كيفية إنشاء القوائم المخصصة (Custom Lists) واستخدامها في Microsoft Excel

مقدمة

تُعد القوائم المخصصة (Custom Lists) في برنامج Microsoft Excel من الأدوات المتقدمة والفعالة التي توفر كثيرًا من الوقت والجهد عند إدخال البيانات المتكررة أو تنظيمها وفق تسلسل محدد. تعتمد هذه القوائم على إمكانية تخصيص سلاسل من القيم لتكرار استخدامها تلقائيًا في جداول البيانات، سواء كانت هذه القيم أسماء أيام الأسبوع، أو أشهر السنة، أو حتى قائمة بالمدن أو المنتجات أو الموظفين. تستخدم هذه التقنية بكفاءة عالية في الأعمال المكتبية، والمالية، والإدارية، والتعليمية، وغيرها من المجالات التي تعتمد على إدارة البيانات.

تهدف هذه المقالة إلى شرح كيفية إنشاء القوائم المخصصة في Microsoft Excel، مع توضيح كيفية استخدامها بفعالية ضمن أنشطة الجدولة والفرز التلقائي وتعبئة البيانات، مدعومة بأمثلة عملية وتفصيلية، إضافة إلى بيان أهميتها في تسريع العمليات وتحسين الكفاءة.

مفهوم القوائم المخصصة في Excel

القائمة المخصصة هي سلسلة من العناصر التي يُمكنك إدخالها يدويًا داخل Excel مرة واحدة، ومن ثم استخدامها لاحقًا لتعبئة الخلايا أو فرز البيانات حسب ترتيب معين. يحتوي Excel على بعض القوائم المخصصة المدمجة افتراضيًا مثل:

• الأحد، الاثنين، الثلاثاء…

• January, February, March…

• الأرقام الترتيبية مثل الأول، الثاني، الثالث…

إلا أن الاستخدام الحقيقي لهذه القوائم يظهر عند إنشاء قوائم مخصصة خاصة بك تتناسب مع طبيعة عملك، كأسماء الموظفين في قسم معين، أو أسماء الفروع، أو أنواع المنتجات التي تتكرر باستمرار.

أهمية القوائم المخصصة في Excel

تظهر أهمية القوائم المخصصة في النقاط التالية:

• توفير الوقت: إدخال البيانات المتكررة يكون تلقائيًا بدلاً من كتابتها يدويًا كل مرة.

• تسهيل الفرز والتصفية: يمكن فرز البيانات وفق الترتيب الخاص بالقائمة المخصصة بدلًا من الترتيب الأبجدي.

• توحيد الصيغة: توحيد الأسماء أو السلاسل النصية المتكررة.

• زيادة الإنتاجية: تُمكن المستخدم من العمل بسرعة وكفاءة في إدخال البيانات وتحليلها.

كيفية إنشاء القوائم المخصصة في Microsoft Excel

الخطوة الأولى: الوصول إلى إعدادات القوائم المخصصة

1. افتح Excel.

2. انتقل إلى ملف (File) ثم اختر خيارات (Options).

3. من النافذة التي تظهر، اختر خيارات متقدمة (Advanced).

4. مرر إلى الأسفل حتى تصل إلى قسم عام (General).

5. انقر على زر تحرير القوائم المخصصة (Edit Custom Lists).

سيتم فتح نافذة جديدة تحتوي على القوائم المخصصة الحالية، بالإضافة إلى الحقول التي تتيح لك إنشاء قائمة جديدة.

الخطوة الثانية: إدخال القائمة المخصصة يدويًا

في النافذة التي تظهر:

1. في قسم قوائم مخصصة (Custom Lists)، حدد “جديد قائمة” (NEW LIST).

2. في الحقل إدخالات القائمة (List entries)، اكتب العناصر التي تريد إضافتها إلى قائمتك، وضع كل عنصر في سطر مستقل (Enter).

3. بعد الانتهاء من الإدخال، انقر على زر إضافة (Add).

4. اضغط على موافق (OK) لحفظ التغييرات.

مثال:

إذا كنت تعمل على مشروع يخص فروع شركة في دول الخليج، يمكنك إدخال القائمة التالية:

CopyEdit
السعودية
الإمارات
الكويت
قطر
البحرين
عمان

بعد إضافتها، يمكنك استخدامها تلقائيًا في التعبئة أو الفرز.

الخطوة الثالثة: إدخال القائمة من خلايا موجودة في ورقة العمل

1. أدخل البيانات في العمود الذي تريده داخل ورقة Excel.

2. حدد النطاق الذي يحتوي على القائمة.

3. افتح نفس نافذة إعداد القوائم المخصصة (كما في الخطوة الأولى).

4. في حقل Import list from cells، اختر النطاق الذي يحتوي على قائمتك.

5. انقر على زر استيراد (Import)، ثم موافق.

تُعد هذه الطريقة أكثر دقة عند وجود قائمة طويلة مسبقًا داخل الجدول.

استخدام القوائم المخصصة

1. تعبئة تلقائية باستخدام القوائم المخصصة

بعد إنشاء القائمة:

• اكتب أول عنصر منها في خلية.

• حدد الخلية ثم اسحب مقبض التعبئة (Fill Handle) نحو الأسفل أو إلى اليمين.

• سيقوم Excel بإكمال بقية عناصر القائمة تلقائيًا حسب الترتيب الذي أدخلته.

2. استخدام القوائم المخصصة في الفرز

في حالات كثيرة، تحتاج إلى فرز البيانات وفق ترتيب معين غير أبجدي، كأن يتم ترتيب الشهور من يناير إلى ديسمبر، أو ترتيب الفروع حسب التسلسل الجغرافي وليس الحروف.

الخطوات:

1. حدد الجدول أو النطاق المراد فرزه.

2. من تبويب البيانات (Data)، اختر فرز (Sort).

3. في نافذة الفرز، اختر العمود المستهدف.

4. في خيار الترتيب (Order)، اختر قائمة مخصصة (Custom List).

5. ستظهر نافذة القوائم المخصصة، حدد منها القائمة التي تريد استخدامها، ثم اضغط على موافق (OK).

بهذه الطريقة، يتم فرز البيانات وفق الترتيب المحدد في قائمتك بدلًا من الترتيب الأبجدي.

تطبيقات عملية على القوائم المخصصة

المثال الأول: قائمة أسماء موظفين

في شركة تحتوي على موظفين من عدة أقسام، يمكن إنشاء قائمة مخصصة لأسماء موظفي قسم الموارد البشرية لتسهيل إدخالهم عند إعداد تقارير أسبوعية أو شهرية.

المثال الثاني: قائمة منتجات حسب التصنيف

في قسم المبيعات، يمكن عمل قائمة مخصصة تحتوي على أصناف المنتجات مرتبة حسب الأولوية أو حجم الطلب، مما يسهل تعبئة النماذج وتقارير المبيعات.

المثال الثالث: جدول متابعة شهري

عند إنشاء تقارير شهرية، يمكن استخدام قائمة مخصصة بالشهور العربية مثل:

CopyEdit
يناير
فبراير
مارس
أبريل
مايو
يونيو
يوليو
أغسطس
سبتمبر
أكتوبر
نوفمبر
ديسمبر

وبذلك يمكنك تعبئة الجدول بسرعة أو فرز السجلات الشهرية حسب التسلسل الزمني.

الجدول التالي يوضح مقارنة بين القوائم الافتراضية والمخصصة:

نصائح متقدمة لاستخدام القوائم المخصصة

• حذف القوائم غير المستخدمة: للحفاظ على تنظيم القوائم، يمكنك حذف أي قائمة غير ضرورية من خلال نافذة القوائم المخصصة.

• إنشاء قوائم طويلة بكفاءة: استيراد القائمة من جدول Excel بدلاً من إدخالها يدويًا لتجنب الأخطاء.

• تحديث القوائم دوريًا: إذا كانت القائمة تتغير مع مرور الوقت (كأسماء الموظفين)، يفضل تحديثها بشكل دوري من مصدر موثوق.

• حفظ القوائم في ملفات قالب: عند استخدام Excel كنموذج ثابت، احفظ القوائم المخصصة ضمن قالب (Template) لتكون متاحة في كل مرة.

توافق القوائم المخصصة مع الإصدارات المختلفة من Excel

تدعم معظم إصدارات Excel الحديثة القوائم المخصصة، سواء Excel 2013، Excel 2016، Excel 2019 أو Excel ضمن Microsoft 365. ومع ذلك، يُنصح بحفظ ملف Excel بصيغة .xlsx وليس .csv إذا كنت ترغب في الحفاظ على القوائم المخصصة ضمن الملف، لأن صيغة CSV لا تدعم مثل هذه الإعدادات.

قيود وملاحظات مهمة

• لا يمكن استخدام القوائم المخصصة في الجداول الذكية (Excel Tables) مباشرة عند الفرز: يجب تحويل الجدول إلى نطاق عادي لاستخدام قائمة مخصصة في ترتيب البيانات.

• القوائم المخصصة تعتمد على الجهاز المحلي: إذا أنشأت قائمة مخصصة على جهازك، فإنها لا تنتقل تلقائيًا مع الملف إلى جهاز آخر إلا إذا أنشأ نفس القائمة هناك.

• غير مدعومة في Excel Online: حتى تاريخ كتابة هذا المقال، لا تدعم النسخة السحابية من Excel (Excel Online) إنشاء أو تحرير القوائم المخصصة.

الخلاصة

تشكل القوائم المخصصة في Microsoft Excel واحدة من الأدوات التي غالبًا ما يتم تجاهلها رغم فعاليتها الكبيرة في تبسيط العمليات اليومية التي تعتمد على التسلسل أو التكرار. فهي تُمكن المستخدم من إنشاء تسلسلات خاصة تساعد في إدخال البيانات بسرعة، وتُستخدم بفعالية في الفرز، وفي ضبط النماذج والتقارير حسب احتياجات محددة. عبر فهم كيفية إنشاء هذه القوائم وتوظيفها بطريقة صحيحة، يمكن للمستخدم تحسين الأداء وتحقيق كفاءة عالية في العمل اليومي على Excel.

المراجع:

• Microsoft Support: Custom Lists in Excel

• ExcelJet: How to use custom lists in Excel