تعد استبيانات مشاركة الموظفين من الأدوات التي تستخدمها العديد من الشركات لفهم مستوى الانخراط والرضا داخل بيئة العمل، ولقياس مدى التفاعل اليومي للموظفين مع مهامهم. ومع ذلك، قد لا تحقق هذه الاستبيانات دائمًا الأهداف المرجوة، خاصة في ما يتعلق بتحفيز الموظفين على المشاركة الفعالة بشكل يومي. رغم أنها قد تقدم رؤى هامة حول أداء الأفراد والفرق، إلا أن هذه الأدوات غالبًا ما تفتقر إلى القدرة على ترجمة البيانات التي تجمعها إلى نتائج عملية تسهم في تحفيز الموظفين وزيادة انخراطهم بشكل ملموس ومستمر.
في الواقع، هناك عدة أسباب تجعل استبيانات المشاركة لا تؤدي إلى تحفيز المشاركة اليومية للموظفين. هذه الأسباب تتراوح بين قضايا متعلقة بكيفية تصميم الاستبيانات نفسها إلى المشكلات التي تتعلق بكيفية استخدام النتائج التي يتم جمعها. لفهم هذه القضية بشكل أفضل، لا بد من النظر إلى بعض العوامل الأساسية التي قد تؤثر في فعالية استبيانات المشاركة اليومية.
1. عدم وجود تأثير فوري للنتائج
من أبرز المشاكل التي تعيق استبيانات المشاركة في تحقيق تأثير فوري هو غياب الإجراءات الملموسة التي يتم اتخاذها بناءً على النتائج التي يتم جمعها. في كثير من الأحيان، تجمع الشركات البيانات المتعلقة بمشاركة الموظفين ولكنها لا تترجمها إلى تغييرات واضحة وملموسة داخل بيئة العمل. إذا شعر الموظفون بأن استبياناتهم ليست سوى “مجرد استبيانات” ولن تؤدي إلى أي نوع من التغيير أو التحسين في ظروف العمل، فإنهم قد يشعرون بالإحباط أو العدمية تجاه المشاركة في هذه الاستبيانات في المستقبل.
غالبًا ما يُنظر إلى استبيانات المشاركة باعتبارها إجراءً روتينيًا يتم بهدف الامتثال أو تقديم تقرير إلى الإدارة العليا دون أن يكون لها تأثير حقيقي على الحياة اليومية للموظفين. لذلك، إذا لم يتم اتخاذ خطوات ملموسة لتحسين بيئة العمل بناءً على هذه البيانات، فإن الموظفين لن يشعروا بأي حافز لتحسين مستوى مشاركتهم.
2. عدم تخصيص الأسئلة بشكل دقيق
تصميم استبيانات مشاركة الموظفين هو عامل آخر يؤثر بشكل كبير على فعاليتها. في حال كانت الأسئلة غير موجهة بشكل واضح أو غير شاملة بما فيه الكفاية لتغطية الجوانب التي تؤثر على المشاركة اليومية، فإن النتائج التي يتم جمعها لن تعكس الوضع الحقيقي لبيئة العمل. بعض الاستبيانات قد تقتصر على أسئلة سطحية تتعلق بالراحة العامة للموظف أو رضاهم عن بعض الجوانب، دون أن تتناول الجوانب العميقة التي تؤثر بشكل أكبر على تفاعل الموظف مع مهامه اليومية، مثل مستوى التحفيز، وجودة القيادة، أو الفرص للنمو المهني.
إذا كانت الأسئلة التي تحتوي عليها الاستبيانات غير دقيقة أو لا تركز على القضايا التي تهم الموظفين بشكل حقيقي، فإن النتيجة ستكون جمع بيانات غير دقيقة أو حتى مضللة قد تؤدي إلى اتخاذ قرارات غير فعالة.
3. الافتقار إلى الشفافية في التعامل مع النتائج
إحدى المشاكل الجوهرية التي تواجه استبيانات المشاركة هي عدم وجود شفافية في التعامل مع النتائج. على الرغم من أن البيانات يتم جمعها بشكل دوري، فإن العديد من الشركات لا تشارك النتائج مع الموظفين بشكل شفاف. فالموظفون يشعرون في كثير من الأحيان بأن آرائهم لا تُؤخذ بعين الاعتبار، أو أن نتائج الاستبيانات لا تتم مناقشتها بشكل علني، مما يؤدي إلى فقدان الثقة في العملية بأكملها.
عندما لا يعرف الموظفون ما يحدث بعد مشاركتهم في الاستبيانات، فإنهم يشعرون أن العملية لا تتجاوز كونها إجراءً شكليًا فقط، مما يقلل من حوافزهم للمشاركة في المستقبل. الشفافية والتواصل المستمر حول كيفية استخدام النتائج هي أمور أساسية لزيادة فعالية هذه الأدوات.
4. غياب الرؤية طويلة الأمد
استبيانات المشاركة قد تركز في الغالب على تقديم صورة لحالة معينة في وقت محدد، دون تقديم رؤية شاملة أو طويلة الأمد لكيفية تحسين ظروف العمل والمشاركة. في كثير من الأحيان، يتم إتمام هذه الاستبيانات خلال فترات زمنية معينة، مثل نهاية الربع المالي أو بداية السنة الجديدة، وبالتالي تغفل عن احتياجات الموظفين اليومية المستمرة. ولذا فإن استبيانات المشاركة يجب أن تتجاوز قياس الرضا العابر وتدعو إلى التفكير في استراتيجية طويلة الأمد تُركز على تعزيز المشاركة بشكل مستمر.
الموظفون بحاجة إلى رؤية أن الشركة لا تقتصر على جمع الآراء فقط من أجل استيفاء المعايير، بل تعمل فعلاً على تحسين بيئة العمل بشكل دائم بما يتناسب مع احتياجاتهم وأولوياتهم.
5. الحوافز غير المناسبة
في بعض الحالات، تعتمد الشركات على حوافز بسيطة أو غير مناسبة لزيادة المشاركة في استبيانات الموظفين. قد تقدم بعض الشركات مكافآت صغيرة أو حوافز لأعلى مستويات المشاركة، ولكن هذه الحوافز غالبًا ما تكون غير فعالة إذا لم ترتبط بتحقيق نتائج ملموسة تؤثر على جودة العمل والبيئة اليومية. الحوافز التي يتم تقديمها يجب أن تكون متوافقة مع تطلعات الموظفين وتعكس قيمة ما يتم إنجازه.
إذا لم تكن الحوافز مرنة أو معبرة عن احتياجات الموظفين الشخصية والمهنية، فلن تكون لها القدرة على تحفيزهم على المشاركة بنشاط يومي.
6. فشل في بناء ثقافة شاملة
أحد الأسباب الجذرية التي تجعل استبيانات المشاركة لا تعزز المشاركة اليومية هو غياب الثقافة الشاملة داخل المؤسسات. في حال كانت ثقافة الشركة لا تشجع على الانفتاح أو التعبير عن الآراء، فإن الموظفين قد يشعرون بأن المشاركة في الاستبيانات ليست ذات جدوى. يجب أن تكون بيئة العمل مرنة بحيث يشعر الموظف بالثقة والأمان عند التعبير عن آرائه، سواء من خلال استبيانات أو من خلال التواصل المباشر مع الإدارة.
تسهم الثقافة الشاملة في تعزيز المشاركة الفعالة، حيث يتم تقدير كافة الآراء والملاحظات التي تساهم في تحسين بيئة العمل.
7. الإفراط في استخدام الاستبيانات
في بعض الأحيان، تتبنى الشركات أسلوب الاستبيانات بشكل مفرط، مما يؤدي إلى “تعب الاستبيانات” بين الموظفين. إذا كان الموظفون يتم استهدافهم باستبيانات كثيرة بشكل متكرر، فإنهم قد يشعرون بالإرهاق، وقد يتوقفون عن الإجابة بشكل دقيق أو قد يقللون من اهتمامهم. يعد تقليص تكرار الاستبيانات واستخدامها بشكل هادف ومؤثر خطوة مهمة في ضمان حصول الشركات على بيانات ذات قيمة دون أن تؤدي إلى فقدان اهتمام الموظفين.
الخاتمة
إن استبيانات مشاركة الموظفين تعد أداة هامة لقياس التفاعل والرضا داخل المؤسسات، لكنها لا تضمن دائمًا تعزيز المشاركة اليومية بشكل فعال. تتطلب هذه الأدوات تصميمًا دقيقًا يتضمن الأسئلة الصحيحة، ومعالجة النتائج بشفافية، واتخاذ إجراءات فورية بناءً على البيانات المستخلصة. علاوة على ذلك، يجب أن تكون الحوافز مناسبة، ويجب أن تنبع من ثقافة شاملة تدعم الانفتاح والمشاركة المستمرة.
