تصرفات يجب تجنبها في زووم

9 تصرفات غير لائقة خلال لقاءات زووم

شهدت السنوات الأخيرة تحولاً كبيراً في أساليب العمل والتواصل، إذ أصبح التفاعل الافتراضي عبر منصات الاجتماعات مثل “زووم” (Zoom) جزءًا لا يتجزأ من الحياة المهنية اليومية. كان لهذا التحول تأثير كبير على كيفية إجراء الاجتماعات، وكيفية التفاعل بين الزملاء، والعملاء، والشركاء. لكن، مع هذا الانتقال، ظهرت بعض التصرفات غير اللائقة التي قد تؤثر على سير الاجتماعات وتخلف انطباعات سلبية لدى المشاركين.

في هذا المقال، سيتم التطرق إلى تسعة تصرفات غير لائقة يتعين تجنبها خلال لقاءات “زووم” لضمان أن تكون اللقاءات أكثر احترافية وتواصلية.

1. التأخر في الانضمام إلى الاجتماع

من أبسط قواعد احترام الوقت في الاجتماعات الافتراضية هو الانضمام في الوقت المحدد. التأخر في الانضمام إلى الاجتماع قد يسبب تعطيل سير العمل ويؤثر سلبًا على انطباع المشاركين الآخرين عنك. في بيئة العمل الافتراضية، قد يؤدي التأخر إلى فقدان جزء من المناقشات المهمة أو توجيه الانتباه نحوك بشكل غير مرغوب فيه أثناء انشغال الآخرين في الموضوعات المطروحة.

إذا كنت تعرف مسبقًا أنك ستكون متأخرًا، فمن الأفضل أن تبلغ الحضور قبل الاجتماع لتجنب الوقوع في هذا الموقف المحرج.

2. التحدث في وقت غير مناسب

في الاجتماعات الافتراضية، قد يكون من الصعب أحيانًا التفاعل بسلاسة بسبب التأخير في الصوت أو الصورة. ومع ذلك، من الضروري مراعاة دور الآخرين في الحديث. التحدث في وقت غير مناسب، مثل مقاطعة الآخرين أثناء حديثهم أو التحدث دون أن يُطلب منك ذلك، يعد تصرفًا غير لائق. في العديد من الاجتماعات، يتم إعطاء الوقت لكل شخص للتحدث، وبالتالي يجب احترام دور الآخرين وعدم التسبب في اضطراب.

من الأفضل دائمًا استخدام ميزة “اليد المرفوعة” أو النقر على الميكروفون لطلب التحدث في الوقت المناسب.

3. الإهمال في إعداد البيئة المحيطة

أحد أكبر العيوب في الاجتماعات الافتراضية هو البيئة المحيطة بالمشاركين. قد يعتقد البعض أن الجلوس في غرفة غير مرتبة أو في مكان غير مناسب أمر غير مهم طالما أن الشاشة تظهرهم، لكن في الواقع، هذا يرسل رسالة غير مهنية. المشهد الذي يظهر خلفك، مثل الفوضى أو وجود أشياء غير لائقة في الكادر، يمكن أن يؤثر سلبًا على صورتك المهنية ويجعل الآخرين يشتت انتباههم.

لذلك، من الضروري التأكد من أن الخلفية نظيفة ومرتبة. إذا لم تتمكن من التحكم في البيئة المحيطة، يمكنك استخدام الخلفيات الافتراضية المتاحة في “زووم” لإخفاء أي عناصر قد تكون غير مناسبة.

4. عدم إيقاف الميكروفون عند عدم التحدث

من أكثر التصرفات التي يمكن أن تزعج المشاركين الآخرين في الاجتماعات الافتراضية هو ترك الميكروفون مفتوحًا دون الحاجة إلى التحدث. قد تؤدي هذه العادة إلى انتقال الأصوات الخلفية مثل الضوضاء أو الأصوات غير المرغوب فيها، مما يشتت انتباه الجميع.

أفضل طريقة للتعامل مع هذه المشكلة هي التأكد من إيقاف الميكروفون عندما لا تكون بحاجة إلى التحدث. هذه العادة لا تقتصر على تحسين جودة الصوت فقط، بل تساعد أيضًا على تجنب أي محادثات غير لائقة قد تحدث دون أن يقصدها أحد.

5. التفاعل مع الهاتف أو الرسائل النصية أثناء الاجتماع

يعد التفاعل مع الهاتف أو الرسائل النصية خلال الاجتماعات الافتراضية تصرفًا غير مهني. إذا كنت تتابع رسائل نصية أو تتفاعل مع وسائل التواصل الاجتماعي أثناء الاجتماع، فإنك تظهر عدم الاحترام للحاضرين وتقلل من مستوى اهتمامك. هذا التصرف قد يعكس أنك لا تهتم بمحتوى الاجتماع أو أن مشاركتك فيه غير ذات أهمية.

لذا، من الأفضل وضع الهاتف جانبًا أثناء الاجتماعات الافتراضية وتركز بشكل كامل في الحوار والموضوعات المطروحة. هذا يساعد في جعل الاجتماع أكثر إنتاجية ويظهر احترامك للوقت والمشاركة الجماعية.

6. التحدث بصوت مرتفع أو استخدام لغة غير لائقة

عند التحدث عبر منصات الاجتماعات الافتراضية، يجب الانتباه إلى نبرة الصوت واللغة المستخدمة. التحدث بصوت مرتفع قد يكون مزعجًا، خاصة إذا كانت هناك صعوبات في الاتصال أو تأخير في الصوت. كما أن استخدام لغة غير لائقة، سواء كانت كلمات نابية أو تعبيرات جارحة، ليس مناسبًا في أي نوع من الاجتماعات. في بيئة العمل الافتراضية، يجب أن تكون دائمًا محترمًا في طريقة التعبير عن آرائك.

تجنب الإفراط في الحماسة أو التحدث بشكل غير مهذب أو جارح، فهذا ليس فقط غير محترف، بل قد يؤثر على علاقتك مع زملائك أو شركائك التجاريين.

7. القيام بمهام أخرى أثناء الاجتماع

أحد التصرفات غير اللائقة التي يمكن أن تؤدي إلى الإحراج هو القيام بمهام أخرى أثناء الاجتماع، مثل الأكل أو التصفح عبر الإنترنت. بينما يمكن أن يكون لديك عدة مهام في يومك، إلا أنه يجب عليك تخصيص الوقت بشكل كامل للاجتماع أثناء وجوده.

انشغالك بأمور أخرى بينما الاجتماع مستمر يمكن أن يظهر عدم احترام للأشخاص الآخرين في الاجتماع ويقلل من فعالية المناقشات. لذلك، يُنصح دائمًا بالتركيز التام على الاجتماع وألا تشغل نفسك بأي أنشطة قد تشتت انتباهك أو انتباه الآخرين.

8. عدم التعامل مع مشاكل التقنية بسرعة وكفاءة

من الطبيعي أن تواجه بعض المشكلات التقنية في الاجتماعات الافتراضية، سواء كان ذلك في الاتصال بالإنترنت، أو في الميكروفون، أو في الكاميرا. لكن مما لا شك فيه أن التأخر في التعامل مع هذه المشكلات يمكن أن يزعج المشاركين الآخرين ويعرقل سير الاجتماع. إذا كنت تواجه مشكلة تقنية، فمن المهم أن تحاول إصلاحها بأسرع ما يمكن دون إطالة الوقت.

إذا كنت غير قادر على حل المشكلة بسرعة، يمكنك دائمًا الاتصال بالشخص المسؤول أو الانسحاب من الاجتماع لدخول رابط جديد بدلاً من الاستمرار في التأخير أو الانقطاع المتكرر.

9. عدم إظهار التعاطف أو الاهتمام بالمشاركين

في اجتماعات “زووم”، يتطلب التفاعل الجيد نوعًا من الوعي الاجتماعي والقدرة على إظهار التعاطف والاهتمام بالمشاركين. التصرفات مثل عدم النظر إلى الكاميرا أو تجنب التفاعل البصري مع الآخرين يمكن أن تجعل المشاركين يشعرون بأنك غير مهتم. كما أن إظهار الإحباط أو التشويش على وجهك أثناء الاجتماعات قد يعكس مشاعر سلبية.

من المهم الحفاظ على لغة جسد إيجابية وملائمة في الاجتماعات الافتراضية، مثل النظر إلى الكاميرا بشكل متكرر، والابتسام، وإظهار الاهتمام بما يقوله الآخرون. هذا يساعد في بناء بيئة عمل أكثر تفاعلية وأفضل أداء.

الخاتمة

من خلال تجنب هذه التصرفات غير اللائقة، يمكن تحسين مستوى الاجتماعات الافتراضية وجعلها أكثر فاعلية وإنتاجية. في عالم العمل الحديث الذي يعتمد بشكل متزايد على التواصل عبر الإنترنت، من الضروري أن يظهر كل مشارك الاحترام الكامل للوقت والمجهود المبذول من قبل الجميع. إن تصرفات بسيطة مثل الانتباه للوقت، احترام دور الآخرين في الحديث، والاهتمام بالتفاصيل التقنية يمكن أن تساهم في تعزيز جودة الاجتماعات وتحقيق أقصى استفادة منها.