوجيه والدعم لتحسين الأداء

بعد تقديم الملاحظات، يجب على المدير أن يعرض دعمًا وتوجيهًا إضافيًا لمساعدة الموظف في تحسين أدائه. هذا قد يشمل تقديم الموارد، أو اقتراح أساليب تدريبية معينة، أو توجيه الموظف إلى شخص يمكنه مساعدته في تحسين المهارات المطلوبة.

على سبيل المثال، إذا كانت التغذية الراجعة تتعلق بمهارات التواصل، يمكن للمدير أن يوصي بالانضمام إلى ورش عمل لتطوير مهارات العرض أو التواصل الفعّال.

9. مراقبة التقدم ومتابعة التغذية الراجعة

من الضروري أن يتابع المدير تقدم الموظف بعد تقديم التغذية الراجعة. يجب أن يتم تقييم التغييرات أو التحسينات التي حدثت في الأداء، ومن ثم تقديم ملاحظات إضافية بناءً على تلك التقييمات. هذه العملية تجعل الموظف يشعر بأن التغذية الراجعة ليست مجرد نقاش مرة واحدة، بل هي جزء من عملية مستمرة لتحسين الأداء.

10. الحفاظ على احترام الموظف وتقديره

أخيرًا، يجب على المدير أن يتأكد من أن الموظف يشعر بالاحترام والتقدير طوال عملية التغذية الراجعة. لا يجب أن يشعر الموظف بأن النقد موجه ضده شخصيًا، بل يجب أن يكون التوجيه عبارة عن فرصة للتطوير والنمو المهني.

يجب على المدير أن يبين أن الملاحظات تهدف إلى تحسين الأداء وتعزيز نجاح الموظف، وليس لتقليله أو تقليل من شأنه.

خاتمة

في النهاية، تعتبر التغذية الراجعة أداة قوية لتحسين الأداء وتعزيز العلاقات بين المدير والموظف. بالنسبة للموظف الذي يواجه صعوبة في فهم الأفكار أو الرسائل غير المباشرة، يجب أن يكون المدير حريصًا على تقديم ملاحظات واضحة ومباشرة، مع التركيز على التوجيه الإيجابي والدعم المستمر. من خلال هذه الاستراتيجيات، يمكن للمدير تحسين عملية التواصل مع موظفيه وضمان تحقيق الأداء الأمثل في بيئة العمل.