كيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستعمال مستندات جوجل

تُعد مستندات جوجل (Google Docs) من أبرز الأدوات المكتبية السحابية التي أحدثت تحولاً جوهرياً في طريقة إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها بين المستخدمين، خاصةً في بيئة العمل التعاوني والتعليم الإلكتروني. توفر هذه الأداة المجانية التي طورتها شركة جوجل إمكانيات تحرير متقدمة، وقدرة على العمل الجماعي في الوقت الحقيقي، دون الحاجة إلى برامج تقليدية منصبة على الحاسوب. في هذا المقال، سيتم استعراض كل الجوانب المتعلقة بكيفية المشاركة في كتابة وتعديل مستند باستخدام مستندات جوجل، وذلك عبر تحليل تفصيلي يغطي جميع مراحل العمل من الإنشاء إلى التعديل الجماعي، وإدارة الصلاحيات والتعليقات والتعديلات التعاونية.

أولاً: التعريف بمستندات جوجل

مستندات جوجل هي جزء من حزمة “Google Workspace” (المعروفة سابقاً باسم G Suite)، وهي خدمة مجانية أو مدفوعة تتيح للمستخدمين إنشاء مستندات نصية عبر الإنترنت، وحفظها بشكل تلقائي على خدمة التخزين السحابي Google Drive. تتيح هذه الأداة التعاون الجماعي من خلال مشاركة المستند مع مستخدمين آخرين، مع إمكانية منحهم صلاحيات مختلفة مثل القراءة فقط، أو التعليق، أو التعديل الكامل.

ثانياً: خطوات إنشاء مستند جديد

لبدء استخدام مستندات جوجل، يجب أولاً إنشاء مستند جديد. ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية:

1. تسجيل الدخول إلى حساب جوجل: يتطلب الوصول إلى مستندات جوجل وجود حساب جوجل نشط (Gmail).

2. الوصول إلى Google Docs: يمكن الدخول مباشرة عبر الرابط https://docs.google.com أو من خلال قائمة تطبيقات جوجل.

3. إنشاء مستند جديد:

   • الضغط على زر “+” لإنشاء مستند جديد.

   • يمكن اختيار قالب جاهز إذا لزم الأمر.

4. تسمية المستند: بالنقر على العنوان الافتراضي “مستند بدون عنوان” في أعلى الصفحة، يمكن كتابة اسم للمستند ليسهل التعرف عليه لاحقاً.

ثالثاً: كيفية مشاركة مستند مع الآخرين

بعد إنشاء المستند، يمكن مشاركته مع مستخدمين آخرين لتسهيل التعاون. وتتم عملية المشاركة وفق الخطوات التالية:

1. النقر على زر “مشاركة” (Share) الموجود في الزاوية العليا اليمنى من المستند.

2. إدخال عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركتهم المستند.

3. تحديد صلاحيات الوصول:

   • مشاهدة فقط (Viewer): يمكن للمستخدم مشاهدة المستند دون تعديله أو ترك تعليقات.

   • تعليق (Commenter): يمكن للمستخدم التعليق على المحتوى، ولكن لا يمكنه تعديله.

   • تعديل (Editor): يتمكن المستخدم من تعديل المستند كاملاً.

4. إرسال الدعوة: بالضغط على زر “إرسال”، تصل دعوة بالبريد الإلكتروني للمستخدمين المعنيين.

كما يمكن مشاركة المستند من خلال إنشاء رابط قابل للمشاركة وتحديد الصلاحيات المرتبطة به، وهو مفيد في الحالات التي لا يعرف فيها المستخدم عناوين البريد الإلكتروني للمشاركين.

رابعاً: التعديل الجماعي في الوقت الحقيقي

من أبرز مزايا مستندات جوجل هي قدرة المستخدمين على التعديل الفوري المتزامن. وهذا يتمثل في النقاط التالية:

• عرض نشاط المشاركين: عند فتح المستند، يمكن رؤية المؤشر الذي يمثل كل مستخدم مشارك في التحرير، ويتم تمييزه بلون خاص.

• تحديث فوري للمحتوى: أي تعديل يتم من أحد المستخدمين يظهر فوراً لدى الآخرين دون الحاجة لإعادة تحميل الصفحة.

• تجنب التداخل: يستخدم النظام آلية دقيقة لإدارة التحرير المتزامن بحيث لا يتداخل المستخدمون في الكتابة في نفس الموضع.

خامساً: التعليقات والاقتراحات

تُعتبر ميزة التعليقات في مستندات جوجل من الأدوات الحيوية في العمل الجماعي، حيث تسمح للمستخدمين بإبداء ملاحظاتهم دون تعديل النص الأصلي مباشرة.

التعليق:

• يتم تحديد الكلمة أو الجملة المراد التعليق عليها.

• من شريط الأدوات، يُضغط على رمز التعليق.

• تُكتب الملاحظة أو التعليق ثم يُضغط على “تعليق”.

وضع الاقتراح:

• يمكن تفعيل “وضع الاقتراح” (Suggesting Mode) بدلاً من “وضع التحرير” من الزاوية العلوية.

• أي تعديل يتم في هذا الوضع يظهر كاقتراح، يمكن للمؤلف الأصلي قبوله أو رفضه.

• يتم تمييز الاقتراحات بلون مختلف مع إمكانية الرد عليها من قبل المشاركين.

سادساً: تاريخ الإصدارات (Version History)

تُتيح مستندات جوجل خاصية تتبع جميع التعديلات التي تمت على المستند منذ إنشائه، مما يُمكن المستخدم من العودة إلى نسخ سابقة واسترجاعها عند الحاجة.

• للوصول إلى سجل الإصدارات:

  • من القائمة الرئيسية: “ملف” > “سجل الإصدارات” > “عرض سجل الإصدارات”.

• تظهر التعديلات حسب التاريخ واسم المستخدم الذي قام بها.

• يمكن إعادة تسمية الإصدارات لحفظ نسخ مهمة.

سابعاً: إدارة المستخدمين وصلاحياتهم

في المشاريع الجماعية، قد يحتاج المستخدم إلى تعديل صلاحيات الأفراد الذين تمت دعوتهم مسبقاً. ويتم ذلك كما يلي:

• النقر على زر “مشاركة”.

• بجانب كل مستخدم تمت دعوته، يظهر زر لتحديد الصلاحية (مشاهدة، تعليق، تعديل).

• يمكن إزالته بالكامل بالنقر على “إزالة”.

• يمكن نقل ملكية المستند إلى مستخدم آخر في حالة الحاجة لذلك، ويُعتبر هذا ضرورياً في المشاريع المؤسسية أو التعليمية.

ثامناً: مزايا إضافية لتعزيز الإنتاجية

التكامل مع أدوات أخرى:

• Google Meet: يمكن بدء مكالمة فيديو مباشرة من داخل المستند.

• Google Keep: تتيح هذه الأداة إضافة ملاحظات سريعة مرئية داخل المستند.

• Google Translate: ترجمة المستند الكامل إلى لغة أخرى بنقرة واحدة.

التوافق مع ملفات Microsoft Word:

• يمكن رفع مستندات بصيغة .docx إلى Google Docs والعمل عليها دون الحاجة لتحويلها.

• عند الانتهاء، يمكن تحميل المستند بصيغ مختلفة مثل PDF، Word، أو نص عادي.

تاسعاً: الاستخدام عبر الأجهزة المختلفة

مستندات جوجل مصممة لتكون متاحة على جميع الأجهزة المتصلة بالإنترنت، مما يسهل عملية المشاركة والتعديل في أي وقت ومن أي مكان:

• أجهزة الحاسوب: من خلال متصفح الإنترنت دون الحاجة إلى برامج إضافية.

• الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية: عبر تطبيق Google Docs المتوفر على Android وiOS.

• الوضع غير المتصل بالإنترنت: يمكن تفعيل خاصية العمل دون اتصال (Offline Mode) من إعدادات Google Drive.

عاشراً: الجدول المقترح لتوضيح أنواع الصلاحيات

حادي عشر: حماية المستند وحفظ الخصوصية

نظرًا لحساسية بعض المعلومات، من الضروري اتباع إجراءات لحماية المستند:

• عدم تفعيل رابط المشاركة المفتوح للعموم إلا عند الضرورة.

• تحديد الأشخاص الذين يمكنهم تعديل المستند بدقة.

• استخدام المصادقة الثنائية (2FA) لحساب جوجل.

• تعطيل إمكانية الطباعة أو النسخ للمستخدمين الذين لديهم صلاحية المشاهدة فقط.

ثاني عشر: التطبيقات العملية في التعليم والعمل

في التعليم:

• إعداد واجبات جماعية بين الطلاب.

• مشاركة أوراق العمل بين المعلم والطلاب.

• تتبع تقدم الطالب من خلال سجل الإصدارات.

في بيئة العمل:

• كتابة تقارير أسبوعية بين فريق العمل.

• إنشاء مقترحات مشاريع تشاركية.

• إدارة وثائق المشاريع التقنية أو التسويقية.

ثالث عشر: فوائد استخدام مستندات جوجل في بيئة تعاونية

• المرونة في التعديل الجماعي: لا حاجة لتبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني.

• تقليل الأخطاء: بفضل نظام المراجعة والتعليقات.

• توفر النسخ الاحتياطية: لا خوف من فقدان المحتوى بفضل الحفظ التلقائي.

• تعزيز الشفافية: كل تعديل موثق باسم الشخص وتوقيته.

• السرعة في الإنجاز: اختصار الوقت اللازم لإنجاز المشاريع المشتركة.

المصادر

1. Google Docs Help – Google Support

2. Google Workspace Learning Center