مهام يجب تفويضها دائمًا

8 مهام ينبغي عليك تفويضها دوماً لضمان نجاح العمل وتحقيق الكفاءة

في عالم الأعمال والإدارة، يعد التفويض من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها القائد أو المدير أو حتى الفرد الذي يسعى إلى تحسين أدائه وإنتاجيته. التفويض لا يعني فقط توزيع المهام، بل هو فن استراتيجي يُمكن من خلاله تحسين جودة العمل، زيادة سرعة الإنجاز، وتطوير قدرات الفريق. إلا أن الكثيرين يغفلون عن هذا الجانب، فيقعون في فخ العمل المتراكم والإرهاق نتيجة محاولة القيام بكل شيء بأنفسهم.

التفويض الصحيح يجعل من العمل منظومة متكاملة أكثر مرونة، وأكثر قدرة على مواجهة التحديات المتغيرة. ويُسهم في بناء فريق قوي قادر على تحمل المسؤوليات والارتقاء بمستوى الأداء العام. في هذا المقال، سوف نتناول تفصيليًا ثمانية مهام يُفضل دائماً تفويضها، مع شرح أسباب ذلك وكيفية التعامل معها بشكل فعال.

1. المهام الروتينية والمتكررة

تعتبر المهام الروتينية والمتكررة من أولى المهام التي يجب تفويضها. مثل هذه المهام تتطلب وقتاً وجهداً مستمراً لكنها لا تحتاج إلى مهارات متخصصة عالية، ولذلك فإن القيام بها من قبل المدير أو القائد ذاته يعتبر مضيعة للوقت والجهد.

هذه المهام تشمل إدخال البيانات، الرد على البريد الإلكتروني الروتيني، جدولة المواعيد، والمهام الإدارية البسيطة. عندما يتم تفويض هذه الأعمال إلى موظفين أو مساعدين إداريين، يتحرر القائد للتركيز على مهام أكثر استراتيجية وأهمية.

2. المهام التقنية المتخصصة

في بعض الأحيان، تكون هناك مهام تتطلب مهارات تقنية أو تخصصية معينة لا يمتلكها القائد أو المدير بنفسه. مثل مهام تحليل البيانات، تصميم الجرافيك، البرمجة، أو أي مهام فنية دقيقة.

التفويض في هذه الحالات يُعزز من جودة العمل ويضمن نتائج أفضل لأن تنفيذ المهمة يكون بأيدي خبراء متخصصين. هذا التفويض يقلل من الأخطاء ويُسهل الاستفادة من الخبرات المتخصصة التي قد تكون غير متاحة لدى المدير.

3. متابعة العمليات اليومية

التحكم الدقيق في سير العمل اليومي ومراقبة الأداء بشكل مستمر هي مهام تحتاج إلى متابعة مستمرة لكنها لا تتطلب اتخاذ قرارات استراتيجية كبرى. لذلك، من الأفضل تفويض مسؤولية متابعة العمليات اليومية إلى موظفين مُدرّبين جيداً.

هذا التفويض يُساعد في إبقاء المدير أو القائد على اطلاع بحالة سير العمل من خلال تقارير منتظمة، ويُجنب المدير الانغماس في تفاصيل صغيرة قد تؤثر على رؤيته الشاملة للمهام الأكبر.

4. التواصل مع العملاء البسيط أو الاستعلامات العامة

غالباً ما يُطلب من المدير الرد على مكالمات أو رسائل استعلامية أو شكاوى بسيطة من العملاء، وهذا قد يستغرق وقتاً كبيراً دون فائدة استراتيجية. من الأفضل تفويض هذا النوع من التواصل إلى موظفي خدمة العملاء أو فريق الدعم.

التفويض هنا يُساعد في تحسين استجابة الفريق وتوفير حلول سريعة وفعالة، كما يترك المجال للمدير للتركيز على بناء علاقات استراتيجية مع العملاء الرئيسيين أو تحسين تجربة العميل على مستوى عالٍ.

5. إعداد التقارير الدورية

إعداد التقارير الدورية التي تحتوي على بيانات وإحصائيات ليست بالضرورة أن تكون من مهام المدير المباشرة. يمكن تفويض هذا العمل إلى أعضاء الفريق المختصين بجمع البيانات وتنظيمها.

التقارير المعدة من قبل مختصين تكون غالباً أكثر دقة وشمولاً، كما تسمح للمدير بالتركيز على تحليل النتائج واتخاذ القرارات بناءً عليها، بدلاً من الانشغال بعملية تجميع البيانات.

6. التخطيط والتنظيم اللوجستي للفعاليات والاجتماعات

تنظيم الفعاليات والاجتماعات، سواء كانت داخلية أو خارجية، يتطلب جهدًا كبيرًا في الترتيب والتنظيم، لكنه ليس بالضرورة من اختصاص المدير. تفويض مهام التخطيط اللوجستي مثل حجز القاعات، تجهيز المعدات، وإرسال الدعوات إلى موظفين مختصين يُسهل العمل ويجعل الاجتماعات تسير بسلاسة.

التفويض هنا يوفر الوقت ويضمن أيضاً تغطية كافة الجوانب اللوجستية بشكل متقن، مما يعزز من فعالية الفعالية أو الاجتماع.

7. مهام التدريب والتوجيه الأساسية

يمكن تفويض مهام تدريب الموظفين الجدد أو تقديم التوجيه الأساسي لهم إلى موظفين ذوي خبرة أو مدربين داخليين. هذا لا يعني أن المدير يتخلى عن دوره في التطوير المهني، لكنه يوزع الجهد بحيث يُركز على التدريب المتقدم والاستراتيجيات الأكبر.

التفويض هنا يعزز من بناء فريق قوي ومتعاون، كما يرفع من مستوى الإنتاجية من خلال التدريب المتواصل الذي يتم على أيدي زملاء مقربين أكثر من الموظف الجديد.

8. مهام البحث والتحليل الأولي

القيام بمهام البحث الأولي وجمع المعلومات وتحليلها من أجل اتخاذ قرارات استراتيجية يُعد من الأمور التي يمكن تفويضها إلى فريق مختص أو محللين بيانات. هذا يسمح للمدير بالحصول على خلاصة وتحليل دقيق يعتمد عليه، بدلًا من الانشغال بجمع المعلومات الأولية.

التفويض في هذه المهام يعزز من سرعة إنجاز العمل ويوفر دقة أعلى في المعلومات التي تُستخدم كأساس لاتخاذ القرار.

فوائد التفويض في هذه المهام الثمانية

التفويض في المهام المذكورة يحقق العديد من الفوائد المهمة:

• زيادة الإنتاجية: يتمكن المدير من التركيز على الجوانب الاستراتيجية والرؤية الكبرى بدلاً من الانشغال بالمهام اليومية البسيطة.

• تحفيز الفريق وتطويره: منح المهام للأفراد يعزز شعورهم بالمسؤولية ويحفزهم على تطوير مهاراتهم.

• تحسين جودة العمل: توزيع المهام على المتخصصين يضمن تنفيذها بشكل أفضل وأدق.

• المرونة والقدرة على التعامل مع الضغوط: تفويض المهام يخفف من عبء المدير، مما يساعد في تقليل الإجهاد وزيادة القدرة على اتخاذ قرارات سليمة.

• تنمية مهارات القيادة: القدرة على التفويض بفعالية تعد من أهم صفات القائد الناجح.

كيفية التفويض الفعال

يجب أن يتم التفويض بطريقة صحيحة حتى يحقق الأهداف المرجوة، وهذا يتطلب خطوات منهجية:

• تحديد المهام المناسبة للتفويض بوضوح وعدم تحميل الفريق مهام لا يمتلكون مهارات كافية لها.

• اختيار الأشخاص المناسبين الذين يمتلكون الكفاءة والموارد اللازمة لإنجاز المهمة.

• توفير الأدوات والتدريب اللازم لضمان تنفيذ المهمة بكفاءة.

• توضيح الأهداف والنتائج المتوقعة من التفويض بشكل دقيق.

• متابعة سير العمل دون تدخل مفرط لضمان استقلالية الفريق وحرية اتخاذ القرارات ضمن الحدود المحددة.

• تقديم الدعم عند الحاجة وحل العقبات التي قد تواجه الموظفين.

• تقييم النتائج وإعطاء التغذية الراجعة لتحسين الأداء المستقبلي.

جدول يوضح ملخص المهام التي يجب تفويضها وأسباب التفويض

إن إتقان فن التفويض يمثل خطوة حاسمة في رحلة النجاح المهني، وهو أساس لبناء فرق عمل قوية ومتطورة قادرة على مواكبة تحديات بيئة العمل المتغيرة. اختيار المهام المناسبة للتفويض، وتوفير الدعم اللازم للموظفين، والمتابعة الدورية، كلها عوامل تجعل من التفويض استراتيجية فعالة تعود بالنفع على الفرد والمؤسسة معاً.

المصادر والمراجع:

1. Harvard Business Review, “The Art of Delegation,” 2020.

2. MindTools, “Effective Delegation Skills,” 2023.