كيفية استخدام فواصل المقاطع (Section Breaks) وفواصل الصفحات (Page Breaks) في Microsoft Word

تُعتبر عملية إعداد وتنسيق المستندات من أهم المهارات التي يجب إتقانها عند العمل على برنامج Microsoft Word، والذي يعد من أشهر برامج تحرير النصوص على مستوى العالم. من بين الأدوات الأساسية التي تساعد المستخدمين في تنظيم المحتوى والتحكم في مظهر المستند بشكل دقيق، تأتي فواصل الصفحات (Page Breaks) وفواصل المقاطع (Section Breaks). تكمن أهمية هذه الأدوات في أنها تمنح المستخدم حرية الفصل بين أجزاء المستند، مع القدرة على تطبيق تنسيقات مختلفة لكل جزء على حدة، مما يرفع من جودة التنسيق ويسهل التعامل مع النصوص الطويلة والمعقدة. في هذا المقال سنتناول شرحاً مفصلاً وشاملاً حول كيفية استخدام فواصل المقاطع وفواصل الصفحات في Microsoft Word، مع استعراض الفرق بينهما، واستخداماتهما العملية، بالإضافة إلى بعض النصائح والتقنيات المتقدمة التي تساعد على تحسين جودة العمل داخل المستندات.

1. التعريف بفواصل الصفحات وفواصل المقاطع في Microsoft Word

1.1 فاصل الصفحة (Page Break)

فاصل الصفحة هو أداة تستخدم لإنهاء صفحة معينة والبدء في صفحة جديدة داخل نفس المستند. هو بمثابة علامة غير مرئية في النص تُشير إلى نهاية الصفحة الحالية وبداية صفحة جديدة في موقع معين. عند إدراج فاصل صفحة، يتم نقل النص بعد الفاصل تلقائياً إلى بداية صفحة جديدة، مع الحفاظ على تنسيقات الصفحة نفسها.

1.2 فاصل المقطع (Section Break)

فاصل المقطع هو أداة أكثر تعقيداً وتنوعاً من فاصل الصفحة، إذ يسمح بتقسيم المستند إلى مقاطع أو أقسام مستقلة عن بعضها، بحيث يمكن لكل مقطع أن يمتلك تنسيقات مختلفة، سواء كانت هذه التنسيقات متعلقة بالهوامش، اتجاه الصفحة (عمودي أو أفقي)، رأس وتذييل الصفحة، ترقيم الصفحات، الأعمدة، وغيرها من الخصائص.

فواصل المقاطع تمنح القدرة على التحكم بشكل أكبر في تصميم المستندات، خاصة عند الحاجة إلى تنسيق متباين داخل نفس الملف، مثل تقارير العمل، الكتب، الأبحاث، والعروض التقديمية.

2. أنواع فواصل المقاطع في Microsoft Word

في Microsoft Word، يوجد أربعة أنواع رئيسية من فواصل المقاطع، لكل منها وظيفة محددة تساعد في تنظيم المستند بشكل دقيق:

• فاصل مقطع التالي (Next Page Section Break): يبدأ المقطع الجديد من الصفحة التالية بعد مكان الفاصل.

• فاصل مقطع مستمر (Continuous Section Break): يبدأ المقطع الجديد في نفس الصفحة دون الانتقال إلى صفحة جديدة.

• فاصل مقطع صفحة زوجية (Even Page Section Break): يبدأ المقطع الجديد من أول صفحة زوجية (مثل الصفحة 2، 4، 6).

• فاصل مقطع صفحة فردية (Odd Page Section Break): يبدأ المقطع الجديد من أول صفحة فردية (مثل الصفحة 1، 3، 5).

هذه الفواصل توفر مرونة كبيرة في تنسيق المستندات، خاصة في المستندات التي تتطلب عناوين أقسام جديدة في صفحات فردية أو زوجية، أو تغييرات تنسيقية داخل نفس الصفحة.

3. كيفية إدراج فواصل الصفحات في Microsoft Word

لإدراج فاصل صفحة داخل المستند، هناك أكثر من طريقة سهلة وبسيطة:

الطريقة الأولى: استخدام لوحة المفاتيح

• يمكن الضغط على مفتاحي Ctrl + Enter (في نظام ويندوز) أو Cmd + Enter (في نظام ماك) لإدراج فاصل صفحة سريعاً.

• هذه الطريقة تجعل النص الذي يلي نقطة الإدراج يبدأ من الصفحة التالية فوراً.

الطريقة الثانية: استخدام قائمة الإدراج (Insert)

• من شريط القوائم العلوي في Word، انتقل إلى تبويب إدراج (Insert).

• اختر فاصل صفحة (Page Break)، وسيتم إدراج فاصل صفحة عند موضع المؤشر.

الطريقة الثالثة: استخدام تبويب تخطيط الصفحة (Layout)

• من تبويب تخطيط الصفحة (Layout) أو تخطيط (Page Layout) في الإصدارات الأحدث.

• اختر فواصل (Breaks) ثم حدد فاصل صفحة (Page Break).

مميزات استخدام فواصل الصفحات:

• تسهيل تقسيم المحتوى إلى صفحات واضحة ومنظمة.

• الحفاظ على العناوين أو الفقرات المهمة في صفحة منفصلة.

• تجنب التداخل في النصوص عند الطباعة أو العرض.

4. كيفية إدراج فواصل المقاطع في Microsoft Word

استخدام فواصل المقاطع يتطلب معرفة دقيقة بمكان وكيفية إدخال هذه الفواصل لتقسيم المستند بطريقة صحيحة.

خطوات إدراج فاصل مقطع:

1. حدد مكان إدراج فاصل المقطع، وهو الموقع الذي تريد أن تبدأ فيه تنسيقات جديدة.

2. اذهب إلى تبويب تخطيط (Layout) أو تخطيط الصفحة (Page Layout).

3. اضغط على فواصل (Breaks) لفتح قائمة الخيارات.

4. تحت قسم فواصل المقاطع (Section Breaks)، اختر نوع فاصل المقطع الذي يناسب حاجتك (Next Page, Continuous, Even Page, Odd Page).

أمثلة على استخدامات فواصل المقاطع:

• بدء فصل جديد في كتاب من صفحة جديدة (Next Page).

• تغيير تنسيق الأعمدة داخل نفس الصفحة (Continuous).

• إعداد تقارير تبدأ أقسامها الجديدة في صفحات فردية (Odd Page).

• تغيير اتجاه الصفحة من عمودي إلى أفقي أو العكس.

5. الفرق بين فواصل الصفحات وفواصل المقاطع

على الرغم من التشابه الظاهر بين فواصل الصفحات وفواصل المقاطع، إلا أن لكل منهما استخدامه الخاص والوظيفة المحددة التي تميزه عن الآخر.

6. استخدام فواصل المقاطع لتغيير التنسيقات المختلفة

أحد أهم ميزات فواصل المقاطع هو السماح بتخصيص التنسيقات بشكل منفصل لكل جزء من أجزاء المستند. من التنسيقات التي يمكن التحكم بها في كل مقطع على حدة:

6.1 تنسيق الهوامش

عند الحاجة إلى استخدام هوامش مختلفة في أجزاء مختلفة من المستند، مثل هوامش عريضة في صفحة معينة، يمكن إدراج فاصل مقطع ثم تعديل الهوامش في هذا المقطع فقط دون التأثير على بقية المستند.

6.2 تغيير اتجاه الصفحة

يمكن لفواصل المقاطع أن تجعل صفحة واحدة في المستند تظهر باتجاه أفقي (Landscape) بينما باقي الصفحات تكون عمودية (Portrait)، وهو أمر مهم في إدراج الجداول أو الرسومات الكبيرة.

6.3 الرأس والتذييل

يمكن لكل مقطع أن يمتلك رأس وتذييل مستقل، مما يسمح بوضع أرقام صفحات مختلفة، أو عناوين مختلفة، أو إزالة أرقام الصفحات في مقطع معين دون التأثير على باقي المستند.

6.4 تنسيق الأعمدة

يمكن لفواصل المقاطع أن تُستخدم لتغيير عدد الأعمدة في صفحة واحدة أو مجموعة صفحات دون تعديل باقي الصفحات. مثلاً، صفحة تحتوي على نص في عمودين داخل مستند بأعمدة مفردة.

7. كيفية حذف فواصل الصفحات وفواصل المقاطع

أحياناً يحتاج المستخدم إلى حذف فاصل صفحة أو مقطع غير مرغوب فيه، وهذا يتطلب معرفة كيفية إظهار هذه الفواصل والتعامل معها.

عرض علامات التنسيق المخفية

• من تبويب الصفحة الرئيسية (Home)، اضغط على زر إظهار/إخفاء علامات التنسيق (¶).

• تظهر عندها علامات الفواصل كخطوط منفصلة داخل المستند.

حذف فاصل الصفحة

• حدد علامة فاصل الصفحة التي تظهر كخط منقط مع عبارة “Page Break”.

• اضغط على مفتاح الحذف Delete أو Backspace.

حذف فاصل المقطع

• بنفس الطريقة، حدد فاصل المقطع الظاهر.

• اضغط على مفتاح الحذف.

ملاحظة مهمة: حذف فاصل مقطع قد يؤدي إلى دمج تنسيقات المقطعين السابق واللاحق، لذا يجب الحذر عند الحذف لتجنب تغيير غير مرغوب في التنسيقات.

8. استخدامات متقدمة لفواصل المقاطع

تتجاوز فواصل المقاطع استخدامها الأساسي لتقسيم المستندات، فهي أدوات قوية في التعامل مع المستندات الاحترافية.

8.1 إعداد التقارير والأبحاث

تقارير الأعمال والأبحاث غالباً ما تحتوي على أقسام مختلفة تحتاج إلى تنسيقات متباينة، مثل تغيير نوع الخط، الهوامش، أرقام الصفحات، أو إخفاء أرقام الصفحات في الصفحات الأولى.

8.2 إعداد الكتب والمجلات

في الكتب، يحتاج كل فصل إلى بداية جديدة من صفحة فردية، ويحتاج الرأس والتذييل لأن يكون مختلفاً من فصل إلى آخر، مع اختلاف في تنسيق الأعمدة أحياناً.

8.3 إدراج جداول ورسومات كبيرة

عند الحاجة إلى وضع جدول أو رسم بياني كبير في صفحة أفقية داخل مستند عامودي، يمكن إدراج فاصل مقطع لتغيير اتجاه الصفحة فقط في هذا المقطع.

9. نصائح لتحسين استخدام فواصل الصفحات والمقاطع

• استخدام فواصل الصفحة لفصل محتوى بسيط مثل بدء فصل جديد أو الانتقال إلى صفحة جديدة.

• استخدام فواصل المقاطع عندما تكون هناك حاجة لتغيير تنسيقات الصفحات.

• عند تحرير فواصل المقاطع، دائماً تحقق من تنسيق الرأس والتذييل بعد الحذف أو الإضافة.

• استعمل خاصية إظهار علامات التنسيق بانتظام لرؤية أماكن الفواصل داخل المستند.

• راقب تنسيق أرقام الصفحات، لأن فواصل المقاطع تسمح بإعادة ترقيم الصفحات أو تغيير نمطها.

• احفظ نسخة احتياطية قبل إجراء تغييرات كبيرة على فواصل المقاطع لتجنب فقدان التنسيق.

10. الجدول التوضيحي لاستخدامات فواصل الصفحات وفواصل المقاطع

11. خلاصة

تُعتبر فواصل الصفحات وفواصل المقاطع من الأدوات الجوهرية التي توفرها Microsoft Word لتنظيم وتنسيق المستندات بشكل احترافي. فواصل الصفحات مناسبة لفصل الصفحات البسيط دون تغيير التنسيقات، بينما فواصل المقاطع توفر قدرة متقدمة على تقسيم المستند إلى أجزاء ذات تنسيقات مستقلة، تشمل تغيير الهوامش، اتجاه الصفحة، الرأس والتذييل، والأعمدة.

التحكم الدقيق في هذه الفواصل يرفع من جودة ومستوى المستندات المكتوبة، خصوصاً عند التعامل مع المستندات الرسمية، التقارير، الكتب، أو الأبحاث التي تحتاج إلى تنسيقات معقدة ومتعددة. الإلمام بفروق وأسلوب استخدام كل نوع من هذه الفواصل، بالإضافة إلى تقنيات إدخالها وحذفها بشكل صحيح، يمكّن المستخدم من إنتاج مستندات متقنة وقابلة للطباعة والقراءة على أعلى مستوى من الاحترافية.

المراجع

1. Microsoft Support – Use section breaks in Word

2. Microsoft Office Training – Insert page breaks or section breaks