تعرّف على أهم قواعد الإتيكيت في رسائل البريد الإلكتروني

في عالم الأعمال الحديث وفي كافة مناحي الحياة المهنية والتعليمية، أصبحت رسائل البريد الإلكتروني وسيلة التواصل الأساسية والأكثر استخدامًا. فهي تُستخدم لتبادل المعلومات، والتواصل الرسمي، وإرسال التقارير، وتنظيم الاجتماعات، وتقديم الطلبات، وبناء العلاقات المهنية. ولكن بالرغم من شيوع استخدامها، لا يزال الكثيرون يتجاهلون أهمية مراعاة قواعد الإتيكيت في هذا النوع من التواصل، مما قد يؤدي إلى سوء الفهم أو إضعاف الصورة المهنية.

تتعدّد أوجه إتيكيت رسائل البريد الإلكتروني، من أسلوب الكتابة إلى طريقة الإرسال والتفاعل، ويُعد الالتزام بها أمرًا ضروريًا لترك انطباع إيجابي وتعزيز التواصل الفعّال والمهني. المقال التالي يقدّم دليلاً شاملاً وموسعًا حول أهم قواعد الإتيكيت التي يجب اتباعها عند كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، مع التركيز على الاستخدام المهني والتعليمي.

أولًا: أهمية الالتزام بإتيكيت البريد الإلكتروني

تُظهر الرسالة الإلكترونية الجيدة مدى احترام المُرسل للمُستلم وحرصه على التواصل المنظّم والفعّال. الالتزام بإتيكيت البريد الإلكتروني يُساهم في:

• بناء صورة مهنية محترفة.

• تعزيز وضوح الرسائل وتجنّب اللبس أو سوء الفهم.

• تسهيل الردود والتفاعل.

• تنظيم الوقت وتقليل الرسائل المتكررة أو غير الضرورية.

• تجنّب المواقف المحرجة أو غير اللائقة.

ثانيًا: الهيكل العام للرسالة الإلكترونية

كل رسالة إلكترونية رسمية أو شبه رسمية يجب أن تتبع هيكلًا واضحًا ومنظّمًا، يشمل:

1. عنوان الرسالة (Subject Line):
   
   يجب أن يكون واضحًا، مختصرًا، ويعكس مضمون الرسالة بدقة.

2. التحية (Salutation):
   
   استخدام تحية مناسبة مثل: “السيد/السيدة”، أو “الأستاذ/ة”، مع اسم المرسل إليه إن وُجد.

3. المقدمة:
   
   عبارة افتتاحية موجزة توضّح سبب إرسال الرسالة.

4. المتن:
   
   يُعرض فيه مضمون الرسالة بشكل منظّم، مع تقسيم الفقرات وتجنب الحشو.

5. الخاتمة:
   
   تُختتم الرسالة بتعبير لبق مثل: “مع خالص التقدير”، أو “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام”.

6. التوقيع (Signature):
   
   يضم اسم المرسل، المسمّى الوظيفي، وبيانات التواصل الرسمية.

ثالثًا: قواعد الإتيكيت الأساسية في كتابة الرسالة

1. اختيار عنوان مناسب للرسالة

يُعد العنوان أول ما يظهر للمُستلم، ويجب أن يكون دقيقًا وذو صلة مباشرة بالموضوع.

أمثلة على عناوين فعالة:

2. تجنّب استخدام اللغة العامية أو العبارات العاطفية

يجب الحفاظ على اللغة الرسمية والواضحة، وتجنب الكلمات العفوية أو العبارات المزاجية مثل “أنا منزعج” أو “يا له من موقف”، خصوصًا في البيئات المهنية.

3. التدقيق الإملائي والنحوي

الأخطاء الإملائية تضعف المصداقية وتعكس ضعف العناية بالتفاصيل. من الضروري مراجعة الرسالة جيدًا قبل الإرسال باستخدام أدوات التدقيق اللغوي.

4. الحفاظ على الاختصار والوضوح

الإيجاز مع الحفاظ على الفكرة الأساسية يُعد من أهم عناصر الرسالة الجيدة. يجب تجنّب التكرار أو إدراج معلومات غير مرتبطة.

5. استخدام لغة مهذبة وغير مباشرة

اللغة يجب أن تعكس الاحترام واللباقة، حتى عند توجيه النقد أو طلب شيء معيّن.

أمثلة على ذلك:

رابعًا: قواعد إتيكيت الرد على الرسائل

1. الرد في الوقت المناسب

الرد على الرسائل يجب أن يتم خلال 24 إلى 48 ساعة كحد أقصى. التأخر في الرد يعطي انطباعًا بعدم الاحترام أو عدم التنظيم.

2. احترام ترتيب المحادثة (Thread)

يجب دائمًا الرد ضمن سلسلة الرسائل الأصلية للحفاظ على السياق، وتجنّب إرسال رسائل جديدة دون مرجع.

3. تجنّب “الرد على الكل” عند عدم الضرورة

استخدام خاصية “Reply All” يجب أن يتم فقط عندما يكون جميع الأطراف معنيين فعليًا بالرد.

4. التفاعل مع المحتوى

يجب قراءة الرسالة بتمعّن قبل الرد، والتفاعل مع جميع النقاط المطروحة بشكل منظم، وتجنّب الردود المقتضبة مثل “موافق” فقط، ما لم تكن كافية ضمن السياق.

خامسًا: التنسيق البصري والاحترافي للرسالة

1. استخدام خط مناسب

يُفضّل استخدام خطوط رسمية وواضحة مثل Arial أو Times New Roman، بحجم 11 أو 12 نقطة.

2. تقسيم النص إلى فقرات

الكتابة في فقرات يسهل القراءة ويُظهر الاحترافية.

3. تجنّب الألوان الزاهية أو الرموز التعبيرية

يجب الابتعاد عن الزخرفة، أو إدراج الرموز التعبيرية (الإيموجي) في الرسائل المهنية.

4. تنظيم المرفقات

عند إرسال ملفات، يجب تسميتها بشكل واضح، وتحديد محتواها ضمن الرسالة مثل:

“يرجى الاطلاع على الملف المرفق بعنوان ‘تقرير الأداء – الربع الأول’.”

سادسًا: استخدام النسخ (Cc) والنسخ المخفية (Bcc) بحذر

يجب عدم الإفراط في استخدام هذه الميزات لتجنّب الفوضى أو كشف بيانات الآخرين دون إذنهم.

سابعًا: الاعتذار والتصحيح عند الضرورة

عند الوقوع في خطأ مثل إرسال ملف خاطئ أو استخدام صيغة غير مناسبة، يجب إرسال رسالة متابعة تتضمن اعتذارًا واضحًا وتصحيحًا للمعلومة.

مثال:

“أعتذر عن الخطأ في الملف المُرسل، وأرفق في هذه الرسالة النسخة الصحيحة.”

ثامنًا: إتيكيت التوقيع الإلكتروني

توقيع البريد يجب أن يحتوي على:

• الاسم الكامل.

• المسمى الوظيفي.

• اسم المؤسسة (إن وُجد).

• رقم الهاتف.

• عنوان البريد الإلكتروني.

• رابط موقع إلكتروني أو ملف تعريف مهني (مثل LinkedIn) إن دعت الحاجة.

مثال:

graphql
CopyEdit
أحمد المنصوري  
أخصائي علاقات عامة  
شركة المدار الدولية  
هاتف: 0096612345678  
البريد الإلكتروني: a.mansouri@almadar.com  

تاسعًا: التعامل مع البريد الإلكتروني في بيئات متعددة الثقافات

عند التواصل مع أطراف من ثقافات مختلفة، يجب الانتباه إلى:

• استخدام لغة دولية (غالبًا الإنجليزية) إذا لم تكن هناك لغة مشتركة.

• مراعاة الفروقات الثقافية في الأسلوب والمحتوى.

• تجنّب النكات أو الإشارات الثقافية الخاصة التي قد لا تكون مفهومة أو قد تُسيء للآخرين.

عاشرًا: الرسائل الآلية والإشعارات

عند تفعيل الردود الآلية (Auto-reply) مثل الرد أثناء الإجازات أو عدم التوفر، يجب أن تكون الرسالة مهذبة وتُشير بوضوح إلى:

• تاريخ العودة.

• جهة الاتصال البديلة إن وُجدت.

• سبب الغياب إن كان ذلك مناسبًا.

جدول موجز لأهم قواعد الإتيكيت في البريد الإلكتروني

المصادر والمراجع

• The Elements of E-mail Style – David Angell & Brent Heslop

• Harvard Business Review – How to Write a Professional Email

مراعاة قواعد الإتيكيت في رسائل البريد الإلكتروني لم تعد ترفًا أو خيارًا، بل ضرورة عملية ومهنية في زمن تُقاس فيه الكفاءة أحيانًا بقدرتنا على التواصل بفعالية واحترام.