يمكن اعداد رسالة شخصية عن طريق اتباع الخطوات التالية:
1. تحديد الغرض من الرسالة: يجب عليك معرفة الغرض من الرسالة ومن المستلم الذي ستقوم بإرسالها له.
2. التحضير بعناية: يجب عليك أن تعرف المستلم وحالته النفسية وخلفيته الثقافية قبل كتابة الرسالة.
3. الكتابة بلغة سلسة: يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة سلسة وواضحة بحيث يستطيع المستلم فهم المضمون بدون أي صعوبة.
4.التركيز على المحتوى: يجب الانتباه للمحتوى الذي يجب أن يركز على النقاط المهمة فقط ووضعها في البداية.
5. الانتهاء بطريقة جيدة: يجب الانتهاء من الرسالة بطريقة جيدة وملهمة تُشجع المستلم على الاستجابة بطريقة إيجابية.
6. القراءة النهائية: يجب القراءة النهائية للرسالة للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو قواعدية.
7. الإرسال: يمكن إرسال الرسالة المكتوبة عن طريق البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الرسائل النصية أو غيرها من وسائل الاتصال الشائعة.