أهم تقنيات التواصل في العمل

التقنيات السبع الأهم لإتقان التواصل في مكان العمل

يعد التواصل الفعّال أحد الركائز الأساسية التي تساهم في تحسين بيئة العمل وتعزيز الإنتاجية داخل المؤسسات. فالتواصل الجيد لا يتعلق فقط بنقل المعلومات، بل يشمل فهم متبادل وتفاعل مثمر بين الأفراد، مما يعزز التفاهم ويسهم في تحقيق الأهداف الجماعية للمؤسسة. في هذا المقال، سيتم استعراض أهم التقنيات التي يمكن أن تساعد الأفراد على تحسين مهاراتهم في التواصل داخل بيئة العمل، بحيث تصبح أكثر فاعلية وتساعد في بناء علاقات مهنية قوية.

1. الاستماع الفعّال

الاستماع هو بداية كل عملية تواصل ناجحة. يكاد لا يوجد أي مجال أو منصب في مكان العمل يتطلب فقط الحديث أو التوجيه، بل يتطلب أيضًا الاستماع الجيد. الاستماع الفعّال يعني عدم الانشغال بأفكارك الخاصة أثناء حديث الشخص الآخر، وإنما الانتباه التام لما يقال وفهم المعاني المتضمنة في الرسالة المرسلة. من خلال الاستماع الجيد، يستطيع الشخص فهم وجهات نظر الآخرين وتجنب سوء الفهم الذي قد ينشأ بسبب الانشغال الذهني أثناء النقاشات.

على الموظف أن يتدرب على وضع نفسه في مكان الشخص الآخر وأن يكون مفتوحًا للفهم. يمكن تحقيق ذلك من خلال تقنيات مثل:

• إعادة الصياغة: وهي أن يكرر الشخص ما فهمه من الطرف الآخر للتأكد من دقة الفهم.

• استخدام إشارات بصرية: مثل الاتصال البصري أو الإيماءات الصغيرة التي تشير إلى الاهتمام والتفاعل مع الكلام.

الاستماع الفعّال يساعد على تجنب الأخطاء في التواصل ويُعتبر من أهم المهارات التي يجب على أي موظف تعلمها.

2. التواصل غير اللفظي

في الكثير من الأحيان، يقال أن 90% من التواصل ليس كلاميًا. تُعد الإيماءات، تعبيرات الوجه، وحركات الجسم جزءًا أساسيًا من أي تفاعل بين الأشخاص. فمثلاً، الابتسامة أو إيماءة الرأس يمكن أن تعزز الرسالة المرسلة بشكل كبير، بينما يمكن أن تُشير حركات أخرى، مثل تشابك الأيدي أو إبعاد النظرات، إلى مقاومة أو عدم اهتمام.

التواصل غير اللفظي يمكن أن يكون أداة قوية لفهم مشاعر الأشخاص الآخرين واحتياجاتهم. فالعناية بالتفاصيل في هذا المجال مثل وضعية الجسد والاتصال البصري قد يساعد في بناء علاقات مهنية أقوى وأكثر صدقًا. كما أن الشخص الذي يُظهر علامات تواصل غير لفظي متوافقة مع ما يقوله يكون أكثر مصداقية في نظر الآخرين.

3. التعبير الواضح والمباشر

في بيئة العمل، من الضروري أن يكون الاتصال واضحًا ومباشرًا. الغموض في الرسائل أو التلميحات قد يؤدي إلى ارتباك وسوء فهم. لذلك، يجب على الموظف أن يعبّر عن أفكاره بشكل مختصر ودقيق مع مراعاة السياق والوقت المناسب.

التحدث بلغة بسيطة ومفهومة، واستخدام أمثلة عملية يمكن أن يساعد الأطراف الأخرى على استيعاب النقاط بشكل أسرع وأوضح. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي على الموظف التأكد من أن الرسالة التي يتم توصيلها تتناسب مع الفئة المستهدفة.

4. التكيف مع أساليب التواصل المختلفة

كل شخص لديه أسلوبه الخاص في التواصل، وهذا يعتمد على خلفيته الثقافية، تجربته الشخصية، وطبيعته. لذلك، من المهم أن يتعلم الموظف كيفية التكيف مع أساليب تواصل متنوعة.

قد يتطلب الأمر التفاعل مع أشخاص يفضلون التواصل الرسمي في رسائلهم، وآخرين يفضلون أسلوبًا غير رسمي. يجب على الموظف أن يكون قادرًا على تحديد الأسلوب الأنسب للتفاعل مع كل فرد حسب مواقفه واحتياجاته. من المهم أن يتحلى الشخص بمرونة في التعامل مع هذه الاختلافات لأن التكيف السليم مع هذه الاختلافات يعزز من النجاح المهني ويسهم في تحفيز بيئة العمل بشكل عام.

5. إدارة النزاعات وحل المشكلات

تعد النزاعات جزءًا من أي بيئة عمل، خاصة في المواقف التي يشترك فيها أفراد من خلفيات ووجهات نظر مختلفة. ولكن، مع مهارات التواصل الجيدة، يمكن التعامل مع هذه النزاعات بشكل بنّاء. التواصل الفعّال خلال النزاعات يتطلب استماعًا متبادلًا وتجنب التصعيد.

يتطلب الأمر تقنيات من أجل حل المشكلات والنزاعات مثل:

• الاستماع النشط: للتمكن من فهم موقف كل طرف على حدة.

• التفاوض: للوصول إلى حلول وسطية مرضية للجميع.

• التفاعل الهادئ والمتحفظ: للحفاظ على جو من الاحترام المتبادل.

من خلال هذه التقنيات، يمكن للفرد أن يساهم في إيجاد بيئة عمل أكثر سلاسة، حيث يتم معالجة الخلافات بطريقة حضارية دون أن تؤثر على سير العمل.

6. التغذية الراجعة البناءة

تُعتبر التغذية الراجعة إحدى الأدوات الأساسية لتحسين الأداء في أي مؤسسة. ولكن يجب أن تتم عملية تقديم التغذية الراجعة بشكل بناء وغير جارح. التوجيه المباشر حول نقاط القوة والضعف، مع تقديم حلول لتحسين الأداء، يُعد أحد أساليب التواصل المؤثرة التي تساهم في تحسين الإنتاجية وتعزيز التطور المهني للموظفين.

يجب أن تُقدّم التغذية الراجعة بشكل موضوعي وواقعي مع التأكيد على الجوانب الإيجابية قبل الإشارة إلى ما يحتاج إلى تحسين. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن تكون قابلة للتنفيذ بحيث يمكن للفرد أخذ الإجراءات اللازمة لتحسين أدائه.

7. استخدام التقنيات الرقمية في التواصل

أصبح التواصل عبر التقنيات الرقمية جزءًا أساسيًا من مكان العمل، لا سيما في ظل التقدم التكنولوجي السريع والانتشار الواسع للأدوات الرقمية. سواء كانت رسائل البريد الإلكتروني، أو الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت، أو منصات التعاون الرقمية، أصبح من الضروري أن يتقن الموظفون استخدام هذه التقنيات بفعالية.

من أجل تحسين التواصل في هذا السياق، يجب على الموظف أن يحرص على:

• توضيح الرسائل المكتوبة: بحيث تكون سهلة الفهم وسريعة الاستجابة.

• استخدام الأدوات الرقمية المناسبة: مثل برامج الاجتماعات الإلكترونية أو منصات التعاون.

• الاحتفاظ بالسلوك المهني عبر الإنترنت: من خلال استخدام لغة مهذبة والابتعاد عن الرسائل العاطفية أو المبالغة في التعبير.

قد تكون التقنيات الرقمية أداة قوية لتعزيز التعاون وزيادة الفعالية في مكان العمل إذا تم استخدامها بشكل صحيح.

الخلاصة

إتقان التواصل في مكان العمل يتطلب دمج العديد من التقنيات والمهارات التي تساهم في تعزيز الفهم المتبادل، تحسين التعاون بين الفريق، وتسهيل حل المشكلات. إن الاستماع الجيد، التعبير الواضح، التكيف مع أساليب التواصل المختلفة، وإدارة النزاعات بطرق بنّاءة كلها تقنيات أساسية تُحسن بيئة العمل وتساهم في نمو الأفراد والشركات على حد سواء.