8 نصائح لعقد اجتماع افتراضي عبر منصة زووم (Zoom)

في عصر التحول الرقمي والانتقال المتسارع إلى بيئات العمل المرنة، أصبحت الاجتماعات الافتراضية ضرورة لا غنى عنها في سياق التواصل المهني والتعاون داخل المؤسسات والمنظمات على اختلاف طبيعتها. ومن بين المنصات الأكثر شيوعاً واستخداماً في هذا الإطار، برزت منصة “زووم” (Zoom) كخيار مفضل لإدارة الاجتماعات والمؤتمرات عن بُعد، نظراً لما توفره من مزايا تقنية متقدمة وسهولة في الاستخدام، جعلت منها أداة رئيسية للربط بين الفرق والعاملين في أنحاء العالم كافة.

رغم بساطة استخدام المنصة، إلا أن عقد اجتماع افتراضي فعّال يتطلب التزاماً بمجموعة من القواعد والممارسات المهنية والتنظيمية التي تضمن تحقيق أقصى استفادة ممكنة من وقت الاجتماع وجودته. فالفارق بين اجتماع ناجح وآخر مشتّت لا يكمن فقط في التكنولوجيا المستخدمة، بل في الإعداد الجيد، والانضباط التنظيمي، والوعي بقواعد التفاعل الافتراضي.

فيما يلي 8 نصائح شاملة تساعد على تنظيم وإدارة اجتماع افتراضي احترافي عبر منصة Zoom، وتضمن تحقيق أفضل النتائج من حيث الكفاءة والتواصل الفعّال.

1. التحضير المسبق الجيد: الأساس لكل اجتماع ناجح

يُعتبر التحضير المسبق حجر الزاوية في نجاح أي اجتماع افتراضي. ويشمل ذلك تحديد هدف الاجتماع بوضوح، وصياغة جدول أعمال محدد يتم إرساله للمشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ، مما يتيح لهم الاطلاع على النقاط المطروحة والاستعداد لها.

كما ينبغي التأكد من توفير كافة الوثائق أو العروض التقديمية التي سيتم عرضها، وتحميلها على المنصة مسبقاً إن لزم الأمر. وجود خطة واضحة للاجتماع يمنع الانحراف عن الموضوعات الأساسية، ويقلل من احتمالات ضياع الوقت أو تكرار النقاشات.

2. اختبار الأجهزة والاتصال بالإنترنت

من أبرز أسباب فشل الاجتماعات الافتراضية ضعف الاتصال أو الأعطال الفنية. لذلك، يجب التأكد مسبقاً من عمل جميع الأجهزة المطلوبة مثل الميكروفون، الكاميرا، والسماعات، إضافة إلى اختبار سرعة واستقرار الاتصال بالإنترنت.

كما يُنصح باستخدام سماعات أذن مزودة بميكروفون خارجي لتقليل الضوضاء الخلفية وتحسين جودة الصوت. وفي حال الاعتماد على شبكة Wi-Fi، من الأفضل الجلوس بالقرب من جهاز التوجيه (Router) أو استخدام كابل اتصال مباشر لتحقيق أعلى جودة ممكنة للاتصال.

3. اختيار مكان هادئ والإضاءة المناسبة

البيئة التي يتم منها الانضمام للاجتماع لها تأثير مباشر على جودته. لذا، يُفضل اختيار مكان هادئ وخالٍ من المشتتات والضوضاء، مع التأكد من أن الإضاءة مناسبة وتأتي من الأمام وليس من الخلف، لتظهر الصورة بوضوح.

كما يُنصح باستخدام خلفية افتراضية احترافية على Zoom إذا كان المكان غير مناسب، أو تفعيل خاصية التمويه (Blur) لخلفية الفيديو، مما يعزز الاحترافية ويقلل من عوامل التشتت البصري للمشاركين.

4. الالتزام بقواعد التفاعل الافتراضي

نجاح الاجتماع الافتراضي يتوقف كثيراً على احترام المشاركين لقواعد التفاعل. وتشمل هذه القواعد:

• كتم الميكروفون عند عدم التحدث لتقليل الضوضاء.

• استخدام خاصية “رفع اليد” قبل الحديث، خاصة في الاجتماعات التي تضم عدداً كبيراً من المشاركين.

• الاستفادة من خاصية الدردشة (Chat) لطرح الأسئلة دون مقاطعة المتحدث.

• احترام وقت الآخرين وعدم الاسترسال خارج نطاق الموضوع.

الالتزام بهذه السلوكيات يعزز من فعالية الاجتماع ويساهم في تنظيم الحوار وتحقيق الأهداف المرجوة.

5. استخدام أدوات Zoom بفعالية

تتميز منصة Zoom بتوفير مجموعة من الأدوات التفاعلية التي تعزز من قيمة الاجتماع، ومنها:

• مشاركة الشاشة (Share Screen): لعرض العروض التقديمية، المستندات، أو تطبيقات العمل مباشرة أمام الجميع.

• غرف النقاش (Breakout Rooms): لتقسيم المشاركين إلى مجموعات صغيرة لمناقشة موضوعات محددة.

• استطلاعات الرأي (Polls): لقياس آراء المشاركين أو اتخاذ قرارات جماعية.

• التسجيل (Recording): لتوثيق الاجتماع ومراجعته لاحقاً أو مشاركته مع من لم يتمكن من الحضور.

الوعي بهذه الأدوات واستخدامها بذكاء يسهم في تحويل الاجتماع من مجرد محادثة جماعية إلى جلسة تفاعلية ذات نتائج ملموسة.

6. إدارة الوقت والانضباط الزمني

الاجتماعات الافتراضية تحتاج إلى انضباط زمني أكثر من الاجتماعات الحضورية نظراً لقصر مدى الانتباه الرقمي. لذا، من المهم احترام أوقات البدء والانتهاء المحددة سلفاً، وتخصيص وقت محدد لكل بند من جدول الأعمال.

يمكن لمُنظّم الاجتماع الاستعانة بمؤقت زمني (Timer) أو تخصيص شخص لمتابعة الوقت (Time Keeper) لضمان عدم الخروج عن الإطار الزمني المرسوم، خاصة عند وجود أكثر من متحدث.

كما يجب تجنب الإطالة في النقاشات الثانوية، والحرص على إنهاء الاجتماع بخلاصة واضحة للقرارات المتخذة والخطوات التالية.

7. تشجيع المشاركة وتوزيع الأدوار

يجب أن يتمتع الاجتماع الافتراضي بالتفاعلية والشمول، لا أن يتحول إلى عرض من طرف واحد. ولهذا من الضروري تشجيع جميع المشاركين على التفاعل والمشاركة في الحوار.

يمكن توزيع الأدوار بين الحاضرين، مثل تعيين شخص لتدوين الملاحظات، وآخر لإدارة الأسئلة، وميسر يدير الحوار ويحفز النقاش. هذا النهج يخلق شعوراً بالمسؤولية الجماعية ويعزز من ديناميكية الاجتماع.

8. متابعة ما بعد الاجتماع

تنتهي أهمية الاجتماع الافتراضي لحظة انتهائه فقط إذا لم تتم متابعته بخطوات تنفيذية واضحة. لذلك، يجب إرسال ملخص للاجتماع (Minutes of Meeting) يتضمن القرارات المتخذة، النقاط التي تحتاج إلى متابعة، وتحديد المسؤوليات والمواعيد النهائية للتنفيذ.

إرسال هذا الملخص خلال 24 ساعة من الاجتماع يعزز من المسؤولية الفردية والجماعية، ويمنح الاجتماع أثراً عملياً يتجاوز مجرد التفاعل الرقمي.

جدول مقارنة بين الممارسات الناجحة وغير الناجحة في اجتماعات Zoom

الخلاصة

عقد اجتماع افتراضي ناجح عبر منصة Zoom ليس مجرد ضغط على زر “Join Meeting”، بل هو منظومة متكاملة تبدأ بالإعداد المسبق وتنتهي بالمتابعة والتنفيذ. يتطلب الأمر وعياً تنظيمياً، واستعداداً تقنياً، والتزاماً بالسلوكيات المهنية داخل البيئة الرقمية.

الاجتماع الافتراضي الناجح هو الذي يُدار بأدوات رقمية ويُبنى بعقلية بشرية منفتحة على التعاون، المشاركة، وتحقيق النتائج، وهو ما يجعل منصة Zoom أداة لا غنى عنها في زمن أصبحت فيه الحدود الجغرافية لا تعني شيئاً أمام التقنيات الحديثة.

المراجع:

• Zoom Support: https://support.zoom.us