يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية بشكل دائم وبشكل دقيق لتلبية احتياجات الشركة والمؤسسة ومتطلبات القانون. قد تختلف المدة التي يجب الاحتفاظ بها في كل بلد وفقًا للقوانين واللوائح المرافقة، إلا أنه في المتوسط وتحديدًا:
– السجلات المحاسبية العامة يجب الاحتفاظ بها لمدة 7 سنوات.
– السجلات المالية والموازنات والتفويضات وجميع المستندات ذات الصلة بالضرائب يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات.
– السجلات العقدية والقانونية يجب الاحتفاظ بها بشكل دائم.
يفضل تخزين السجلات على أشرطة فيديو أو قرص صلب خارجي أو في ملفات إلكترونية مشفرة على الكمبيوتر. ومن الضروري وجود نسخة احتياطية من السجلات المحفوظة في مكان آخر يسهل الوصول إليه لتجنب فقدان السجلات في حالة وقوع كارثة أو اعتداء إلكتروني.