يمكن تتبع قطع الغيار المستخدمة لصيانة الآلات والماكينات باستخدام نظام إدارة الصيانة المساعد (CMMS) أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتخصصة في إدارة قطع الغيار. هذه الأنظمة توفر وسيلة لتسجيل وتتبع المعلومات المتعلقة بقطع الغيار، مثل الكمية المستخدمة، وتاريخ الاستخدام، وتكلفة الشراء، وموردي القطع.
باستخدام هذه الأنظمة، يمكن للشركات إنشاء قاعدة بيانات لقطع الغيار التي يتم استخدامها في صيانة الآلات والماكينات. يمكن تعيين رمز فريد لكل قطعة غيار وتسجيل المعلومات المتعلقة بها في النظام، مما يتيح تتبع استخدامها ومعرفة متى يجب شراء قطع غيار جديدة.
عندما يتعين استبدال قطعة غيار، يمكن للنظام إصدار طلب شراء تلقائي لشراء القطعة البديلة، ويمكن تعيين مهام الصيانة لتبديل القطعة القديمة بالقطعة الجديدة. هذا يساعد في ضمان توفر القطع الغيار اللازمة لصيانة الآلات والماكينات وتجنب فترات التوقف غير المخطط لها.