المال والأعمال

إدارة الاجتماع بفعالية

قيادة الاجتماع: المرحلة الثانية – أثناء الاجتماع

تعتبر المرحلة الثانية من قيادة الاجتماعات مرحلةً محورية في تحقيق أهداف الاجتماع وضمان سيره بشكل منظم وفعّال. فبعد أن يتم تحديد الأهداف والتحضير للاجتماع في المرحلة الأولى، يأتي دور القائد في ضمان تحقيق تلك الأهداف من خلال تيسير سير النقاش، والتأكد من أن كل المشاركين يحصلون على الفرصة للتعبير عن آرائهم، وكذلك السيطرة على الوقت لضمان انتهاء الاجتماع في الوقت المحدد.

1. بدء الاجتماع: وضع الأساس للنجاح

أول خطوة أثناء الاجتماع هي تقديم البداية المهيئة للحديث وتوضيح الأهداف بوضوح. يُفضّل أن يبدأ القائد بتحديد النقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها، وتوضيح الهدف من الاجتماع، سواء كان اتخاذ قرار، مناقشة قضية معينة، أو حل مشكلة. كما أن من الضروري أن يذكّر القائد بالحضور بأهميتهما، ويشدد على الالتزام بالوقت.

يجب أن يتأكد القائد من أن الجميع متواجد ومستعد للمشاركة، والتأكد من أن التقنيات مثل أجهزة العرض، الصوت، والاتصال عن بُعد تعمل بشكل صحيح لتجنب أي تعطيل.

2. إدارة الوقت بفعالية

إدارة الوقت تُعد من أكبر التحديات التي يواجهها القائد أثناء الاجتماع. يُعتبر الوقت أحد الموارد الثمينة التي يجب الحفاظ عليها، ويجب على القائد التأكد من أن الاجتماع يسير ضمن الإطار الزمني المحدد.

  • تحديد مدة النقاش لكل نقطة: قبل بدء المناقشة، يجب أن يحدد القائد الوقت الذي يجب تخصيصه لكل موضوع. مثلاً، إذا كانت إحدى النقاط تتطلب نقاشاً عميقاً، قد يتطلب الأمر أكثر من 15 دقيقة، بينما يمكن معالجة موضوع آخر بسرعة أكبر.
  • الانتباه إلى التشتت: بعض الأفراد قد يخرجون عن الموضوع، مما يستهلك وقتًا غير مبرر. يجب على القائد التدخل بلطف لإعادة التركيز إلى النقاط الأساسية.

3. تشجيع المشاركة الفعّالة

من أهم المهام التي يتعين على القائد القيام بها هو تشجيع جميع المشاركين على الإسهام في النقاش. فالتفاعلية تشكل جوهر الاجتماع الناجح. يُفضّل أن يُطرح على المشاركين أسئلة مفتوحة، وتحفيزهم على تقديم آرائهم وأفكارهم بحرية.

  • إعطاء دور للمجموعة: قد يكون من المفيد تخصيص وقت للحديث لأفراد مختلفين خلال الاجتماع بدلاً من ترك الحديث يقتصر على القلة.
  • استخدام الاستراتيجيات المساعدة: في حال ملاحظة أن البعض يعاني من الخجل أو التردد في المشاركة، يمكن استخدام بعض الطرق مثل طرح أسئلة محددة لهم أو حتى استخدام الأدوات التقنية مثل الاستبيانات أو التصويت الإلكتروني.

4. التعامل مع الخلافات والنزاعات

من غير الممكن تجنب الخلافات والنزاعات في بعض الأحيان، خاصة في الاجتماعات التي تضم أفرادًا لديهم آراء ومواقف متباينة. دور القائد في هذه الحالة هو التوجيه والإشراف على كيفية إدارة هذه الخلافات.

  • التحكم في التوترات: في حال حدوث نزاع، يجب أن يتدخل القائد بشكل حاسم لكنه هادئ لضمان أن يبقى الحوار محترمًا وموجهًا نحو الحلول.
  • تقديم حلول وسط: قد يتطلب الأمر بعض التفاوض أو إيجاد حلول وسطية ترضي الأطراف المتنازعة دون التأثير على سير الاجتماع.

5. التوجيه وضبط سير النقاش

من مهام القائد أيضاً متابعة سير النقاش والتأكد من أن النقاط المطروحة تتماشى مع أهداف الاجتماع. قد يواجه الاجتماع بعض الانحرافات عن المواضيع المحددة مسبقًا، وهنا يأتي دور القائد في إعادة النقاش إلى المسار الصحيح. هذا يتطلب مهارات استماع جيدة وقدرة على استيعاب المواقف المختلفة دون السماح لأي عضو في الفريق بتجاوز الحدود.

  • الاستماع الفعّال: يجب على القائد أن يكون مستمعًا جيدًا، فلا يتخذ أي قرار أو يوجه أي ملاحظة إلا بعد سماع آراء الجميع.
  • التأكيد على النقاط المهمة: إذا كانت هناك نقاط مثيرة للجدل أو تحتاج إلى مزيد من التوضيح، يجب على القائد أن يُظهر أهمية هذه النقاط ويُساعد في توضيحها.

6. مراقبة التفاعل والعلاقات بين الأعضاء

من العوامل التي تساهم في نجاح الاجتماع هو نوعية التفاعل بين الأفراد. يجب على القائد أن يكون دائمًا مراقبًا للغة الجسد والعلاقات التفاعلية بين الأعضاء. أحيانًا، قد تعكس لغة الجسد مشاعر سلبية أو توترًا لا يتم التعبير عنه بالكلمات.

  • إشراك جميع الأعضاء: إذا كان بعض الأفراد يتسمون بالخجل أو الانطوائية، قد يشعرون بالتهميش أثناء النقاش. على القائد أن يلاحظ هذا ويقوم بإشراكهم في الحديث لضمان أن يتم استماع آرائهم.

7. الختام والتلخيص

مع اقتراب نهاية الاجتماع، يجب على القائد تلخيص النقاط التي تم مناقشتها وتحديد الخطوات القادمة. هذا يساعد على التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وأن هناك وضوحًا في ما تم التوصل إليه.

  • توضيح النقاط المهمة: يجب على القائد أن يُعيد بشكل مختصر النقاط الأساسية التي تمت مناقشتها.
  • تحديد المسؤوليات والمهام: من المهم أن يُوضّح القائد المهام الموكلة إلى الأفراد بعد الاجتماع، ويحدد مواعيد التنفيذ.

8. تقييم الاجتماع

أثناء الاجتماع، يمكن أيضًا أن يُخصص وقت لتقييم سير العمل بين الأعضاء بشكل غير رسمي. هذا التقييم يمكن أن يكون مرشدًا لتحسين الاجتماعات المستقبلية.

الخاتمة

تعتبر مرحلة “أثناء الاجتماع” من أبرز المراحل في قيادة الاجتماعات الناجحة، حيث تحدد كيفية سير الاجتماع وأثره على تحقيق الأهداف المرجوة. يتطلب الأمر مهارات إدارة فعّالة، القدرة على التوجيه والإشراف، بالإضافة إلى التواصل الجيد مع جميع الأعضاء. إذا تم إتمام هذه المهام بشكل دقيق، فإن الاجتماع يكون قادرًا على تحقيق أهدافه بشكل مميز وفعّال.